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如果有一个很急的订单,将订单放进系统里,走一遍物料供应、生产周期、物流等流程,系统马上就能计算出能否按时交货。如果不行,究竟需要延迟多少天,两三天的时间内马上就能告知客户,完成时间可以精确到哪一天的上午还是下午,以前只有生产完后才知道。
“其实我们通过这个系统,我们可以讨论逐步地推进精细化的管理,如果没有这个工具你去谈一些管理,那个就是无稽之谈。”在陈熙微眼中,计划的准确性、物料的准确性、订单交期的准确性这些方面都在提高,最终表现为客户服务的满意度提高。
业务的改变
“这套系统实际上是工厂整个内部管理体系的汇总。”站在南孚掌舵者的高度,丁曦明看到的是南孚的电子化管理全部体现在了ERP的整个流程当中。比如南孚原本有ISO和内审两套不同的流程,前者注重质量管理,后者按照萨班斯法案建立、注重财务角度,两套系统原本各走各的。现在,当你领物料的时候,必须要有质量和工艺管理部门的审批,然后再经过财务系统,这样就等于把两套流程都走了。
在保持自己内部的管理模式的同时,也将系统中一些好的部分移植到自己内部管理中,包括资金控制、审批程序等。江浙一带有些企业把上ERP变成企业权利交接的方法,比如将老臣子的权利收交给太子。而南孚在系统建设的过程中,有些管理权限也发生了变化。
销售部原来既卖电池,又开发票,还管信用,体制决定了难免会发生舞弊行为。借着系统上线,将销售部的信用跟开票都移到财务,财务部门变成了三个部分——财务会计部门(负责资金管理、存货管理、资产管理、需求管理)、商务会计部门(管应收账款、处理订单、对账等)、信用管理部门(针对客户的信用控制来进行管理)。
现在销售部门只管接订单,之后的客户信用的审查、下单、开发票都由独立的部门完成,这样形成了一环扣一环地监控。
数量巨大的经销商,使物流管理也必须改革。原来的发货权在全国的三十几个办事处的经理手里,他们需要什么货,就会把订单传到总部。这样总部很难控制物流的结果和费用。借助新系统,南孚将配送变成了只由总部的一个人来管理。由原来的三十几个人变成一个人,这种人力资源上的减少只是表面,最重要的是,新系统将原来分散式的物流配送方式变成总部集中制,总部拿回了配送权。
除了上文提到的生产部门在ERP上线之机采用了“物料倒冲”、“拉式生产”外,财务的工作方法上也有重大变化。2002年之前,南孚的成本核算采用实际成本法,每次领库、出库都要用实际单号,才能算出每个产品的成本,而南孚的产品种类又多,工作量太大,在每次只有几天的月末结账时就会手忙脚乱。在ERP系统里,南孚选择了标准成本法。对于电池行业来说,原材料的价格变动不大,标准成本与实际成本差异小,只要月结时分配差异即可,标准成本法更适合。
未来的挑战
从2002年至今,在软件、实施和服务上的投入不过100万元人民币,ERP却让南孚各方面的管理脱胎换骨。2003年被吉列收购后,吉列曾希望将其内部运作的系统介绍给南孚。“中国的批发市场很有特点,而且遍布全国,非常灵活。如果没有一套自己的系统进行管理,就会很糟糕。”丁曦明说,南孚最终决定还是要量身定做自己的ERP系统。
事实证明这个决定没有错。后来大股东变成宝洁后,宝洁也曾说过南孚的系统的不好,但丁曦明始终认为其实各有优点,但宝洁的系统可以做到材料输入后,每个产品的成本就一目了然,这方面南孚还要靠人工完成。此外,在合同管理方面,现在的自动处理只涉及销售订单,而应收账款的合同、采购合同到目前为止也还是手工处理。5月10日上午,就在接受记者采访前几小时,财务会计部经理黄宁刚刚开完一个会议,中心议题就是如何对财务的利润进行更好、更快地进行随时预测,利润预测是以前从未提过的,是南孚下一步要解决的问题。现在影响南孚利润的因素有很多,非常明显的如最近的人民币升值、原材料涨价,还有一些国家相关政策,这些随时都可能对南孚的一些利润预算指标产生影响。目前南孚的方法是:将相关的一些费用成本数据从系统里面导出来,然后加进一些南孚认为可能会产生影响的因素,然后用Excel表格计算出大致的利润。南孚希望系统能够帮助自己一起完成这样的分析。
南孚信息化进程:
1995年,应用华兴公司的财务软件,开始会计电算化。
1997年,应用实达公司开发的生产制造系统。
2001年,应用用友U813财务软件。
2002年,应用用友U821系统,实施财务供应链业务一体化。
2003年5月,将原来的U821系统进行升级成U850系统。
2005年12月,开始将系统升级到U861,并开始实施生产制造模块。