条形码的使用不仅仅为了方便销售，它的真正作用在于优化管理
四月下旬的北京谣言四起，市民们在一片惊慌中开始抢购日常生活用品，零售业承受了比春节时期更大的购物压力，有些商铺出现了经营混乱的局面。物美在这一片混乱中显得与众不同，从供货到销售所有的环节都进行得有条不紊，其原因就在于条形码规范化。
先行者物美
早在七十年代，条形码就已经在发达国家普及，但我国开始接触条形码却是九十年代。
九十年代，国内一些企业开始在销售环节中使用条形码，它的作用仅仅局限于企业与顾客之间销售关系的建立。而事实上，在现在看来条形码其实也是一种管理思想，是企业与供应商之间信息交换的一种协同。
物美商业集团第一个在北京创办大型综合仓储超市，在条形码应用上物美也扮演了先行者角色，其中起决定性作用的是物美的老总张文中博士。
IT出身的张文中从创办物美的那天起，就开始考虑如何采用条形码管理的问题，并随之从台湾招来了几个中层管理干部，由他们具体负责整个条形码规范化改造。现任资讯部经理的刘秉恒先生就是其中之一。
刘秉恒早年在日本留学，曾在日本的超市工作，后来回到台湾，也一直从事超市管理方面的工作。93年来到大陆，与现在的老总张文中结识，开始了他在物美的管理生涯。物美的条形码规范化改造，他是一个贯穿性的人物。“刚开始建的时候，我们就想到供应商的码必须和物美的码挂钩。”刘秉恒的这句话正是从物美与供应商之间信息交换的角度来说的。
最繁琐的是编码
刘先生多年的经验是：“整个条形码规范化管理过程中最繁琐的事情就是编码。”
每个商品都有一个专有的条形码，这一般是指商品的国际码，它由国际物品编码协会赋予的，具有标准性和唯一性。国际码有13位数，里面包含了商品的一般信息，比如前三位数字代表国家，“690”就代表中国。
有些厂家不愿承担申请国际码所需的费用，通常会印制假的条形码，如果物美完全信赖国际码，就会遇到很多的困难，而且有些企业还没有国际码，物美集团内部不得不自行对之编码。
物美商品主要分两种，一种就是采用国际码的商品，目前，这类商品占到总量的70％多，另外接近30％的商品用的就是物美的自编码。自编码可分为三种：集团码、各事业部的自编码和物流码。
物美的所有商品都是统一采购，进货时对那些没有国际码的商品，物美会给它一个集团码，这个码包含商品的基本信息，在集团内是唯一的。比如南翔的小笼包，是一个地方品牌，它没有国际码，但物美可以要求它印物美的集团码，因为物美可以包下它半年的产品。这样印出来的条形码可能其他人都看不懂，但在物美内部可以通用。
物美现在存在四种业态：仓储商场、大卖场、综合超市和便利超市。各个事业部因为各自不同的管理特性，会有自己的商品编码和分类规范，这就导致各事业部之间的自编码也各不一样，它们之间的沟通就会依靠集团码。举个例子，南翔的小笼包，在大卖场的编码可能是“1234”，在综合超市有可能是“5678”，在便利店又有可能是“90”，但它的集团码是统一的。
另外还有物流码，它是为了方便对物流过程的追踪而设置的。物流码一般用二维条码，里面包含几百个字节的信息。只要用通用的扫描枪一扫，就可以知道这个商品是从哪里来到哪里去，什么时候进的货，以及它的数量、重量和体积等相关信息。物流码一般在厂家出货的时候就会贴上去。
国际码、自编码、集团码和物流码在物美集团内流通，任何一台收银机都可以同时判断这四个商品码。如果商品的国际码坏了，换贴一个物流码，或是事业部自编码，或是集团码都可以卖。
“入单小组”成为历史
厂商来物美报价的时候，要把他们的商品信息资料依照物美的现场规范登记。但这一过程异常复杂，一个商品要填大概三十几项栏目，甚至要有照片。填完之后，物美会给厂商一个条码栏位，或者是国际码，或者是自编码，然后所有的信息都会交给系统来处理。
也就是说，商品在入口时要靠条形码把关，这样就能避免在入口发生错误时，事后去调整所花费更多的人力物力。零售业运营不好的原因大都是作业上失误太多，如果从开始的环节就把条形码规范化，能给整个链条的操作带来很大的便利。后面只要有人负责把货摆上货架就行了，以后包括价格的变动、商品的促销等等都由系统来完成。
物美在97年的时候，各事业部之间开始编码，到98年的时候物美完成所有商品码规范化，即电子化。刘先生说：“那时侯从定货到物流出货，管理成本上降了3%—5%。”
物美以前靠传真定货，人工录单。起初物美在支持30多家店时，仅定单部人员就有十几个。到春节高峰期，最多需要17个人。订单部办公室里一群人呼来喝去，手忙脚乱。这种现象持续了三年。
全部电子化以后，定单部只需3个人。2000年物美店铺突破60家，开始进行网上定货。各店按照确定的商品码从网上定货，由系统对各个店铺的定单自动统计。这样，处理订单由IT资讯人员“兼职”即可，入单小组在物美成为历史。
这样做的好处不仅在于节省了人力，出错率也大大减少。比如以前经常发生门店定了10个货，入单小组录入时打成了100个的情况。内部编码电子化后，就彻底杜绝了这种现象。而且，现在从定单生成到出货，只要扫扫条形码就行了。不像以前每个环节都要检查核对，定错了货，拉回来还得检查核对一次。
条形码的运用使物美对数据的掌握非常细致，每个商品每天销多少，每个渠道销多少，都可以算得出来。甚至还可以通过分析以前的数据，预测未来的销售情况。
条形码也成为物美与顾客沟通的桥梁。顾客发现东西买错了，回去要求换货时，他与物美沟通的依据就是商品的条形码。
改变人的观念
利益在商家的脑子里永远是第一要义。90年代初的时候，条形码在国内很难推行，其主要原因就是成本问题。十年前条形码的成本是一分，当时这一分对很多企业来说意味着是一笔沉重的负担，而现在物价上涨后，条形码的成本才一分五，已经降到了大部分企业都能接受的程度。
刘先生说：“条形码规范化的最大困难是人们观念的改变。”因为要教育大家：条码是唯一的，是可信的。
然而在过去，这个商品如果今天不卖，人们会把它的条形码去卖另一个商品。这是一个通病，到现在还存在，人们会把条形码仅仅当作是销售的东西，认为商品是为了卖才给它一个码，而不会想到是为了管理。
“我们去跟采购沟通的时候，通常会举这个例子，一个人死了以后，他的身份证号码是不是可以给另外一个人用，我们说这个商品是有生命的，因为他要卖，我要看他的流通过程，这跟人的成长过程一样。”刘先生说，“跟采购沟通完了，采购才会去和供应商沟通，因为我们从一开始就注意供应商的码与我们的自编码的对应关系。”
国内现在已经开始重视条形码了，事实上条形码可信度从97年的30%多现在已经上升到70%多了，这个发展速度还是比较快的。当然跟企业内部管理的需求还有些差距。虽然目前还有接近30％的产品还没有条形码，但对条形码的普及已是可见的了。