(2)常用的出口单据
出口单据的种类很多，究竟需提交哪些单据，其内容、份数和制作方法如何，应按照不同交易的买卖合同与信用证的规定。在以信用证方式结算货款的交易中，提交的单据则必须与信用证条款的规定严格相符。兹将在履行CIF出口合同、使用班轮运输情况下，常用的出口单据的用途及其制作要点作扼要说明如下：
A．汇票
在出口交易中，货款结算通常使用随附单据的“跟单汇票”。关于汇票内容和使用，在本书第三部分中将会作介绍，以下主要阐述缮制汇票应注意的几个问题。
•出票条款。又称出票根据，在信用证业务中，一般包含三个内容：开证行名称、信用证号码和开证日期。上述三个内容应分别填人汇票相应的项目：例如：“凭”(drawnunder)项下应填开证行名称和信用证号码(L／CNo．)；“日期”(date)一栏应填开证日期。
•汇票金额和币制。在填制汇票金额和币制时，应注意以下几点：第一，除非信用证另有规定，汇票金额应与发票金额一致。第二，如信用证规定汇票金额为发票金额的百分之几，例如98％，那么发票金额应为100％，汇票余额为98％，其差额2％一般为应付的佣金。这种做法通常适用于中间商代开信用证的场合。第三，如信用证规定部分信用证付款，部分托收，应分做两套汇票：信用证下支款的汇票按信用证允许的金额填制，其余部分为托收项下汇票的金额，两者之和等于发票金额。第四，汇票上的金额大小写与币制的大小写必须一致，汇票不得涂改，不允许更改后加盖校对章。
•付款人。又称受票人，在信用证方式下，应按照信用证的规定，以开证行或其指定的付款行为付款人。倘若信用证未指定付款人，应填写开证行，付款人名称必须缮写完整。按UCPS00第9条aiv与biv规定：“信用证不应凭以申请人为付款人的汇票支付。但如信用证要求申请人为付款人的汇票，银行将视此种汇票为一项额外的单据。”据此，如信用证要求以申请人为付款人的汇票，仍应照办，但这只能作为一种额外的单据。在托收方式下使用的汇票，其汇票的付款人一般为国外进口商。为便于代收行收款，制作时必须填写完整的地址。
•汇票的受款人。又称收款人或汇票抬头人，汇票的受款人应为银行。在信用证方式下，汇票的受款人通常为议付行或出口商的往来银行，在托收方式下，汇票的受款人应为托收行。在我出口业务中，无论以信用证方式还是以托收方式结算，对外签发的汇票均应作成指示抬头，例如“付中国银行或其指定人”(payt。theorderofBankofChian)。
•汇票的出票人。汇票的出票人通常为信用证的受益人，在可转让信用证情况下，也有可能为信用证的第二受益人。在托收方式下，一般为买卖合同的出口人。出票人应署企业全称和负责人的签字或盖章。
B．商业发票
商业发票(Commerciallnvoice)简称发票(1nvoice)，它是出口人对进口人开立的发货价目清单，是装运货物的总说明。其主要作用是便于进口人核对已装运的货物是否符合买卖合同的规定。在信用证方式下，便于银行核对所显示的货物是否与信用证条款的规定相一致。再者，发票也是供进口人凭此收货、支付货款和作为进出口人记帐、报关、纳税的依据，在即期信用证业务中不要求提供汇票的情况下，常以发票替代汇票作为付款的收据。发票全面反映了交付货物的状况，是各种单据的中心单据，是出口人必须提供的主要单据之一。
发票并无统一格式，但内容大致相同。主要包括出具人名称、发票字样、抬头人名称、发票号码、合同号码、信用证号码、开票日期、装运地点、目的港或目的地、唛头、货物的名称、规格、数量、包装方法、单价、总值等。有的在发票下端还印有“有错当查”(E．&O．E．即：errorsandomissionsexcepted的缩写，指错误和遗漏不在此限)的字句，这是为了一旦发生错误或遗漏时可以更正或更换，但这并非必要项目。
发票内容必须符合买卖合同规定。在采用信用证支付方式时，还应与信用证的规定严格相符，不能有丝毫差异。在缮制发票时，一般应注意如下各项：
•出具人名称。发票出具人一般为出口人。在发票的顶端，通常印有出口人的名称及
详细地址。在信用证方式下，上述出口人的名称及地址必须与信用证所规定的受益人的名称与地址相一致。按UCPS00规定，除可转让信用证外，发票必须由信用证指定的受益人出具。
•发票抬头人名称。在信用证方式下，除非信用证另有约定，商业发票的抬头必须做成
开证申请人(可转让信用证除外)。在托收方式下，商业发票的抬头一般为国外进口商。
•发票号码、合同号码、信用证号码及开票日期。发票号码由出口人统一编制，一般采
用顺序号，以便查对；合同号码应如实填列；信用证号码依照依信用证中列明的填制。发票的开立日期不要与运输单据的日期相距过远，一般提前一周为宜，且不要早于信用证的开证日期。
•装运港或装运地和目的港或目的地。在符合信用证规定的前提下，应明确具体，不能含糊笼统。如遇在世界上有重名的港口或城市，应加列国名或地区名称。
•运输标志。凡是信用证指定唛头的，必须依照规定制唛。如未指定，出口人可自行设计。发票的唛头及件号应与运输单据和其他单据所表示相一致。
•货物名称、规格、数量与包装方法。发票上的货物名称、规格、数量与包装方法等有关货物描述，必须与信用证要求完全相符，不能有任何差异。UCPS00第37条c款规定：“商业发票中对货物的描述必须符合信用证中的描述。而在所有其他单据中，货物的描述可使用统称，但不得与信用证中货物的描述有抵触。”
•单价与总值。单价和总值是发票的重要项目，必须准确计算，正确缮打，并应做到单价、数量、总值三者之间不能相互矛盾。商业发票的总额不得超过信用证规定的金额。
•各种说明。国外开来的信用证，有时要求在发票上加注特定费用金额等说明、有关文件号码与证明文句等。在缮制发票时，可将上述内容打在发票的商品描述栏内。在实际业务中，常见的要求有：分别列明货物的FOB金额、运费及保险费；进口许可证号、布鲁塞尔税则号码(B．T．NNO．)等有关号码；注明货物的原产地是中国等。若要求在发票上加注“证明所列内容真实无误”或类似文句，即要求出具“证实发票”或“签证发票”(certified in-voice)，则需将发票下端的“E．&O．E．”字样删去(如发票上印有的话)。
•签发人的签字或盖章。商业发票习惯上均有发货人的正式签字。但依照UCPS00第37条aiii规定，除非信用证另有规定，商业发票“无需签署”。如果信用证规定需签署，则发货人仍需签署。
C．运输单据
运输单据随不同的运输方式而各异。海洋运输时大都使用海运提单(OceanBill。fLad-ing，B／L)。下面介绍海运提单的缮制及有关的事项。
•海运提单的名称。在实际业务中，运输单据与其他单据一样，通常标明单据的名称。依照UCP500的有关规定，银行可接受海运提单，而不论其名称如何。例如，来证中规定为“OceanB／L’’，但提交银行的为“MarineB／L’’，甚至是"．CombindTransportB／L’’，只要其中内容符合信用证的要求，银行均可予以接受。
•托运人(Shipper)。托运人一般为信用证的受益人。除非信用证另有规定，银行亦接受以信用证受益人以外的一方为托运人的海运提单，此种提单称之为第三方提单(ThirdPartyB／L)，例如以货运代理机构作为托运人。
•抬头(Consignee)。提单中抬头栏目的缮制应严格依照信用证的规定。在托收业务中，提单大多做成“凭指定”(to order)或“凭托运人指定”(仍orderofshipper)抬头。这种提单必须经托运人背书，才可流通转让。有时信用证规定提单做成“凭X X银行指定”(toor—der。f…Bank)，例如凭开证行指定。这种提单须经该银行背书后方可转让或提货。
•被通知人(NotifyParty)。提单上列通知人的目的，是便于船公司在货物抵港前能及时通知实际购货人作好提货准备。所以提单中被通知人通常是货物的进口人或其代理。信用证有具体规定时，应按信用证规定填制。被通知人的名称、地址必须详细，有的还要加上邮政信箱号。如是记名提单，则被通知人一栏可以不填。有时候信用证上没有显示被通知人的内容，则正本B／L这一栏内不填内容，但副本B／L这一栏内必须填上开证申请人的名称与详细地址。
•装货港、卸货港(Port。floading，Portofdischarge)。装货港和卸货港必须具体填制，如“装货港：上海；卸货港：伦敦”，而不能把装货港笼统地写成“中国港口”，把卸货港写成“欧洲港口”。如需转船，且由第一程船公司出具转运提单，则卸货港填最后目的港，提单上列明第一程和第二程的船名。如第二程船名尚未确定，但转船港已确定，则卸货港填最后目的港，同时注明“在X X港转船”(withtranshipmentat．••)。如集装箱运输使用多式运输单据(multimodaltransportdocuments)时，提单上除列明装／卸货港外，还需列明“交货地”(placeofdelivery)和“收货地”(placeofreceipt)以及“第一程运输工具”(pre—carriageby)“海运船名和航次”(OceanVesselVoy．No．)。如果目的港为选择港时，应谒械难≡窀矍盎蚝蠹幼ⅰ把≡瘛?optional)字样。如卸货港有同名港时，则须加注国名或地区名称。
•唛头(shippingmarks)。按实际使用填列。信用证有规定的，应按信用证的规定，并与发票是所列相一致。
•包装件数、种类与货物的描述(numberandkindOfpackages，descriptionofgoods)。包装件数、种类应按实际情况填列，集装箱货物，应注明集装箱的号码和铅封(志)号。货物的名称，可用货物的统称，但不得与信用证中货物名称有抵触。如系危险品必须写明化学名称，注明国际海上危险品运输规则号码(1MCO CODE PAGE)联合国危险品规则号码(UNCODENO．)与危险品等级(ClassN。．)。冷藏货物则需注明所要求的温度。
：毛重和尺码(grosswei9ht&measurement)。一般以公吨作为重量单位，以立方米作为体积单位。信用证另有规定的，按信用证规定。
•运费和费用(freight&charges)。运费和费用一栏一般只填运费的支付情况，按CFR或CIF条件达成交易，应填运费已预付(freightprepaid)，若以FOB术语成交的出口交易，除非发货人代为支付运费，应填运费到付(frei9htcollect；freiShtpayableatdestination)。在提单的程租船项下，一般只列明“按商定”(asarranged)。
•正本提单份数。按信用证中规定填制，并用大写数字，如“一份”(ONE)，“两份”(TWO)，“三份”(THREE)。如信用证中规定“全套”(full set)，可按习惯填制为一式三份，即请船公司或其代理人签发一式三份正本提单。按UCP500规定，全套提单是指承运人在签发的提单上所注明的全部正本份数，包括单份正本提单。
•提单日期及签发地点。已装船提单的签发日期，为装船完毕日期，由船公司按实际装运日期填列。提单日期应不迟于信用证规定的最迟装运日。提单的签发地点按装运地点填列。倘若货物实际装船完毕的日期迟于信用证规定的最迟装运日，为使提单日期符合信用证规定，托运人有时凭保函(1etterofindemnity)要求船方在提单上倒填装船日期，依此签发的提单习称“倒签提单”(antedatedB／L)。倘若货物尚未装上船，而信用证规定的装运日期已到，托运人为赶在信用证规定期限内向银行提交符合信用证规定的单据收汇，出具保函要求船公司预先借出“已装船提单”，依此而签发的提单习称“预借提单”(advanced B／L)。
“倒签提单”和“预借提单”是托运人和承运人串通弄虚作假的行为，一旦被揭露，后果严重。
在我国的出口业务中，原则上不宜采用。
•签署。依照UCPS00规定，海洋提单表面上须注明承运人名称，并由承运人或其代理人、船长或其代理人签署。签署人亦须表明其身份，若为代理人签署，尚须表明被代理一方的名称和身份。
D．保险单据。
在CIF合同中，出口人在向银行或进口人收款时，提交符合买卖合同及／或信用证规定的保险单据是一项义务。
当出口人办妥投保手续后，保险公司即根据投保人提供的投保单缮制保险单。保险单主要有以下内容：
•保险公司名称。
•单据名称。
•编号。
•被保险人名称。通常是信用证的受益人，并加空白背书，便于办理保险单转让。
•唛头。保险公司在本栏目常采取仅打上“同X X号发票”(AsperlnvoiceN。……)方
式，这是因为发生保险索赔时，索赔方必须提供发票，便于两种单据互相参照。
•包装及数量。由保险公司按投保单填列。按惯例，保险单据的货物包装和数量应与提单和发票内容相一致。
•保险货物名称。可使用货物的统称，但须与提单等单据相一致，并不得与信用证中货物的描述相抵触。
•保险金额。UCPS00第34条f款规定，保险单据必须以信用证同样货币表示，并按信
用证规定的金额投保，如信用证未规定时，保险金额不应低于货物的CIF价值的110％，金额大小写应一致。
•保费及费率。除非信用证另有规定，一般采用“按商定”(asarranged)方式填制。
•装载运输工具。参照提单，注上承运货物的船舶名称与航次。如投保时已明确要在
中途转船，须在第一程船名后加注第二程船名，如第二程船名未能预知，则在第一程船名后加注"and／orsteamers”。
•开航日期。海运时，缮打“按提单”(asperB／L)即可，其他运输方式类同。
•运输起讫地点。参照提单。如中途须转船，应列明“转运”(withtranshipment)宇样。
•承保险别。按照投保单填制，并应与信用证规定相一致。如信用证未作规定，按UCPS00第35条规定，银行将接受所提交的保险单据，而对任何险别未予投保，不承担责任。
•保险单出单日期与地点。按UCP500第34条e款规定，保险单出单日期必须不迟于运输单据上注明的货物装船或发运或接受监管的日期。保险公司通常以投保单日期作为保险单的出单日期。
•保险公司签章。按UCP500第34条规定，保险单据表面上必须由保险公司或保险商或其代理人出具和签署。除非信用证另有授权，保险经纪人出具的暂保单银行不予接受。
在国际贸易中，货物运输保险单据如同海运提单一样，也可由被保险人背书随物权的转移而转让保险权利。
E．包装单据。
包装单据是指一切记载或描述商品包装情况的单据，也是商业发票的补充单据。在向银行交单要求付款、承兑或议付时，除散装货外，一般均要求提供包装单据。
不同商品有不同的包装装单据，常用的有装箱单(packing list；packing slip)、重量单(weightlist；weightnote)和尺码单(measurementlist)、磅码单(weitghtmemo)等。
装箱单又称包装单，是表明出口货物的包装形式、包装内容、数量、重量、体积或件数的单据。其主有用途是为海关验货、公证核对和进口商提货点数之用。装箱单还可作为商业发票的补充文件，用以补充说明各种不同规格货物所装之箱号及各箱的重量、体积、尺寸等内容。装箱单并无固定的格式和内容，只能由出口人根据货物的种类和进口商的要求而仿照商业发票的大体格式来制作，但在一般情况下，装箱单除有合同编号、发票号码外，还应包括：商品名称、唛头、装箱编号，包装类型，颜色与尺寸搭配，货物数量，包装数量，重量，体积等。若要求提供详细包装单，则必须提供尽可能详细的装箱内容，描述每件包装的细节，包括商品的货号、色号、尺寸搭配、毛净重及包装尺码等。
重量单，又称磅码单、码单，是用于以重量计量、计价的商品清单。一般列明每件包装商品的毛重和净重、整批货物的总毛重和总净重；有的还须增列皮重；按公量计量、计价的商品，则须列明公量及计算公量的有关数据。凡是提供重量单的商品，一般不需提供其他包装单据。
尺码单，又称体积单，是着重记载货物的包装件的长、宽、高及总体积的清单。供买方及承运人了解货物的尺码，以便合理运输、储存及计算运费。