正式到港通知[Notice 0f Exact Time 0f Arrival]船舶到达港口确切时间的通知。国际航行船舶在到达港口前，船长用电报通知港口船代理船舶确切抵港日期，以便代理人安排船舶进港、靠泊等事宜。
在港作业情况记录[Records of Operation in Harbour]船代理自船舶到达长江口抛锚时起，详细记载船舶进港、在港及离港所发生的一切情况。其中包括引水上船，进港联检，船舱检验，卸、装通知书的提出与接受．靠泊、移泊记录，装卸时间及吨位，进港、离港存油等。此记录可供船东及租船人参考。
外轮在港停泊时间记录[Records of Time of Berthing Harbour]见“在港作业情况记录”。
交船证书[Delivery certificate]船东按照租船合同规定的交船时间、地点和其他要求把船交给承租人使用而递交的证书。交船证书内容有船名、船籍、船东、租方以及交船时存油、存水等。船舶所有人交船时，通常由船方、租方互相商定由谁来申请验船机构检验船舶技术状况和设备是否符合适航、适载条件。