工作分析又称职务分析，最初起源于科学管理的工作研究。工作研究是方法研究和时间研究的总称。工作研究是采用科学方法，对人、原材料、机器设备构成的作业系统进行研究，并从时间上与空间上探究持续完善的一系列设计、作业过程。
工作研究的步骤如下：首先，进行方法研究，通过程序解剖、作业分析与动作研究，深入到劳动者每一个细小的操作动作，探求持续改进以节约人、财、物的程序与方法。其次，进行时间研究，在改进工作流程的基础上，运用工作衡量的各种专门技术，对各项标准化作业进行观察，确定时间标准的定额。
工作研究的主要作用是：有利于建立科学的工作标准与劳动定额标准，为企业节省资源，杜绝浪费；在不增加人员、设备、厂房和其他投资的前提下，就能挖掘企业发展的潜力，提高生产效率，降低成本，增加效益；有利于减少事故，实现安全生产，提高产品质量，树立企业形象。
在现实中，有的企业人力资源管理部门对工作分析的目的还不是很明确，出现了单纯为了工作分析而工作分析的怪现象，从而使人力资源规划这一核心技术流于形式，没有达到其应有的功效。很多政府机关和国有企事业单位有标准的纸质化工作说明书，但大都流于形式，仅按现有人员职责与任职资格进行编制写，根本没有考虑过严谨细致的工作分析。一旦有了人员的流动，又可以草就一份新的工作说明书，这样的工作分析，肯定对离职后造成的招聘补缺工作分析贻害无穷。
实际上，工作分析是现代人力资源管理的所有职能，即人力资源规划、招聘与配置、绩效管理、培训与开发、薪酬体系、企业文化建设等人力资源工作的基础和前提。只有做好了工作分析工作，才能据此完成企业人力资源规划、绩效评估、职业生涯设计、薪酬设计管理、招聘、甄选、录用工作人员等等工作。
不同组织都有各自特色或急需解决的问题，有的是为设计培训体系，提高员工的技术素质。有的是为了制定更切合实际的激励政策，调动组成成员工作积极性。还有的是根据要求改善工作环境，提高安全性。因此，这些企业和组织所要进行的工作分析的侧重点就不一样。拿员工培训来说，通过工作分析，研究从事该岗位需何种培训，及培训需求分析，以规划合理的培训方案。
通过岗位评价，形成岗位序列，即岗位层级。针对岗位的技术要求、专业程度、劳动条件、工作强度，设计出一个好的薪酬体系，可以起到激励员工的需要。企业人力资源管理部门忽视或低估工作分析的作用，往往会在绩效管理过程中无依据可循。在制定确定报酬时缺失公平公正，目标管理责任制无法落到实处，严重挫伤员工工作积极性，影响企业效益的现象时有发生。
一个建立在工作分析基础上的绩效考核方案才有真正说服力和意义。科学合理的工作分析必须考量到绩效指标，这是员工考核的依据。绩效管理就是以绩效指标为员工评价参照指标，然后形成评价标准，其次，在评价标准的基础上，为每一考核项目赋分，结合员工的实际工作表现，以德、勤、能、绩为主要着力点，全面估量出对员工的绩效评估。这样的考核方案才是公正的，对员工也会起到激励作用。还有，工作要求对于岗位评价也是不容忽视的。
工作要求说明了从事某项工作的人所必须具备的知识、技能、能力、兴趣、体格和行为特点等心理及生理要求。制定工作要求的目的是决定重要的个体特征，以此作为人员筛选、任用和调配的基础。工作要求的主要内容包括个体特性、工作技能、沟通与协调能力、心理状况、知觉能力、警觉性、操作能力、工作态度和各种特殊能力要求，还包括文化程度、工作经验、生活经历和健康状况等。
工作分析围绕工作本身收集岗位信息，对岗位的劳动复杂程度、责任大小、工作环境、劳动强度进行评价。工作分析对岗位的特点及从事岗位工作人员的基本秉赋，都会做出强度不一的规范。工作分析的方法多种多样，但企业在进行具体的工作分析时要根据工作分析的目的，以及对不同工作分析方法利弊的权衡，针对不同岗位的工作分析选择不同的方法。
工作分析的方法多种多样，一般有观察法、问卷调查法、关键事件分析法、访谈法、工作日志分析法等。问卷调查法就是根据工作分析的目的，事先设计一套工作分析问卷，有被调查者填写，在将问卷汇总后找出要代表性的结论，就形成对工作分析的描述信息。问卷调查的关键是问卷设计。问卷调查法的具体实施，首先由工作分析人员拟定一套切实可行的翔实问卷，在填写后，进行问卷的回收和整理。问卷调查法在工作分析中使用最广泛，其优点是费用低、速度快，调查范围广，结果可实现数量化，易于进行计算机处理。