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项目再次陷入僵局
经过苦思,刘运霞等人决定一方面增加开发人员——充分利用新光的IT技术人员,通过培训,让他们承担一定的任务;另一方面搁置难点,从简单的着手——将工程复杂的程序暂且搁置,先把简单的解决后集中攻关。这也是项目组在实践中总结出来的经验。比如,报价系统涉及物流、财务、人力资源和生产等多个模块,如果将这些模块单独按个性化需求建设好,那么最终建立报价系统就不会那么复杂。世界经理人CIO频道。
在新光技术人员的帮助下,项目组攻克了一个又一个的难题。终于,2007年8月1日,系统按期上线了。
当精致系统遭遇一次性上线
“这是什么破系统?花这么多钱还不如以前没有!”2007年8月9日,系统上线后的第9天,1个激动的新光员工指着刘运霞大骂——该员工因为误操作,造成系统大量数据突然消失,他不得不连夜加班补起数据,因此他把所有的怨气全对准了IBM项目组。面对毫无道理的指责,刘运霞再次垂泪。
根据新光的规划,新系统是一次性全面上线,而不是IBM惯用的新旧2套系统并行一段时间后,再完全切换到新系统。这样,在新系统上线伊始,各部门就必须立即按照新的流程操作。而新光日设计新款可达150个,日生产订单2000个,每个订单涉及的工艺流程可达20多道,十分复杂;再加上清点和转移旧系统,产生数千工人和百万物料的反冲完工,每天海量的业务数据量远远超出初始的数据预测,复杂程度也出乎意料。
除此之外,由于个性化开发过多,且所开发的系统复杂而庞大,仅仅硬件配置就增加了1倍,这使得系统显得太臃肿。如果操作不当,很可能产生程序运行问题。
虽然新光IT部门不乏清华大学毕业的优秀IT人才;但业务部门的具体操作人员大多非IT出身,很多人严重不适应标准化流程的IT系统。比如,按照操作要求,所有工序完工后必须在系统中进行确认。但有的操作员为了方便,不按完工键而按取消键。于是,完工的产品物料和工时不能在系统上反映,财务到月底结账时就累计出大量错误,最多的时候累计了1万5千个产品的未完成工单。另外,系统还出现了车间费率未设定、项目号过期、计量单位错误、存储类型调整、工艺变更或车间变更、无法执行等多个错误。一时间,新光上下怨声载道,有人发出了上述的牢骚,还有人甚至提议完全摒弃新系统。
面对指责,项目组压力剧增。但刘运霞充分相信他们亲手开发的系统,她一边充当救火员,四处堵漏;一边邀请新光的领导以及质疑者参观应用良好的部门。
新光的决策者们展现了过人的战略眼光。他们没有质疑系统的功能和IBM的能力。周晓光等领导甚至亲临一线,为愤怒的操作员送水果饮料,劝慰他们说,“困难是一时的。”在领导们的安抚下,员工情绪逐渐稳定,积极主动配合IBM项目组进行培训。随着系统小漏洞的修补和员工操作熟练程度的提高,系统终于逐渐发挥其应有的价值了。
如今,一体化信息管理平台联通了新光的各个门市和生产厂。经销商可以直接在自己店铺的电脑里选型,并通过系统直接下单。这些订单在系统中,根据不同标准进行拆分合并,按照最优成本原则安排生产。当整个生产环节结束后,系统会按照订单,再一次进行组合,运送给经销商。整个流程只需18天。
随着员工对新系统的适应,新光信息总监张朝阳估计,在2008年,流程时间可被压缩到10天以下。
随着系统运行渐渐平稳,IBM项目组笑了。刘运霞说:“新光项目中遇到的问题看似简单平常,但解决起来并不容易。实践中,我们充分认识到,每场ERP实施都是一场磨难,不管是再资深的实施顾问,都必须放下身段,和用户厂商充分沟通、通力合作——如果没有新光集团高层的信任、广大员工的鼎力支持,那么我们再多哭几次也不可能成功。幸运的是,我们的哭换来新光集团的笑。