一、单证的概念
单证（DOCUMENTS），指外贸结算中应用的单据、证书与文件，一般简称为“单证”。包括信用证和国际结算中使用的其它有关单据和证书，用以处理货物的交付、保险、运输、商检、结汇等。
二、单证的作用
1．单证是外贸结算的基本工具（单证质量是能否顺利结汇的前提）
2．单证是履约的凭据
3．单证可作为物权凭证
4．是企业经营管理的重要标志
三、单证的分类
①依贸易双方所涉及的单证，分
进口单证：进口许可证、信用证、进口报关单、FOB项下的保单等。
出口单证：出口许可证、出口报关单、包装单据、出口货运单据、商品发发票、保单、汇票、商检证、产地证等。
②依单证的性质，分
金融单据：汇票、本票、支票或其它类似用以取得款项的凭证。
商业单据：发票、运输单据、契约或其它类似单据及任何非金融单据的单据。
③依单证的用途，分
资金单据：汇票、本票、支票
商业单据：商业发票、装箱单等
货运单据：海运提单、空运单、多式联运单等
保险单据：保险单、预保单、保险证明等
官方单据：产地证、商检证、许可证等
附属单据：受益人证明、装运通知、有关运输方面的证明等
四、单证工作的基本要求
1．单据制作的要求
正确、完整、及时、简明和整洁
2．单据协调的要求
单同相符、单货相符、单证相符、单单相符这16字是企业单据工作的协调准则。
外贸单证工作人员的素质要求
单证员：在对外贸易业务中，根据销售合约和信用证条款缮制、出具对外贸易结算单据和证书，提交银行办理议付手续，或委托银行收款的人员素质要求包括：
1．政治思想和职业道德
2．专业知识
3．工作能力
五、外贸单证工作的发展
1．标准化
(1)格式趋向标准化：减少重复制作及审核，提高效率
(2)推广使用国际标准代号和代码
①唛头代码：收货人简称、目的地、参考号、件号
②两个英文字母的国家和地区代码：US、GE、JP
③三个英文字母组成的货币代码：CNY、HKD、EUR
④地名代码：伦敦GBLON、纽约USNYC
⑤用数字表示的日期代码：02-10-03
2．电子化
运用计算机技术、电子数据交换技术、网络技术、外贸软件等现代信息技术进行外贸单证处理，提高准确度和效率。如：FAX、TELEX （SWIFT） 、 EDI等。