第三节 制单的方法及要求
目前制单的方法主要有两种：一是用打字机（包括机械式打字机和电动式打字机）制作，一般放上复写纸套打，若标明“ORIGINAL”（正本）字样的为正本，标明“COPY”（副本）字样的为副本。另一种是采用电脑技术制作，预先输入有关数据，经修订较对后一次打印输出，字体大小、形状、排列可随意调整，并可打印多份，正、副本视加注何种字样而定，正本单据往往需作签署，而副本单据可不加签署。
那么，制单时需达到什么要求并注意哪些问题呢？
《UCP500》第14条这样规定：“如果单据表面上与信用证不符，银行可拒收单据”。因此，在缮制单据中，必须做到三个“一致”，即“单货一致”、“单单一致”、和“单证一致”。也就是说：要确保单据与货物相一致、单据与信用证相一致和单据与单据相一致。具体应注意如下几个问题：
1、函头名称要一致
即各单据位于顶部（或上方）的名称要与信用证规定一致。譬如，信用证要求提交“COMMERCIAL INVOICE”，则需在原印定的“INVOICE”前加上“COMMERCIAL”一词；又如，信用证规定提交“CERTIFICATE OF QUALITY”，就不可以“QUALITY CERTIFICATE”代替，尽管两者意思一样。
2、货物描述要一致
即各单据上的货物描述内容要与信用证规定一致，且各单据的货名要相互一致。特别是发票的货物描述要比信用证规定的更详细、更具体，而不可简略，而其它单据则可使用统称，相对简略一些。譬如，信用证规定货名为“FROZEN CRAB MEAT”，则发票不可仅打“CRAB MEAT”而漏掉“FROZEN”一词。
3、计算单位要一致
即各单据使用的货物计量单位名称要与信用证规定一致。譬如，来证要求以“M/T”（公吨）为计量单位，则需把某些单据印就的“KGS”（公斤）换算成“M/T”，反之亦然。
4、唛头（标记）要一致
即各单据上显示的唛头（标记）要与信用证规定一致，且各单据之间的唛头（标记）也应保持相同。譬如，来证要求唛头为“MOUNT ELEPHANT BRAND”，则单据均应照打不误。
5、出单日期要合理
即各单据上的开出日期不仅要符合信用证规定，而且应合乎情理。譬如，汇票的出票日要在信用证规定的期限内，且不应早于各单据的开出日期，保单的投保日期也不得迟于提单日期，产地证、检验证日期应早于或等于提单日期，而提单日期则需符合信用证规定的装运期。
6、货币金额要相符
即各单据（主要指汇票、发票和保单）所用货币符号及金融大小要符合信用证规定，且各单据之间要对应和匹配。譬如，来证要求以“USD”（美元）表示货值，则无论汇票、发票还是保单都要以该货币来表示，不可用“HKD”（港币）或“￥”（人民币）等其它货币替代。又比如来证金额为“USD10，000。00”，且无增减金额条款，则汇票金额不能超出该数值，保单金额可按来证规定的CIF发票全值加成10%投保，切不可随意增大或减小。
7、抬头人（收件人）名要相符
即各单据上的收受人名称要符合信用证的具体规定和要求。譬如，发票的抬头人一般 为信用证的申
请人，而提单的抬头人有时是申请人，有时是另一收货人（通常为最终买主），或者作成“TO ORDER OF XX BANK”（凭XX银行指示）等。中性单据（NEUTRAL DOCUMENTS）需在抬头人一栏注明“TO WHOM IT MAY CONCERN”（致各有关方面）。
8、出单人（签发人）名要相符
即各单据上显示的出单人或签发人名称、地址要符合信用证的有关规定。譬如，汇票、发票、装箱单、函抄和电抄通常由受益人（出口商）出具和签署（包括打上名称、地址及签字），而提单、保险单、检验证和产地证分别由运输公司、保险公司和商检局（或贸促会）出具和签署。（实务中，有些由受益人代出具而由有关当局加签确认）。中性单据不必签署（指免去出单人名称及签字）。
9、单据份数要相符
即各单据的开出份数要符合信用证的规定，且需分清正、副本。譬如，来证要求提交“FULL SET OF CLEAN ‘ON BOARD’ OCEAN BILLS OF LADING” （全套洁净已装船海运提单），则应在提单上标明正本份数，且在每份上加注相应序号（如1/3、2/3、3/3）。又如，来证要求“PACKING LIST IN TRIPLICATE ”，则表示需提交正本装箱单一式叁份。
10、其它内容的相符
除上述项目外，还需注意单据的某些细节内容要符合信用证的特殊规定和要求，且力求使各单据之间保持一致。诸如，各单据应按来证要求或实际情况分别标明有关编号或号码（如汇票号、发票号、提单号、保单号、产地证号、检验证号、信用证号、合同号、许可证号和关税号等），还有装、卸货港（包括收货地、目的地）、运输方式（包括船名、车号）运输路线、使用文字也要一致；此外，单据中的品名、规格、包装细节、分批装运、转运、溢、短装、费用项目以及签字、盖章等等均需符合信用证的具体规定。
总而言之，缮制出口单据是一项十分艰辛、繁杂，且技术性较强的重要工作，需要以认真、科学的态度去对待。但只要肯下功夫，不断学习和探索，一定能学有所成，并得心应手。