倘若合同对包装未作具体规定，按《联合国国际货物销售合同公约》规定：“应按照同类货物通用的方式装箱或包装”。
应当指出，上述规定，实际是对卖方交货有关包装方面的最低要求。
在实际业务中，如果对包装未作具体规定或规定不明确的，可以通过协议补充，达不成协议的，按照合同有关条款或交易习惯确定。
此时，以前买卖双方的交往情况和买方对包装的要求，以及有关的行业惯例，都可成为对合同解释的补充因素，并对卖方有法律约束作用。
为此，在备货过程中，对货物的内、外包装和装潢，均须认真进行核对检查，如发现有包装不良或破损情况，应及时进行修整或更换包装，以免在装运后造成收汇困难。
（3）包装标志
“包装标志”应按合同规定或客户要求刷制。
运输标志(唛头，Shipping Mark)的式样，如合同无具体规定，或客户对此又无要求的，则由我方自行选定刷制。自行选定的运输标志，必须使用特定文字的(如海湾国家要求用阿拉伯文)，一般应予照办。
标志的刷写部位和文字大小要适当，图案字迹要清楚，使用的颜料要不褪色。
还有，在保证商品质量不变和不违反出口合同的前提下，应尽可能压缩货物包装的体积或降低货物包装的重量，以节约运费支出。
(4)数量
1）货物数量必须符合出口合同的规定
货物的数量，是国际货物买卖合同的主要条件之一，卖方有按合同规定的数量交付货物的重要义务。是否按合同规定数量交付货物，不仅是衡量买卖合同是否得到充分履行的标志，同时，直接关系到订立合同时的预期利益能否全部实现，有时还要影响购买者的生产使用和业务经营，甚至可能损害对方的市场声誉。
因此，各国法律对此大都作了比较严格的规定。
例如，《货物买卖法》明确规定：A、如卖方交付给买方的数量少于约定数量时，买方可以拒绝收货；
B、如卖方交付给买方的数量多于约定的数量时，买方可以只接受约定部分而拒收超过部分，他也可以全部拒收。如果买方接受了所交的全部货物，则必须按约定单价支付货款。
美国《统一商法典》规定：除另有协议外，如交货在任何方面与合同不符，买方可以①全部拒收；或②全部接受；或③接受任何商业单位(Commercial Unit or Units)而拒收其余。
《联合国国际货物销售合同公约》也有：“卖方交付的货物必须与合同所规定的数量……相符，……”但在第51条和52条以及第45条至50条对在超交和短交的情况下，买方和卖方的权利和义务作了具体规定。
概括起来是：卖方如只交付一部分货物(即短交)，买方一般不能宣告合同无效，但有权要求卖方对未交部分的货物继续履行交付。同时，还可要求卖方对因此而引起的损失给予损害赔偿。
如果卖方交付的货物数量少于合同规定，构成了根本违反合同，或者卖方完全不交货，则买方可宣告合同无效。
2）溢短装条款
上述关于不得超交和短交的法律规定，对卖方交货责任的要求是严格的。
但是，根据生产和交货的实际需要，卖方在与买方磋商订约时，可对交货数量留有一定的机动幅度，例如，在合同中规定“溢短装条款”，则在履行合同时，在交货数量上就可规定机动幅度内所伸缩。
由此可见，为能保证按合同规定数量交付货物，必须按合同做好备货工作，在备货过程中，如发现货物数量达不到合同需要时，应及时采取有效措施，并在规定期限内补足。为便于补足储存中自然损耗和国内搬运过程中的货损，以及按合同溢短装条款的溢装之用。
备货数量一般以略多于出口合同规定的数量为宜。
此外，需注意的是，凡按重量计价而在合同中未明文规定按何种方法计算重量的，要按《联合国国际货物销售合同公约》规定，应以“净重计价”。
(5)备货时间
货物备妥时间应与合同和信用证装运期限相适应。
交货时间是国际货物买卖合同的主要交易条件，倘有违反，买方不仅有权拒收货物，并提出索赔，甚至还可以宣告合同无效。
因此，货物备妥的时间，必须适应出口合同与信用证规定的交货时间和装运期限，并结合运输条件，例如，对于船期须进行妥善安排。为防止意外，一般还应留有余地，适当提前。
凡出口合同规定，收到买方信用证后若干天内交货的，为保证按时履行合同，防止被动，应督促买方按照合同规定期限开到信用证。
收到信用证后，还必须抓紧时间审核，信用证内容如与合同条款不符，应立即要求开证人(买方)修改，认可后及时安排生产、组织进货和办理装运。
至于是将合同或信用证的货物全部一次装运，还是分期、分批装运，必须按合同或信用证规定办理。
一般理解是：除非合同另有规定，卖方必须将合同货物全部一次装运。
但是，有时由于交易数量较大，为便于卖方备货、安排装运和适应买方使用或转销需要，在买卖合同中也可约定在一定期限内，授权卖方酌情掌握是否分期、分批装运，可在合同(信用证)中具体规定分期分批装运的时间和数量及方式。
如有的合同在规定允许分期、分批的同时，还明确规定了分期、分批的具体时间和数量，对此，卖方就必须按合同规定的分期时间和逐批数量装运。
如果卖方对其中任何一期或多期不按合同规定履行义务，买方就可根据合同条款和卖方违约的具体情况，要求损害赔偿和／或对某一期交货的合同宣告无效，或对该期以及今后未交各期的合同宣告无效。
如果各批货物是相互依存的，不能单独用于双方当事人在订立合同时所设想的目的，则买方可对已交和未交各期的整个合同宣告无效。
例如，出售的是大型机械设备，按合同规定，设备的各部件分别装箱、分期交货，待各期交付的货物到齐后，在买方所在地组装。
如其中有一期未交付，或交付的质量不符合合同规定，且又无法通过修理或替换来加以弥补，由于各期交付的货物相互依存，不可分割，缺少了任何一期交付的货物部件，整机就无法组装，因而使买方无法达到订约时的预期目的，这样构成了对整个合同的根本违约，买方自可宣告整个合同无效。
对已交的货物，买方也应有权退还给卖方，已付货款可向卖方收回。
(6)所有权
卖方对货物要有完全的所有权，并不得侵犯他人权利。卖方对出售的货物应当拥有完全的所有权，并保证不侵犯他人的权利是卖方必须承担的又一项默示的合同义务。
例如，他人寄放的货物，其所有权不属于卖方，如卖方用以作为履行合同义务将其交付给买方，则货主有权追回货物；又如CIF或CFR合同的卖方把货物交由船公司装运给买方，如卖方不付清运费，船公司可作为债权人对所承运的货物具有担保利益，在运费偿清前，可对货物行使留置权。
在法律上，留置权是一种担保物权，是指债权人占有债务人的动产，在由此产生的债权未受清偿前有将其扣留的权利。在履行合同的过程中，如果出现第三方对货物提出上述权利要求时，卖方就必须采取适当步骤，在买方认为合理的时间内，解除第三方的这些要求，以保证不影响买方对货物的占有和支配，并确保买方不因此而遭受可能引起的损失。
所谓不得侵犯他人的权利，主要是指不得侵犯他人的工业产权和其他的知识产权。《联合国国际货物销售合同公约》第42条明确指出：卖方所交付的货物，必须是第三方不能根据工业产权或其他知识产权主张任何权利或要求的货物。
所谓知识产权(intellectual property)，是一种无形的财产所有权。它包括版权(copy right)和工业产权(industrial propetIy)。
工业产权，又包括商标(trade mark)、专利(patent)、实用新型(utility model)、外观设计(design)、服务标记、商品名称等。现在全世界有150多个国家和地区实行专利制度，通过专利法对上述无形的财产所有权加以保护，不容侵犯。
在我国出口业务中，除应注意防止我国产品侵犯他人知识产权外，也应重视对我国自有知识产权的保护工作，对于我国的名牌商品，特别是在国际市场上已有一定声誉的商标，应当及早在目标市场的有关国家和地区办好商标注册手续，同时要防止外商将我方商标以他自己的名义或仿冒影射我方商标抢先注册，从而阻碍我正常出口，有的甚至在抢先注册后向我漫天要价，进行讹诈，使我方陷入被动。
(7)备货工作的具体内容和有关事项
综上所述，准备货物是为了保证按时、按质、按量履行合同的交货义务，根据合同规定的质量、数量、包装和交货时间的要求，进行货物的准备工作。
备货工作的内容，主要包括：向生产或供货部门安排生产或催交货物，然后核实检查应收货物的质量、数量和包装状况，并对货物进行验收。
有的商品进仓后，尚须根据出口合同规定再次进行整理、加工和包装，并在包装上加刷唛头和其他必要的标志(如指示性、警告性标志，还有毛净重、包装长、宽、高以及“中华人民共和国制造”等。
有的还须视客户要求和市场习惯标以买卖合同号、订单号、信用证号、进口许可证号、货号、花色号、型号等)。这种通过在货物上加标记等方式将货物划归有关合同的行为，在法律上又称“特定化”，这对货物风险的移转是很重要的。
针对不同商品的情况和出口合同规定，对出口货物进行检验，也是备货工作的重要内容。
1）对法定检验出口的商品
凡属法定检验的出口商品，在规定的地点和期限内，持出口合同、信用证副本、发票、装箱单以及其他必要的单证向出人境检验检疫机构报检。
检验检疫机构应当在不延误装运的期限内，实施或者组织实施检验检疫完毕。
检验、检疫合格的，按照规定签发检验检疫证书和／或放行单，海关凭以放行。
在产地检验的出口商品，需要在口岸换证出口的，应向产地检验检疫机构提出申报，由产地检验检疫机构按照规定签发检验、检疫换证凭证，发货人应在规定期限内持检验检疫机构换证凭证和出口合同等单证，向口岸检验检疫机构报请查验。
经查验合格的，由口岸检验检疫机构换发检验检疫证书和／或放行单。法定检验的报检时间最迟应在货物出运前七天办理。
2）对于不属于法定检验的出口商品
A、不属于法定检验，但合同约定检验的商品
对于不属于法定检验范围的出口商品，出口合同约定由检验检疫机构检验的，也需按合同规定，持买卖合同等有关单证向检验检疫机构报检，由检验检疫机构实施或组织实施检验或检疫，在取得检验合格并能证明货物符合合同的证书之后，方可凭以向买方收取货款，并以此作为交接货物的依据。
B、不属于法定检验，合同也未规定出具检验证书的商品
不属于法定检验范围的出口商品，出口合同也未规定由检验检疫机构出证的，则应视不同情况，分别采取委托检验检疫机构检验，由生产部门、供货部门进行检验，或者由外贸企业自行检验，合格后装运出口。
C、属于危险货物的检验
凡属于危险货物，其外包装容器，应由生产该容器的企业向检验检疫机构申请包装容器的性能鉴定。包装容器经检验检疫机构鉴定合格并取得性能鉴定证书，方可用于包装危险货物。生产出口危险货物的企业，必须向检验检疫机构申请危险货物包装容器的使用鉴定。
使用未经鉴定合格的包装容器的危险货物不准出口。
D、对于易变质商品的检验
对装运出口易腐烂变质的食品、冷冻品的船舱、集装箱等运载工具，承运人、经办将货物装入集装箱的装箱单位或其代理人，必须在装运前向检验检疫机构申请清洁、卫生、冷藏、密固等适载检验、经检验合格，取得检疫证书，方可出口。
E、对于动植物检验
出口动植物、动植物产品，凡有检疫要求的，出口单位或其代理人应事先填具报检单，向检验检疫机构申请检疫。经检疫合格，取得检疫证书，方可出口。
经检疫发现有害病虫的，不准出口，经除害处理后方准出口。
法定检验的出口商品，包括需要检疫的出口动植物或其产品，海关凭检验检疫机构签发的证书、放行单上加盖的印章验放。
未经检验检疫机构检验、检疫或检验、检疫不合格的，不准出口。
对于属于法定检验范围的出口商品，检验检疫机构可以在生产、经营单位或其他检验机构检验的基础上，定期或者不定期地进行抽查检验。经抽查检验不合格的，不准出口。
值得注意的是，检验检疫机构检验合格的出口商品，发货人应当在检验证书或者放行单签发之日起的有效期限内报运出口。
逾期报运出口的，必须重新向检验检疫机构报检，取得合格证书后方可出口。
二、落实信用证
在使用信用证方式结算货款的交易中，落实信用证是履行出口合同不可缺少的一个重要环节。
1、落实信用证的三项内容：
落实信用证通常包括①催证、②审证和③改证三项内容。
当然，如果信用证能较早开到，开到的信用证内容又与买卖合同的内容相一致，自然就不需要进行催开和修改信用证的工作了。
可是，在实际业务中，催开和修改信用证仍是经常需要进行的工作。而审查信用证则不仅必须认真对待，而且是一项不可缺少的重要工作环节。
(1)催开信用证
催开信用证是指通过信件、电报或其他通讯工具催促对方及时办理开立信用证手续并将信用证送达我方，以便我方及时装运货物出口，履行合同义务。
在采用信用证方式结算货款的交易中，按时开立信用证本是买方必须履行的重要义务，但是，由于种种原因，买方不按合同规定开证的情况时有发生。对此，为保证按时履行合同，提高履约率，我方有必要在适当的时候，提醒和催促买方按合同开立信用证。
如上所述，催开信用证不是履行每一个出口合同都必须做的工作，通常在下列情况下才有必要进行：
①出口合同规定的装运期限较长(例如3个月或6个月)，而买方应在我方装运期前的一定时日(例如30天)开立信用证，则我方应在通知对方预计装运日期的同时，催请对方开证。
②买方在出口合同规定的期限内未开立信用证，我方可根据合同规定向对方要求损害赔偿，或同时宣告合同无效。如不需要立即采取这一行动时，仍可催促对方开证。
③如果我方根据备货和承运工具的情况，可提前装运的，则可请对方提前开证。
④即使开证期限未到，但发现客户资信不好，或者市场情况有变，也可催促对方开证。
催证的方法，一般为直接向国外客户发函电通知，必要时还可商请银行或我驻外机构等有关机构代理商给予协助，或配合协助催证。
(2)审核信用证
信用证与买卖合同是国际货物买卖中两个相互关联，而又各自独立的法律文件。
信用证是以买卖合同为墓础开立的，其中所列的条款，从理论上说，应当与买卖合同的规定相符，这是信用证与买卖合同的关联所在。
但是，信用证本身是一个独立的法律文件，《UCP500》规定，信用证其性质与凭以开立信用证的销售合同或其他合同，均属于不同业务，即使信用证中援引这些合同，银行也与之毫无关系，并不受其约束。
虽然信用证是银行开立的付款保证文件，但银行的付款保证是以受益人提交的单据是否符合信用证条款为前提的。所以，开证银行的资信、信用证的各项内容，都关系到收汇的安全。为了确保收汇安全，我外贸企业在收到信用证后，应立即对其进行认真的审查和核对。
审查和核对信用证是一项十分重要的工作，做好这项工作，对于贯彻我国对外贸易的方针政策，履行装运货物义务，按约交付货运单据，及时、安全地收取货款等方面具有重要意义。
从理论上说，进口商办理开证申请手续时，是根据买卖合同办理的，开证银行是根据开证人的申请书开立信用证的，依此推论，受益人收到的信用证，其内容应当是与买卖合同规定相一致的。
可是，在实际业务中，经常发现国外来证内容不完全符合买卖合同的规定，个别的甚至大相径庭。产生这种情况的原因各不相同：
1） 有的是开证人或开证行工作上的疏忽和差错；
2） 有的是由于某些进口国家的习惯做法或另有特殊规定；
3） 有的是开证人对我国政策不了解；
4） 也有的是国外客户故意在信用证内加列一些额外要求；
5） 但是，也不排除个别商人甚至出于不可告人的目的，在申请开证时故设陷阱。
因此，审核信用证必须十分谨慎、仔细，稍有疏忽就有可能影响履约，造成损失，甚至重大损失。
在我国，审核信用证是银行与出口企业的共同责任。
1）银行对信用证的审核
由于银行与出口企业的分工不同因而在审核内容上各有侧重。
银行着重负责审核有关开证行资信、付款责任以及索汇路线等方面的条款和规定；出口企业着重审核信用证的条款是否与买卖合同的规定相一致。
就出口企业来说，首先要审核收到信用证的途径。在实务中，存在个别信用证由开证银行直接寄受益人，和由开证申请人转寄或当面交给受益人的情形，但一般都通过出口企业所在地的银行(通知行)进行转递或通知。
按惯例，通知行负有证明信用证的表面真实性，包括证实开证行签字、密押的责任。《UCP500》明确规定：
“信用证可经由另一银行(通知行)通知受益人，而该通知行无需承担责任，但如该行愿意通知，则应合理审慎地鉴别所通知的信用证的表面真实性。如通知行无法鉴别信用证的表面真实性，它必须毫不迟延地通知开证行说明它无法鉴别，如通知行仍决定通知受益人，则必须告知受益人它未能鉴别该证的真实性。”
可见，凡是通过通知行转递或通知的信用证，只要通知行未作对其真实性无法鉴别的声明，就不必担心信用证的表面真实性。
凡是未经通知行或转递通知的信用证，则必须送银行审查，经证实认可后，方能使用。
2）企业对信用证的审核
出口企业审核信用证条款主要依据是买卖合同，同时还需结合《跟单信用证统一惯例》的解释和规定。因为信用证是以买卖合同为基础的，其所列条款理应与买卖合同相一致。但是，信用证本身又是一个独立的法律文件，因此，在信用证业务中，银行只凭信用证而不受买卖合同约束。
例如，出口合同允许分批装运，也允许转运，而信用证对此均未提及，按《UCP500》第40条和第23条c款规定应认为两者并无二致。
又如，出口合同规定“数量为1000公吨允许溢短装5％，由卖方决定”，而来证仅规定数量，并未规定溢短装条款，如仅从文字上面对照，似乎来证规定与合同不同。
然而，若按UCP500第39条b款规定：“除非信用证规定货物数量为不得增减，只要支取的金额不超过信用证金额，则可有5％的增减幅度。
但当信用证规定的数量按包装单位或以个数计数时，则此增减幅度不适用。”按此规定，如果信用证金额足够，可以认为上述信用证条款与出口合同的规定也无差异。
(3)修改信用证
在信用证业务中，修改信用证是常有的事。
修改信用证的内容，直接关系到有关当事人的权利和义务的改变。所以，不可撤销信用证在其有效期内的任何修改，均须取得和有关当事人的同意，方能生效。
修改信用证可由开证申请人主动提出，也可由受益人主动提出。
如果由开证人申请提出修改，要经开证银行同意后，由开证银行发出修改通知书以信件、电报等电信工具通过原通知行转告受益人，经各方接受修改书后，修改方为有效。如由受益人提出要求修改，则应首先征得开证申请人同意，再由开证申请人按上述程序办理修改。
在一份信用证中，有多处条款需修改的情况是常见的，对此，卖方应做到一次向开证人提出，否则不仅增加双方的手续和费用，也影响出口企业的信誉。
(三)安排装运(船)
在备妥货物和落实信用证后，出口企业按买卖合同或信用证规定，对外履行装运货物的义务。安排装运货物出口涉及的工作环节很多，其中以托运、订舱、投保、报关、装运和发装运通知为六个主要环节。
本节以履行ClF出口合同并使集装箱班轮运输为例，简要介绍安排出口货物装运时上述各环节的具体做法：
(1)托运
凡由我方安排运输的出口合同，对外装运货物，租订运输工具和办理各项有关运输事项，我出口企业委托我国对外贸易运输公司(以下简称“外运公司”)或其他国际货物运输代理(International Freight或Freight Forwarding Agent，以下简称“货运代理”或“贷代”)办理。所以，在货、证齐全后，出口企业应立即向货运代理办理托运手续。
所谓托运，是指出口企业委托货运代理出口货物运输事宜。
在CIF合同以及使用集装箱班轮装运货物出口的情况下，我出口企业办理托运，应向货运代理提交出口货运代理委托书(Entrusting Order Forwarding Export Goods)，其内容通常包括：信用证规定的提单记载事项、货物的详细说明、装运港、目的港、装运期限、分批和转运的规定、对集装箱运输的有关要求，如集装箱的类别和数量等等。
此外，出口企业还必须向货代提供本批货物有关的各项单证，如商业发票、装箱单和／或重量单(磅码单)、出口货物报关单、外汇核销单、报关委托书等。对有些特定货物，还需提供出口许可证、商检放行单等。
委托书是出口企业向货运代理提出一种“要约”(offer)，一经货运代理确认，即“承诺”(acceptance)。 在实际业务中，一般由货代以配舱回单反馈订舱船名、航次和提单号，就意味着出口企业与货运代理之间的委托代理合同成立。
(2)订舱
货运代理收到出口企业的货运代理委托书后，首先，应通过查阅由各班轮公司和航运中介机构(如上海航运交易所)所公布的与出口企业货运有关的船期表和各种航运信息，了解各班轮公司的船舶、船期、挂靠港及船舶箱位数等具体情况。
货运代理选定合适的船舶后，向船公司或其代理在其所营运的船舶截单期前订舱位，即“订舱”(Space Booking)。
订舱的手续是：货运代理缮制集装箱货物运单(订舱单)注明要求配载的船舶、航次，送交船公司或其代理。由于托运单的使用是为了订舱，因此，托运单(Shipping Note)也就是订舱单(Booking Note)。
船公司或其代理收到货运代理的托运单(订舱单)后，经审核货名、重量、尺码、卸货港或到达地后，认为可予接受的，即在托运单各联上填写船名、航次、编号(此编号俗称关单号，与该批货物的提单号保持一致)，抽留其所需各联，在托运单中的装货单一联上盖好签章，连同其余各联退回货运代理，作为对该批货物订舱的确认。
此时，承、托运双方之间的运输合同即告成立。船公司或其代理必须保证供应集装箱箱量或舱位，按时配载装运，及时签发提单。
集装箱、货物托运单一套多联，分别用于货代留底、船代留底、运费通知、装货单、缴纳出口货物港务费申请书、场站收据、场站收据副本大副联、配舱回单等。
托运单虽有多联，其核心单据则为装货单、场站收和场站收据副本大副联。以下对这三种单据的作用，作简要说明。
装货单(Shipping Order，S／O)，又称关单，是船公司或其代理向船上负责人(船长或大副)和集装箱装卸作业区签发的一种通知其接受装货的指示文件。
在准备装货前，托运人必须先向海关办理出口报关手续。
装货单是报关时必须向海关提交的单据之一。经海关查验后，在装货单上加盖放行章，托运人才能凭此装货单要求装货。这就是装货单习称关单的缘由。
场站收据(Dock Receipt，D／R)，是指承运人委托集装箱堆场、集装箱货运站或内陆站在收到整箱货物或拼箱货后签发的收据。场站收据的作用类似于传统运输(散货运输)中的大副收据(Mate’s Receipt，M／R)，托运人可凭D／R向船公司或其代理换取正本提单。
当然，如要换取已装船提单(On Board B／L)，必须待货物装上船后，经船上大副在D／R上签字，才能凭以换取，否则，只能换取备运提单 (Received For Shipment B／L)。
场站收据副本大副联(Copy of Dock Receipt for Chief Officer) 供港区配载使用，由港区或由大副留存。
(3)投保
在在履行CIF出口合同时，在配舱就绪、确定船名、航次和装运日期后，出口企业应于货物运离仓库或其他储存处所前，按照出口合同和信用证的规定向保险公司办理投保手续，以取得约定的保险单据。
在办理投保手续时，通常应填写“对外运输投保单”(Application Foreign Transportation Insurance)，列明投保人名称、货名、数量、包装和标志、船名、航次、预计起航日期、投保险别、保险金额等。有时也有出口企业利用现成单据副本如出口货物时细表、货物出口分析单等表式替代投保单。保险公司根据投保单考虑接受承保，并缮制签发保险单。
(4)报关
出口货物交付装运前，必须经过海关清关(Customs Clearance)。
清关，或称“通关”，通常需经五个环节：出口申报、审核单证、查验货物、办理征税、清关放行。
①出口申报
申报(Declaration)有出口申报和进口申报之分。出口申报是指发货人(出口企业)或其代理(货运代理)在出口货物时，在海关规定的期限内，以书面方式向海关报告其出口货物的情况，随附有关货运和商业单据，申请海关审查放行，并对所报告内容的真实准确性承担法律责任的行为。出口申报，习称“出口报关”。
我国《海关法》对出口货物的申报(报关)资格、时间、单证、内容等方面，均作有明确规定：
A．申报资格，必须是经海关审核准予注册的专业报关企业、代理报关企业和自理报关企业及其报关员。报关员必须经培训通过海关全国报关员统考，取得由海关总署授权颁发的报关员资格证书，并经海关批准注册，才能代表所属企业办理报关手续。
B．申报时间，出口货物的报关时限是在装货的24小时以前(海关特准的除外)。
C．申报单证，指出口货物报关单、与出口货物直接相关的商业和货运单证，以及国家有关法律、法规规定实行特殊管制的证件等。
如在本节“托运”部分所述，出口企业凭出口货运代理委托书委托货运代理代为订舱并安排装运货物出口，其中包括委托代办出口报关手续。
在此情况下，货运代理既是货运代理企业，也是代理报关企业。
货代接受出口企业的委托后，在安排运送货物至集装箱堆场的同时，应及时准备好各项报关单证。
报关所需单证，除出口货物报关单外，通常有：商业发票、装箱单(但大宗散装货及单一品种且包装内容一致的件装货物，不需装箱单)、装货单(S／O)、出口收汇核销单等。此外，还有国家有关法律、法规规定实行特殊管制的证件，如出口许可证、商品检验证等。
出口集装箱货物进入集装箱堆场后，货运代理作为报关单位，应及时向海关递交出口货物报关单，随附上述其他报关单。报关员向海关递交报关单，即意味着清关(通关)工作正式开始。报关单位及其报关员必须承担相应的法律和经济责任。
②审核单证
海关接受出口申报后，应对报关员所递交的所有单证进行审核。
“审单”通常是以出口货物报关单为基础，根据有关国家法律、行政法规的规定，核对所收到的报关单证是否齐全、正确、有效，内容是否一致等。
如果所审核的单证符合国家法律、法规的规定，所交验的单证齐全、无误，海关随即着手对出口货物进行查验。
③查验货物
查验出口货物，是指海关以出口货物报关单和其他报关单证为依据，在海关监管区域内对出口货物进行检查和核对。
在查验过程中，海关检查出口货物的名称、品质规格、包装状况、数量重量、标记唛码、生产或贸易国别等事项是否与出口报关单和其他证件相符，以防止非法出口、走私及偷漏关税等。
海关查验集装箱货物，一般在集装箱堆场和港区码头堆场。
在特定情况下，可经海关同意派员去发货人的仓库或工厂查验。
海关查验货物时，报关单位应派员到场提供协助，并应海关要求，随时提供有关单证、文件及必要的资料。
④办理征税
征收出口税是海关的基本业务之一。由于征收出口税必将增加出口货物成本，影响其在国际市场上的竞争力，因此，许多国家对其出口货物大部分不征收出口税。
我国目前征收出口税的货物有纺织品、服装等，按规定应当缴纳出口税的出口货物，当海关查验货物，认为情况正常后，由海关根据我国《关税条例》和《海关税则》规定征收出口税。出口企业或其代理在向海关按规定税率缴清税款或提供适当担保后，海关方可签章放行。
⑤清关放行
清关放行是海关对出口货物进行监管的最后一项业务程序。出口企业或其代理(货运代理)按海关规定办妥出口申报(报关)，经海关审核单证、查验货物和征收出口税后，海关解除对货物的监管，准予装运出境。
在放行前，海关派专人负责审查核批货物的全部报关单证及查验货物记录，并签署认可，然后在装货单(在海运情况下)上盖放行章，货方才能凭该装货单(S／O)要求船方装运出境。
同时，海关在出口收汇核销单上加盖验讫章，退报关员，以供出口企业凭此到外汇管理局办理出口收汇核销手续。
(5)装运
在CIF合同、采用集装箱班轮运输的情况下，承运船舶抵港前，出口企业或其货运代理应根据港区所做的进栈计划，将经出口清关由海关加上铅封 (seal) 的集装箱存放于港区指定堆场。港区外轮理货员凭场站收据副本大副联进行理货配载。
船舶抵港后，由港区向托运人签收“缴纳出口货物港务费申请书”后，办理装船。装船完毕，由船长或大副在场站收据(正本)上签署，表明货物已收妥。
出口企业或货运代理可凭大副收据向船公司或其代理换取已装船提单。
(6)发装运通知
在CIF合同下，按国际惯例以及我出口业务中的习惯做法，我出口企业于货物装运(装船)后应向国外买方以电讯方式及时发出装运通知，或称“装船通知”(Shipping Advice)，以便买方为收取货物事先采取必需的措施。
例如，为付款、赎单和进口报关等作准备，以及有时买方还可能拟自负费用加保其他险别及／或增加投保金额。
装运通知的内容一般有合同或确认书号、信用证号、货物名称、数量、总值、唛头、装运口岸、装运日期、船名、航次等。现举例如下：
S／C NO．EF94SP—71—023 、LC NO．764351 COLOUR TELEVISION SET 4860 SETS IN 6 CONTAINERS OF 810 SETS TOTAL AMOUNT USD72，900。00 SHIPPED ON BOARD SS TUO HE0N 15TH JULY 2005 SAILING ON ABOUT 17TH JULY FROM SHANGHAI TO SINGAPORE VOYAGE NO．V．144
(译文)：确认书N。．EF94SP—71—023信用证No。764351彩色电视机4860台装6集装箱每箱810台金额72，900。00美元2005年7月15日装上陀河号轮航次N。．V．144约7月17日自上海起航往新加坡
从以上出口合同履行的环节可以看出，在出口合同履行过程中，货、证、运(船)的衔接是一项极其细致而又复杂的工作。因此，出口企业必须加强对出口合同的管理，建立起能反映出口合同执行情况的进程管理制度，做好“四排队”、“三平衡”工作。
“四排队”是指以买卖合同为对象，根据合同项下的货物是否备妥、信用证是否开到，按四种情况进行分析排队，即“有证有货”、“有证无货”、“无证有货”、“无证无货”。
通过排队，摸清货、证情况，及时发现问题采取措施，解决问题。
“三平衡”是指以信用证为依据，根据信用证规定的装运期和到期日的远近，结合货源和运输能力的具体情况，分glj轻重缓急，力求做到“货、证、运(船)”三方面的有效衔接，保证按时交付和装运货物，保证出口合同得以顺利履行。
(四)制单结汇
货物装运后，出口企业应立即按照信用证的规定，正确缮制各种单据(有的单据和凭证在货物装运前就应准备好)，并在信用证规定的交单期内和信用证的有效期内，将各种单据和必要的凭证送交指定的银行办理要求付款，承兑或议付手续，并向银行进行结汇。
1、制作单据
(1)对出口单据的基本要求
现代国际贸易绝大部分采用凭单交货、凭单付款方式。因此，在出口业务中做好单据工作，对及时安全收汇，有特别重要的意义。在信用业务中，由于银行只凭信用证，不管买卖合同，只凭单据，不管货物，对单据的要求就更为严格。
对于出口单据，必须符合“正确、完整、及时、简明、整洁”的要求。
A. 正确，制作的单据必须正确，才能保证安全和及时收汇。在信用证方式下，单据的正确性集中体现在“单证一致”和“单单一致”，即单据应与信用证条款的规定相一致，单据与单据之间应彼此一致。此外，还应该注意单据的描述与实际装运的货物相一致，这样，单据才能真正地代表货物。
B. 完整, 单据的完整是指信用证规定的各项单据必须齐全，不能短缺，单据的种类、每种单据的份数和单据本身的必要项目内容都必须完整。
C．及时, 制作单据必须及时，并应在信用证规定的有效期内和／或<UCP500>规定的交单期限内将各项单据送交指定的银行办理议付、付款或承兑手续。如有可能，最好在货物装运前，先将有关单据送交银行预先审核，以便有较充裕的时间来检查单据，提早发现其中的差错并进行改正。或者，在必要时，也可及时与进口商联系修改信用证，避免装运出口后因单证不符而被拒付。
D．简明, 单据内容应按信用证和<UCP500>的规定以及该惯例所反映的国际标准银行实务填写，力求简单明了，切勿加列不必要的内容，以免弄巧成拙。
E．整洁， 单据的布局要美观、大方，缮写或打印的字迹要清楚，单据表面要洁净，更改的地方要加盖校对章。
有些单据例如提单、汇票以及一些重要单据的主要项目，如金额、件数、数量、重量等，不宜更改。
(2)常用的出口单据
出口单据的种类很多，究竟需提交哪些单据，其内容、份数和制作方法如何，应按照不同交易的买卖合同与信用证的规定。
在以信用证方式结算货款的交易中，提交的单据则必须与信用证条款的规定严格相符。
兹将在履行CIF出口合同、使用班轮运输情况下，常用的出口单据的用途及其制作要点作扼要说明如下：
A．汇票
在出口交易中，货款结算通常使用随附单据的“跟单汇票”（关于汇票内容和使用，在本书第三部分中将会作介绍），以下主要阐述缮制汇票应注意的几个问题：
•出票条款， 又称出票根据，在信用证业务中，一般包含三个内容：开证行名称、信用证号码和开证日期。上述三个内容应分别填人汇票相应的项目：例如：“凭”(Drawn Under)项下应填开证行名称和信用证号码(L／CNo．)；“日期”(date)一栏应填开证日期。
•汇票金额和币制。在填制汇票金额和币制时，应注意以下几点：
第一， 除非信用证另有规定，汇票金额应与发票金额一致；
第二，如信用证规定汇票金额为发票金额的百分之几，例如98％，那么发票金额应为100％，汇票余额为98％，其差额2％一般为应付的佣金。这种做法通常适用于中间商代开信用证的场合；
第三、如信用证规定，“部分信用证付款、部分托收”，应分做两套汇票：信用证下支款的汇票按信用证允许的金额填制，其余部分为托收项下汇票的金额，两者之和等于发票金额；
第四，汇票上的金额大小写与币制的大小写必须一致，汇票不得涂改，不允许更改后加盖校对章。
•付款人。又称受票人，在信用证方式下，应按照信用证的规定，以开证行或其指定的付款行为付款人。倘若信用证未指定付款人，应填写开证行，付款人名称必须缮写完整。
按《UCP500》第9条规定：“信用证不应凭以申请人为付款人的汇票支付。但如信用证要求申请人为付款人的汇票，银行将视此种汇票为一项额外的单据。”
据此，如信用证要求以申请人为付款人的汇票，仍应照办，但这只能作为一种额外的单据。
在托收方式下使用的汇票，其汇票的付款人一般为国外进口商。为便于代收行收款，制作时必须填写完整的地址。
•汇票的受款人。又称收款人或汇票抬头人，汇票的受款人应为银行。在信用证方式下，汇票的受款人通常为议付行或出口商的往来银行，在托收方式下，汇票的受款人应为托收行。
在我出口业务中，无论以信用证方式还是以托收方式结算，对外签发的汇票均应作成指示抬头，例如“付中国银行或其指定人”(PAY TO THE ORDER OF BANK OF CHINA)。
•汇票的出票人，汇票的出票人通常为信用证的受益人，在可转让信用证情况下，也有可能为信用证的第二受益人。
在托收方式下，一般为买卖合同的出口人。出票人应署企业全称和负责人的签字或盖章。
B．商业发票
商业发票(Commercial Invoice)简称发票(Invoice)，它是出口人对进口人开立的发货价目清单，是装运货物的总说明。
商业发票的主要作用是，便于进口人核对已装运的货物是否符合买卖合同的规定。
在信用证方式下，便于银行核对所显示的货物是否与信用证条款的规定相一致。再者，发票也是供进口人凭此收货、支付货款和作为进出口人记帐、报关、纳税的依据。
在即期信用证业务中，如果不要求提供汇票，常以发票替代汇票作为付款的收据。
发票全面反映了交付货物的状况，是各种单据的中心单据，是出口人必须提供的主要单据之一。
发票并无统一格式，但内容大致相同。
主要包括出具人名称、发票字样、抬头人名称、发票号码、合同号码、信用证号码、开票日期、装运地点、目的港或目的地、唛头、货物的名称、规格、数量、包装方法、单价、总值等。
有的在发票下端还印有“有错当查”(E．& O．E．)，即：Errors And Omissions Excepted的缩写，是指错误和遗漏不在此限)的字句，这是为了一旦发生错误或遗漏时，可以更正或更换，但这并非必要项目。
发票内容必须符合买卖合同规定。在采用信用证支付方式时，还应与信用证的规定严格相符，不能有丝毫差异。
在缮制发票时，一般应注意如下各项：
•出具人名称， 发票出具人一般为出口人。在发票的顶端，通常印有出口人的名称及
详细地址，在信用证方式下，上述出口人的名称及地址必须与信用证所规定的受益人的名称与地址相一致。
按《UCP500》规定，除可转让信用证外，发票必须由信用证指定的受益人出具。
•发票抬头人名称， 在信用证方式下，除非信用证另有约定，商业发票的抬头必须做成“开证申请人”(可转让信用证除外)。
在托收方式下，商业发票的抬头一般为国外进口商。
•发票号码、合同号码、信用证号码及开票日期。发票号码由出口人统一编制，一般采用顺序号，以便查对；合同号码应如实填列；信用证号码依照依信用证中列明的填制。
发票开立日期不宜与运输单据的日期相距过远，一般提前一周为宜，且不要早于信用证的开证日期。
•装运港或装运地和目的港或目的地， 在符合信用证规定的前提下，应明确具体，不能含糊笼统。
如遇在世界上有重名的港口或城市，应加列国名或地区名称。
•运输标志，凡是信用证指定唛头的，必须依照规定制唛。如未指定，出口人可自行设计。
发票的唛头及件号应与运输单据和其他单据所表示相一致。
•货物名称、规格、数量与包装方法。发票上的货物名称、规格、数量与包装方法等有关货物描述，必须与信用证要求完全相符，不能有任何差异。
《UCP500》第37条c款规定：“商业发票中对货物的描述必须符合信用证中的描述。而在所有其他单据中，货物的描述可使用统称，但不得与信用证中货物的描述有抵触。”
•单价与总值，单价和总值是发票的重要项目，必须准确计算，正确缮打，并应做到单价、数量、总值三者之间不能相互矛盾。
商业发票的总额不得超过信用证规定的金额。
•各种说明。国外开来的信用证，有时要求在发票上加注特定费用金额等说明、有关文件号码与证明文句等。在缮制发票时，可将上述内容打在发票的商品描述栏内。
在实际业务中，常见的要求有：分别列明货物的FOB金额、运费及保险费；进口许可证号、布鲁塞尔税则号码 (B．T．N NO．) 等有关号码；注明货物的原产地是中国等。若要求在发票上加注“证明所列内容真实无误”或类似文句，即要求出具“证实发票”或“签证发票”(Certified Invoice)，则需将发票下端的“E．& O．E．”字样删去 (如发票上印有的话)。
•签发人的签字或盖章。商业发票习惯上均有发货人的正式签字。但依照《UCP500》规定，除非信用证另有规定，商业发票“无需签署”。
如果信用证规定需签署，则发货人仍需签署。
C．运输单据
运输单据随不同的运输方式而各异。海洋运输时大都使用海运提单(Ocean Bill Of Lading，B／L)。
下面介绍海运提单的缮制及有关的事项：
•海运提单的名称，在实际业务中，运输单据与其他单据一样，通常标明单据的名称。依照《UCP500》的有关规定，银行可接受海运提单，而不论其名称如何。例如，来证中规定为“Ocean B／L’’，但提交银行的为“Marine B／L’，甚至是"Combind Transport B／L’，只要内容符合信用证的要求，银行均可予以接受。
•托运人(Shipper)，托运人一般为信用证的受益人。除非信用证另有规定，银行亦接受以信用证受益人以外的一方为托运人的海运提单，此种提单称之为第三方提单(Third Party B／L)，例如，以货运代理机构作为托运人。
•抬头(Consignee)，即收货人，提单中抬头栏目的缮制应严格依照信用证的规定。