第二节、 审单
一、 审单的工作方法
为了提高单证工作的质量，除了要求审单人员在工作时思想必须高度集中之外，也要讲究工作方法以求得事半功倍的效果，以信用证业务为例，有以下几种审单方法：
（一） 纵横审单法
以信用证与出口单据的发票自上而下，进行逐字逐句核对，再将其他单据与信用证的有关条款核对，这叫“纵向审单”。 完成纵向审单后，再以发票为中心与其他单据进行核对，特别注意共有项目是否相一致，这就是“横向审核”。
这种方法可归纳成以下几句话：“先修改，再开始；证在左，单在右；逐条来，莫急躁；单证符，顺利过；若不符，写下来；单据间，亦相符；如不符，要记住；审单毕，洽前道，改单据，或担保”。步骤如下：
①拿到信用证和单据后，应先查看有无信用证修改书，而且这些修改书中是否有受益人“不能接受”的批注；
②如果信用证有修改书，而且受益人都接受，那么将修改内容在信用证原条款上做好相应记录，确保信用证条款是有效完整的；
③接着，按信用证条款先后顺序对单据逐一审核，条款中涉及到哪种单据，就将这种单据找出来并进行审核。审毕，将这种单据放在固定和便于翻阅的位置；
④确保单据中的内容与信用证条款相一致，如有不一致的，应随手记录在工作联系单上；
⑤除了将单据内容与信用证条款相核对外，还要注意单据中某些内容在信用证中虽然没有规定，但与其他单据有联系。这时也应找出相对的单据进行核对，确保“单单相符”；
⑥审单完毕后，将所发现的“不符点”一并与前道业务环节沟通，落实解决办法。
（二） “先数字/后文字”审单法：
在单据数量比较集中时，可以先将各种单据的所有数字，如单价、数量、毛净重、尺码、包装件数等，进行全面的复核，然后，再采用纵横审单法对其他内容进行审核。
（三）“先简后繁”法
在审单业务中，往往可能一次送来众多单据，在先后顺序的安排上可以先做“简单/容易的单据”，后做“较为烦复的单据”。实务中，先将“容易”、页数少的单据做掉，对于那些数量浩大，内容繁复的单据就可以静下心来，有条不紊地做，这样不容易出岔错。审单，往往要赶时间。
虽然《UCP500》规定，银行的审单时间为“七个工作日”，但是多数银行要求职员在“一个工作日”内完成审单任务。如果先做复杂的单据，前面拖的时间过长，后面还有大量未做的单据，心情烦躁，很可能引起失误。
（四）、按“装运日期”审单法
出口业务量大，批次又多的企业。为了保证及时收汇，可以按照货物装运日期的先后依次进行审核，争取在提单签发前完成预审工作，及时改正差错，以便在取得正本提单后可以立即向银行交单。
（五）、分地区客户审单法
不同国别，不同进口商对出口单证的要求各异，但同一国别地区或同一客户对出口单证的要求则基本相同。审单员对世界各地区或进口商的单证特点往往不能全面掌握，因此，对某一地区客户的特殊要求往往会有所疏漏。
为了提高效率和质量，业务量较大的单位，可采用分地区客户审单的工作方法。过去，省级外贸公司在处理出口业务时，常分“欧洲科、日本科、北美科或中东非洲科”等等，这些业务人员对某一地区的交易习惯了如指掌。
（六）先读后审法
即在处理前，先将信用证从头到尾通读一遍，然后再按信用证条款依次审核。即“读全文，阅修改，抓要点，做记号；通读后，再审单，证在左，单在右；单证符，顺利过；若不符，写下来；单据间，须相符；如不符，切记牢；审单毕，洽客户”
具体处理：
1、 首先对信用证全文通读，边读边记，并随手在特别要关注的地方做个记号，以便审单时引起重视；
2、 同时，查看有无信用证的修改，而且这些修改中是否有受益人“不接受”的批注；
3、 如果信用证有修改，而且受益人都接受，那么，将修改内容在信用证的原条款上做好相应记录，确保信用证条款是有效完整的；
4、 接着，就是按单据的主次关系审核。首先，将一些重要单据，例如，发票、提单先行审核，然后以它们为参照物，审核其他单据。同时，要注意将信用证有关这类单据的规定贯穿于此，做到“单证一致、单单相符”。如发现有任何不符点，应立即记录在案。如信用证规定，所有单据要显示“合同、信用证号码”，那么，全部单据就此条款进行检查一遍，以免遗漏。
5、 审核完毕后，将所发现的不符点一并与前道业务环节沟通，落实解决办法。
（七）先审后读法
即按信用证条款依次审核各种单据后，最后，再通读信用证全文，确保每一条款未被遗漏。
二、 复审要领
（一） 速审（即先审要点）1、信用证是否仍有效；2、单据是否已过期；3、金额是否一致；4、货物数量是否一致；5、出运日期是否在最迟装运期之前；6、所有要求的单据是否全部提交。
（二） 总复要领（所有单据）1、名称地址是否一致；2、货描是否一致；3、唛头是否相符；4、更正处是否加具签字小签等。
（1） 汇票，①信用证号码；②付款人；③付款期限；④金额大小写是否一致。
（2） 发票，①受益人与申请人名称；②信用证对于发票的附加条款及证明；③货物描述。
（3） 提单，①转让与背书（按信用证规定）；②被通知人；③装、卸货港；④装船日；⑤运费已付/待付；⑥清洁提单；⑦唛头；⑧转运情况；⑨签发人；⑩非租船提单和以帆力为动力者。
（4） 空运单，①转让情况；②被通知方；③启运机场/目的地机场；④航班号及日期；⑤运费已付/待付；⑥签发人。
（5） 保险单据，①保险条款；②投保金额；③投保险别；④出具日及装运日；⑤背书。
三、 审单重点项目
一 汇票审核要求：①大、小写金额及货币名称和代号必须一致而规范化；②付款期限必须符合合同或信用证规定；③汇票金额不能超出信用证限额；④出票人、受款人、付款人必须正确填写；⑤“出票条款”必须正确填写（DRAWN UNDER）；⑥出票人印章或签字不得遗漏；⑦信用证规定的其他条款。
二 发票的审核要求：①发票部首须印有“INVOICE”或“COMMERCIAL INVOICE”字样；
②“抬头人”表明发票是开给谁的。信用证支付方式，必须做成申请人抬头。如为转让信用证，则按《UCP500》规定，第一受益人名称可以代替申请人。有时信用证的申请人栏内出现某银行某客商，一般只须以客商作为发票抬头。
③发票的商品描述内容必须与信用证完全相符。货名，包括数量、规格、单价等内容，一般可原文照抄，切忌画蛇添足。单据中的品名一定要和信用证一致。
如信用证中只打“GENERAL MERCHANDISE”（一般商品），单据中在“GENERAL MERCHANDISE”下，根据合同内容和实际装运的货物作必要的补充。
④唛头，是为了承运人、收货人在运输过程中便于识别货物，防止发生错装等运输事故，因而，一般要求简明而醒目，其中号件不得重复，唛头中除了收货人名称（或速写）有关合同或订单号以及目的地名称外，应尽量避免罗列别的内容。
如，信用证有指定唛头，则必须照办。
⑤金额、单价、数量，按信用证要求制作。凡有“大约”（ABOUT）或类似文字描述，金额和数量理解为允许有10%的增减幅度。除非信用证规定货物的数量不得增减，只要支取的金额不超过信用证的金额，则允许有5%的增减幅度。
但当信用证规定的数量是以包装件数或以个体计数时，则此幅度不适用。发票中的数量、单价、金额必须是准确的具体数字，而不得冠以“大约”（ABOUT）。
⑥在审核装运数量时，还必须注意信用证是否允许“分批，分运”条款是否有具体要求与规定，如必须分两批或三批，每批装运多少等。
⑦佣金与折扣，如果合同中有支付佣金或折扣的规定，但未在信用证金额和价格条件中显示含有佣金或折扣，这种情况往往是因为信用证由实际买方开立，而他未必知悉出口企业另有佣金或折扣付给中间商，或他可能知悉中间商有佣金收入，但他未必知悉具体比率或金额。
因此，不应显示佣金和折扣等合同内容，以避免造成单证不符而影响收汇。同时，也可为中间商保守商业机密。其应得佣金或折扣可在货款收妥后另行汇给中间商。
⑧包装、重量和尺码，在发票中应列明商品的包装、总件数、总毛重、总净重和总尺码，这些数据是运输环节订舱配船的依据，必须准确无误。
⑨一般出口商都在发票上注明信用证号码、开证行名称、起运地和目的地等项目内容，若信用证未要求，可不注明，但当出口商自行打上，必须要正确。
⑩发票的签发单位必须是受益人，如信用证要求手签，则必须由单位主要负责人手签。如信用证不要求提供签署发票，根据《UCP500》规定，发票可以不必签署。
（三）、运输单据的审核要求
①单据的名称和类别须符合信用证或合同的规定，如指定为海运时，应提供海运提单；指定为空运则必须提供航空运单等。②同时，还要注意信用证有无指定船名或承运人的特殊条款。
③托运人（SHIPPER），亦称发货人（CONSIGNOR），一般应为出口商或信用证的受益人。如信用证规定以中间商（转口商）作为托运人，这种提单即所谓“第三者提单”（THIRD PARTY B/L），承运人（CARRIER）接受托运人的委托负责办理货物的单位，应满足信用证的规定。
④收货人（CONSINGEE），俗称提单抬头人。根据不同的运输单据有不同做法，海运提单多数是可转让的物权凭证，收货人的做法是根据信用证的规定，可以做成记名提单和指示提单等不同形式。如，抬头做成“TO ORDER OF SHIPPER”，或“TO ORDER”，若信用证没有特别要求，应做成“空白背书”。
当信用证有背书要求时，应确保按要求背书。航空运单、邮包收据因不具备物权凭证性质，必须打出具体收货人的详细名称和地址。
⑤被通知人（NOTIFY PARTY），如果是“指示性提单”，在收货人栏内看不到收货人名称和地址，承运人无法与收货人联系，因此特别设立一个“被通知人”栏目，要求托运人提供被通知人的名称和详细地址，以便货物到港时进行联系办理交货手续。
⑥海运提单和多式联运提单的区别。
目前，由于集装箱运输日益发展，多式联运有逐步代替纯海运的趋势，有不少提单使用“多式联运和海运提单”的两用提单格式，在原海运提单的“装船港”（PORT OF LOADING）和目的港（PORT OF DESTINATION）处增加了“收货地点”（PLACE OF RECEIPT）、“头程运输工具”（PRE-CARRIAGE BY）和“交货地点”（PLACE OF DELIVERY）等栏目。
我们在制单和审单时要注意，凡是只有“起运港”至“目的港”（PORT TO PORT）的提单是海运提单，如果使用两种以上不同运输方式的并有“收货地点”、“头程运输工具”及“交货地点”等附加内容的，就是“多式联运提单”。
⑦审核提单时，应注意海运提单一般为“已装船”提单，，而多式联运提单属于“备运提单”，如果信用证要求出“多式联运提单”，而同时又要求该提单必须注明“已装船”（SHIPPED ON BOARD），则按《UCP500》第23条（A）款规定，提单上必须用“装船批注”以表明货已装上某一具名船只，该装船批注的日期视为“装船日期”，
因此，它不得迟于信用证的装运日期。
⑧货物描述，运输单据中的“货物描述”与商业发票的要求不同，因为，除商业发票外，在一切其他单据中，货物的描述可使用统称，即，主要的商品名称，如茶叶、棉花、桐油等，不需要详细具体的规格。但是，不能与信用证中货物的描述（即发票中的货物描述）抵触。
例，如信用证中规定，货物统称为“GARMENTS，1200 PCS”，其中又分为三类，“MEN’SHIRTS 400 PCS；LADIES’SHIRTS 400 PCS 和 CHILDREN’S SHIRTS 400 PCS”，那么，在提单中可只显示“GARMENTS， 12，000 PCS”，而不必显示具体每项的品名。
⑨在运输单据中，货物的包装情况也属于货物描述，一般运输单据中均印有“货物状况良好”字样（IN APPARENT GOOD ORDER），如果没有任何记载来修改或否定这一文句，就可以称为“清洁提单”（CLEAN B/L）。
相反，如提单上注明“包装破损”或类似批注，就属于“不清洁提单”（UNCLEAN B/L），对于“不清洁提单”，银行可以拒收或拒绝付款。
⑩运费支付情况，不论信用证有无明确规定，在运输单据中，应明确表示“运费预付”（FREIGHT PREPAID），或“运费到付”（FREIGHT COLLECT），还必须与发票的价格条件相符。
如，提单上显示运费数额，必须与其他单据上出现的运费一致。
⑾运输单据正副本份数，承运人签章及签发日期也是审查要点。
（一） 保险单据的审查要点
1、 保险人和保险单据的名称应符合信用证规定；
2、 被保险人（投保人）应为信用证的受益人；
3、 保险标的物（SUBJECT MATTER）应与运输单据相同；
4、 承保风险（RISKS INSURED）应符合信用证关于保险险别的规定；
5、 保险期限应符合信用证的规定，有关启运地、目的地、运输工具、航次、航程，必须与运输单据一致；
6、 保险金额大小写必须一致，金额必须符合信用证的要求，如信用证未注明金额要求时，应按发票货物金额的110%投保，投保货币与信用证相一致（特殊规定除外）。
7、 保险费除非信用证有要求显示，一般可不显示，只打“AS ARRANGED”；
8、 代理人（AGENCY）即保险公司在目的地的代理人，应有全称和详细地址；
9、 理赔地点一般应为目的地；
10、 保险公司签章不得遗漏；
11、 保险单签发日期不得迟于运输单据的签发日期；
12、 保险单的背后需按信用证规定办理。
（二） 其他单据的审核
其他单据如装箱单、检验证书、产地证、寄单/样证明等应与信用证有关条款核对，然后，再与发票核对其共有项目是否一致。
第三节、 审单时须注意的问题
一、“分期装运”与“分批装运”
①“分期装运”（INSTALLMENT SHIPMENT），指信用证规定货物在一定期限内可分批装运，且明确规定每批的数量及确切的时间和期限；
②“分批装运”（PARTIAL SHIPMENT），则是指仅笼统地规定货物在一定期限内可分几批装运，但不具体规定每批货物装运的数量和具体的期限。
二 分期装运的失效和恢复有效
如果信用证没有规定装运日期，应理解为装运期与该证有效期为同一天，即“双到期”。
但是，最迟装运日期不得因为信用证到期日及或装运日后交单期限的顺延。即，如果效期由于银行的非营业日而顺延，装运期不能跟着顺延，装运期仍然以信用证规定的效期为最迟装运日。
三 “清洁”和“不清洁”的运输单据
所谓“清洁”运输单据是指承运人未在运输单据上加注针对货物表面状况的不良批注；反之，称为“不清洁”运输单据。
不良（即，不清洁）批注，通常有：
① 2 BAGS TORN（两袋扯破）；
② 10 CASES SHORT SHIPPED（短装十箱）；
③ 3 PACKAGES DAMAGED（三件破损）；
④ INFUFFICIENTLY PACKING（包装不适宜）；
⑤ IRON STRAPS LOOSE（铁带松散）
但是，以下情况不属于不清洁批注。
运输单据注明承运人对货物或包装性质所引起的风险免责性语句，如，
①NOT RESPONSIBLE FOR RUSTY（对货物或包装生锈免责）；
②或NOT RESPONSIBLE FOR BREAKAGE （对货物或包装破碎免责）等，
因为，这只是承运人保留免责的权利，不能视为货物或包装实际上已经生锈或破损。
使用“开顶集装箱”（OPEN TOP CONTAINER），即，当货物过重时，必须将集装箱顶部打开才能装运，这是集装箱运输的习惯做法。专家认为，提单注明货物装运人开顶集装箱，并非宣传货物或包装有缺陷，因此，不能认为是“不清洁”提单。
如，无“CLEAN”字样表明，并非说明该运输单据是“不清洁”的，只要运输单据未带有“不清洁”的批注，便是清洁提单。
四 运输行类型单据
运输行单据（FCR-FORWARDER’S CERTIFICATE OF RECEIPT、FCT-FORWARDER’S CERT.OF TRANSPORT）是运输行接受出口商的货物时，签发给托运人证明收到承揽托运货物的收据，这种收据仅是运输行与托运人之间的契约。
由于运输行承担的责任不是实际的承运，而只是安排运输，所以银行只接受运输行以承运人或多式联运经营人或它们的代理签发的单据。
此时，该单据的种类转化为一张“承运人”运输提单。如果信用证没有其他规定，银行可以接受运输行出具的承运人类型运输单据，而不接受运输行类型的单据。
即，在它们出具的提单上加注“承运人名称”（CARRIER’S NAME）。
如果信用证规定可以接受运输行的海运提单、航空运单等（FORWARDER’S B/L 、FORWARDER’S AIRWAY BILL ACCEPTABLE），则运输行出具的不论是承运人类型还是运输行类型的海运提单、航空运单等都不能接受。
第四节、 交付（PRESENTAION）
一、 交单
这里指“收汇单证”，交单有两种情况：
A 如果是电汇，即，T/T方式收汇的单证。交付方式是由出口商在货物出运后，将进口商所需的各种单据直接寄给进口商，以便进口商收货，并通过这些单证向进口商收款。由于这些单据是“交货和收款”的凭证，寄单时应做好档案留底和邮寄记录；
B 如果是信用证和托收方式单证的交付，就比较复杂。一般都是先交单再付款。
交单是指出口商在规定时间内向银行提交正本信用证（及所附信用证的修改书）和全套单据；托收方式，提交全套单据，然后，银行按不同的要求，向国外银行寄单、索汇。
（一） 信用证项下交单
1、 正常交单，有三项要求，即，（1）单据齐备，所谓“单据齐备”，意为A、信用证规定的单据全都交齐了；B、每种单据的份数都符合信用证要求。
（2）内容正确，即，所交单据内容与信用证规定严格相符。
（3）提交及时，必须在信用证规定的“交单期”内将单据交到银行，如果信用证中无“交单期”，那么，《UCP500》规定为提单装运日起算的21天之内，不得迟于信用证的到期日。
还有，有的信用证规定在进口国或开证行到期。对这样的单据要提前交单，因须留有充足的时间让出口银行审单，以及邮程所需的时间，从而保证单据能在“到期日”之前到达指定银行。
2、 有“不符点”单据的交单
信用证项下的单据，如果存在着“不符点”的交单。当信用证与合同不一致，而由于种种原因没有修改信用证，致使无法达到“单证一致、单单致”时，出口商必须将“书面担保书”随附全套单据一起交议付银行。
单据出现不符点后，开证行就免除了必须付款的责任。不符点给出口商带来了很多潜在风险。所以，对有“不符点”单据的交单，规定出口商要提供担保书（INDEMNITY）给议付银行，要求“担保”议付。
如议付行同意就议付单据，并向开证行声明。当开证行拒付时，议付行马上要求退还已议付款项并加收利息。
如议付行不同意议付，受益人可要求议付行用电传或SWIFT向开证行通告不符点，请开证行授权议付或改做托收处理，并在银行面函上写明“不符点”，议付行收妥款项后才对受益人付款。
由于我国的许多银行没有做到真正意义上的“议付”，故目前“担保书”只起到列明不符点，分清出口商审单和出口地银行审单之间的职责认定。信用证项下的单据经议付行审单后，按信用证规定寄单，向外索汇。
（二） 托收项下的交单
选择D/P、D/A结算方式时，出口商装运货物后，及时将有关托收单据交出口地银行办理托收，该银行就被称为“托收行”。
托收交单比较灵活，单据种类、单据内容、交单时间由出口商根据合同和进口商的情况决定。交单时，出口商还应向银行提供明确的托收指示书，有的银行印有固定格式供出口商填写。
银行必须核实所收到的单据在表面上与托收指示所列一致，如发现任何单据有遗漏，应立即通知交单的出口商。
二、 信用证方式下，出口商交单后，银行的操作流程
（一） 议付行的审核单据
议付行收到单据后，必须在合理的工作日内审核单据，最迟不超过七个工作日。审单过程中，如发现单据有问题，联系受益人加以解决；随后办理寄单。
如果受益人交单未过交单期，而银行在七个工作日后已过期，这时应在银行面函上注明受益人交单日期，否则，开证行或保兑行将认为交单行寄单面函上的日期便是受益人的交单日期，而以效期已过而拒付。
（二） 银行寄单索偿
议付银行审单后，按信用证规定的寄单路线寄单开证行，并附上议付的格式面函，即，BP通知书（BILL OF PURCHASE），向开证行凭单索偿。在信用证允许的情况下，也可以电索。
“面函”是议付行的索汇依据和指示，一般包括金额、信用证号码、寄单说明、付款指示（付到那家银行的那个账户，用电汇还是用电子清算系统。如果向非指定银行索汇（在被指定银行的信用证中），即，非指定银行议付了受益人提交的单据，然后向开证行寄单并向偿付行索汇。
开证行收到议付行寄来的单据后，立即审单并在合理的时间内（收到单据的七个工作日）付款或拒付。
如果议付行已向偿付行索汇，开证行接受单据后也要通知议付行，以解除议付行对受益人的追索权；开证行做出拒付决定，更要议付行通知退款，同时通知偿付行。如果议付行直接向开证行索汇，开证行的拒付只要通知议付行即可。
（三） 开证行接受单据，办理付款应按议付行的指示办理
开证行通知申请人赎单，开证行对议付行付款之后，马上通知申请人，开证行的赎单通知称为AB单（ACCEPTED BILL）。
（四） 申请人付款赎单
申请人在接到开证行的赎单通知书后，必须立即到开证行付款赎单。当然，在赎单之前他要审查单据，如果发现不符点，也可以提出拒付，但是拒付理由一定是“单证不符”或“单单不符”。实务中，有时单据尽管有不符点，但申请人也愿意接受单据。只要接受单据，就不能是有条件的，而且必须在合理的时间付款。
（五） 议付行收到货款后，办理解付手续
议付行收到货款后，按当日银行外汇牌价中的汇率卖给银行，结算成人民币，即，结汇。
第五节、 单证管理
一、 职能型，贸易量大，单证数量多的企业，常采用单独设立单证部门，减少人员的重复配置，专业化程度高，质量有保障。缺点是有关人员重视追求职能目标，忽视了全局，无法了解全局，无法对最终结果负全部责任。
二、 简单型，贸易较小的企业，往往由外贸业务员的助手，即，跟单员负责单证工作，甚至由业务员本人完成单证，还有一部分企业采用几个业务员或一个部门合用单证员的做法，这种做法的优点是反应快、灵活、责任明确。不足之处是当业务量大时，会影响速度。现在，大部分企业采用这种方式。因为精干、快速、灵活，更适合现代企业。如何配置单证人员和组织机构，主要应取决于各公司的工作流程、规模、企业管理等方面的需要。
三、 业务管理
单证业务管理的意义，对外贸易单证是以外贸业务活动的重要资料，是商品流通的原始凭证，它反映了整个商品流转过程，是业务档案的主要组成部分，具有重要的分析参考价值。因此，加强单证管理是一项非常重要的工作。
（1） 为完成履约提供保证
通过对单证的缮制交付、登记整理、统计分析，可以使有关人员做到心中有数，与顺利组织货源。衔接生产出运，保证安全及时收汇有密切关系。对企业控制工作进程，完成贸易额任务有着重要意义。
（2） 为统计分析提供原始资料，提高外贸工作水平
检查分析外贸企业各项业务工作质量和效率，均可从单证资料中提取数据，如对合同履约率、客户付款天数、费用指标以及流通费用、资金周转率等各项指标的资料积累等。分析这些数据，从而促进外贸企业经营和管理的改善。
（3） 为查询和处理业务差错事故提供资料
(二)单证管理要求
出口单证是出口业务活动的重要凭证,有时货物已出运,单据已交银行,外汇亦收妥,但事后由于各种因素,往往需要查阅这些单证的留底.
例如,客户对品质\数量的索赔\运输纠纷起诉\进口清关对单证内容提出异议\中间商对佣金事项的查询\开证行提出单证不符,拒绝付款…..诸如此类的情形一经发生,就要寻根究底.因此,单证应有一套副本留存档案备查.
出口单证副本归档方法，可分为分散归档和集中归档两种.分散归档是由各分管环节各自将本环节缮制的副本单据分类归档.例如,提单由办理运输环节按运输日期归档;商业发票按发票顺序号码分别由制单环节归档.集中归档,是交单后将全套单据副本集中进行保管.
一般说来,业务量大,部门多\分工细的单位适宜分散归档。业务量大,工作线条比较简单的单位适宜于集中归档.
2、经常分析提高单证工作的质量和效率
第一\培训单证人员,使其适应业务需要,掌握最新知识和操作技能.现在国际贸易日新月异的发展,政策及管理的变化常带来新的要求和新的方法.第二,结合对外履约情况,客户发展等方面的考察,应经常分析单证工作如何进一步提高质量和效率,为企业的目标发挥更大作用.
第六节、单证考核
单证工作的考核是提高单证质量和工作效率方法,也是培养单证工作人员,使其不断增长业务知识,提高技术水平的有力措施.
单证工作考核的内容大致有两个方面:一是单证工作人员素质考核,主要是通过单证员的培训\教育\业务竞赛进行,以促进单证员的理论和实务\业务和技术水平的提高,从而达到一专多能的要求;另一方面,是通过确定考核指标,绩效计划,提出单证人员的努力方向,考核的指标要有一定的可比性,便于对照检查.
考核的方法要求简单易行,才能持之以恒,取各明显的效果.
1、考核单证工作质量
可由后道审核人员记录统计前道单证制作中的差错点,结合所处理的单据数量,算出差错率,以此对单证员进行考核,不断降低差错率,提高单据质量.
2、考核单证工作的速度
通过工作流程中的相关记录,统计工作时间,不断降低时间占用量,提高单证工作效率,加快流转,及时出运,早日结汇.
3、考核单证人员的团队精神
通过考核单证人员的服务态度\工作主动性\合作精神\在工作中所提建议的数量等方面,提高单证工作的水平.
第九章、进口合同的履行
进口合同依法订立以后，买卖双方都必须严格按照合同规定，履行各自的义务。否则，不履行合同义务或不按合同规定履行的一方就应承担“违约”的法律责任。
在进口业务中，我们作为买方必须贯彻“重合同，守信用”的原则，按照合同、法律、有关国际条约和国际惯例的规定，支付货款和收取货物。与此同时，要注意卖方的履约情况，督促卖方按期交货交单，不折不扣的完成合同所规定的标的。
进口合同的履行工作程序有：申领进口许可证或申请进口配额，开立信用证，派船接货，办理保险，审单付款，提货，保关，报验，索赔等环节。
履行进口合同的具体工作如下：
(一)信用证的开立和修改
1．信用证的开立
开证申请人在向开证行申请开立信用证时，应填写开证申请书，连同所需附件交开证行。按《UCP500》规定，开证申请书的内容必须完整明确，为了防止混淆和误解，开证申请书中不应罗列过多的细节。
在开立信用证时，最好不要引用先前开立的信用证。开证申请书中必须明确说明据以付款、承兑或议付的单据的种类、文字内容及出具单据的机构等。
开立信用证的时间应按合同规定，如合同规定在装运期前若干天开立并送达，我方应按期向开证行提出申请并考虑到邮程的时间；如合同规定在卖方确定交货期后开证，我们应在接到卖方通知后再行向银行申请开证；如合同规定在卖方交付履约保证金或提供银行保函后向银行申请开证，则应在收到保证金或保函后向银行申请开证。
信用证的种类：应按合同规定。
开证申请人在填写开证申请书时，应注意下列问题：
(1)在进口业务中，一般不宜开立“可转证信用证”，以防因第二受益人不可靠而造成意外损失。
(2)信用证金额：即受益人可使用的最高限额。大小写金额要一致，除非确有必要，不宜在金额前面加“约”(about)、“近似”(approximately)、“大约”(circa)或类似词语，否则，按《UCP500》，将被解释为允许有不超过10％的增减幅度。
(3)汇票的付款人和付款期限：汇票的付款人应为开证行或信用证指定的其他银行，而不能规定为开证申请人，否则，该汇票将被视作额外单据；汇票为即期还是远期，应严格按照合同规定。
(4)运输单据：如采用海洋运输，一般要求提供全套凭开证行指示或托运人指示并托运人空白背书的已装船清洁提单，如装运港与目的港的港航程距离较短，如自日本、中国香港启运的货物，为便于早日提货，防止因提单到达过晚无法提货而引起损失，可规定受益人于装运后先寄一份正本提单给申请人，凭以提货。
对集装箱运输、航空运输、铁路运输、邮包运输，则应在采用FCA、CIP、CPT贸易术语的条件下方可受理，同时必须注明提交相应的运输单据。如仍沿用传统的CIF、CFR或FOB术语达成的交易也应按实际使用的运输方式要求提供相应的运输单据。
(5)其他单据：产地证、品质、重量检验证书、化验证明书等的签发机构，形式、内容及证明事项等应作明确规定。
(6)分批装运和转运：进口合同如规定不允许装运和转运的，应在信用证中明确注明不
准分批装运和转运。如信用证对此不作规定的将被视为允许分批装运和转运。
(7)到期日和到期地点：信用证必须规定一个到期日和除了自由议付信用证外的一个交单地点，否则，该信用证就不能使用。
(8)进口许可证号码，我国存在外汇管制，信用证中应要求出口人在商业以票上记载进口许可证号码，以备进口通关时海关验货。
2。信用证的修改
信用证开出后，如发现内容与开证申请书不符，或因情况发生变化或其他原因，需对信用证进行修改，应立即向开证行递交修改申请书，要求开证行办理修改信用证的手续。
如受益人收到信用证后提出要求修改信用证中某些条款的，则应区别情况同意或不同意。如同意修改应及时通知开证行办理修改手续；如不同意修改，也应及时通知受益人，敦促其按原证条款履行装货和交单。
按《UCP500》规定，信用证经修改后，开证行即不可撤销地受该修改的约束。受益人可决定其接受修改或拒绝修改，但他应发出其接受或拒绝修改的通知。在受益人告知通知修改的银行他接受修改之前，原信用证的条款对受益人仍具有约束力。
如受益人未发出其接受或拒绝的通知而其提交的单据与原信用证的条款相符，则视为受益人已拒绝了该修改。但若提交的单据与经修改的信用证条款相符，则视为受总益人已发出接受该修改的通知。从那时起，该信用证已被修改。
总之，我进口企业对信用证的开立和修改应持慎重态度。在申请开立信用证时，应做到开证申请书与合同相符，以避免不必要的修改，并避免不符条款被受益人利用而遭受损失；在修改信用证时，亦应注意修改内容的正确并应考虑到受益人有可能拒绝修改而按原证条款履行。
除信用证支付方式外，进口业务还有使用汇付、托收，或两种或两种以上支付方式(如凭银行保证书预汇货款)结合使用的。如使用汇付方式，我方应在合同规定的时间内，按合同规定，将货款汇付卖方；如使用托收，则应根据合同规定，以付款交单方式付款、赎单或以承兑交单方式承兑后先取得货运单据，到期时再付款；如合同规定买方凭卖方的银行保证书预付货款(或开立预支信用证)，则在合同成立并生效后，由卖方银行向买方开出不可撤销的保证书，买方据以预付合同规定的货款。
如卖方银行不开保证书，则应拒绝预付(或不开预支信用证)。
在进口业务中，有时对一些资信不明的客户，在进口合同中规定在对方开到保证履约的银行保证书后，我方再开信用证，目的是为了防止对方欺骗。
银行保证书必须是不可撤销的，并详细说明保证的内容，银行保证书的有效期要晚于卖方履行义务的时限，否则有可能造成卖方尚未按时履行义务而银行保证书已经过期失效，银行不再承担任何责任而造成损失。
(二)安排运输和保险
在进口业务中，货物大多通过海洋运输，凡以FOB或FCA贸易术语成立的合同，由我方安排运输，订立运输合同。
货物由海洋运输的，我方应负责租船或订舱工作。我国外贸企业的大部分进口货物都委托中国对外贸易运输公司、中国租船公司或其他外运代理机构办理运输，并与其订立运输代理协议，也有直接向中国远洋运输公司或其他对外运输的实际承运人办理托运手续。
1．租船、订舱和催装