（一）制单依据
制作和审核出口单据的主要依据是买卖合同、信用证、有关商品的原始资料和国际惯例、国内管理规定等。在实践中，要注意以下几个方面：
买卖合同是制单和审单的首要依据，从商品名称、规格、数量、价格条件以至运输方式、支付方式等均应符合买卖合同的规定，另外，贸易对方来函的有关内容也可使用。
在信用证支付方式的交易中，信用证取代买卖合同而成为主要的制作单据的依据，因为银行的付款原则是“只凭信用证而不问合同”，各种单据必须完全符合信用证的规定，。银行才承担付款的责任，如果信用证的条款与买卖合同互相矛盾，要么修改信用证，以求得“证单一致”。否则应以信用证为准才能达到安全收汇的目的。
有关商品的原始资料，一般由生产单位提供的交货单和货物出厂装箱单等单据，显示货物具体的数量、重量、规格、尺码等。
此外，国际贸易中有关的国际惯例，如国际商会的《UCP 500》，以及第522号出版物《托收统一规则》和第560号出版物〈INCOTERMS 2000》等文件，也是正确处理一些单证问题的依据。
（二）制单步骤
1、了解合同、交货单、信用证等信息，先制作发票。有的企业先制作货物明细单或货物出仓单，再填制发票。
2、以发票为基础，根据合同、交货单、信用证、贸易对方来函等，制作包装单据、托运单、报检单、报关单、投保单、产地证、（被动配额）许可证等。
3、如果需要时，制作出口商证明、装船通知、船公司证明、汇票等，分别将单据交有关方。
（三）制单的工作方式
1、掌握必要的资料和数据：例如缮制装箱单或重量单，先要取得供货单位或加工仓库提供的商品包装资料；缮制商业发票，必须综合装箱单／重量单内容并参照信用证或合同条款。缺乏基础资料就无法进行制单工作，因此及时收齐各项基础资料是制单工作的前提。
2、资料齐备后必须经过核对，例如装运数量与信用证规定出运的数量是否相符，商品的品质、规格、包装是否符合信用证，制单前还有许多计算工作需要完成，例如商品的数量、重量、尺码以及总价等，某些商品根据行业习惯或客户需要还要提供具体的细码单要求，逐码核对和计算累积数量，也是非常重要的。
3、出口单证一般以发票、装箱单为基础单据，发票是一切单据的中心，一般先缮制发票，然后按发票内容分别缮制海关发票、产地证、投保单等单证。报运需用的托运单、报关单等按正常的操作程序也是参照发票内容缮制的。