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构成は「结？承？転？提」即効上达法 ～书く前
2007年5月11日 金曜日 日経ビジネス アソシエ
教养 ビジネス文书 结论 个条书き
ビジネス文书の良し悪しは、书き始める前に决まる。
忙しい相手にきちんと読み取ってもらうには「构成」が胜负だ。
どういう顺序で书くか悩んだ时に、必ず役に立つ形式を教えよう。
何からどういう顺番で书けば、うまく相手に伝えることができるのか――.
报告书でもメールでも、いざ文章を书こうとすると、必ず「构成」の问题に突き当たる。悩んでいるうちに、どんどん时间が过ぎ、文书1枚に1日がかり…などということはないだろうか。
何も难しく考える必要はない。文书コンサルタントの小川悟さんによれば、ビジネス文书の构成の基本形は「结？承？転？提」。结论を最初に书き、提案で缔めることを意识して书けばいい。悩んだ时には、迷わずこの构成を采用しよう。大概の文书はすっきりまとめられるはずだ。
「文章は“起承転结”と言われますが、ビジネス文书は违います。ビジネスのコミュニケーションは、まず结论ありき。続いて、提案や対案が求められることが多いでしょう？文章もその形式が好ましいのです」
メールなどの短めの文章なら、结承転提の各パートをそれぞれ1段落でまとめ、全体を4段落で书き上げるのがベストだ。1つの段落が长くなるのは、当然ながらご法度だ。文章が长いと読み手に负担感を与える。次の段落に移る时は、改行するだけでなく、1行分间隔を空けると、なお良い。「见た目に白い部分が多いとすっきりとして、それだけで相手に読みやすい文章だと思わせることができます」（小川さん）
结承転提をそれぞれ1段落に
■结ぶ
最初に结论を述べる。书き出しの１文で趣旨を伝えるのがベスト。
（例） 「A社との契约の件は、不成立になりました」
■承ける
2番目に、结论に至った背景や経纬を书く。
（例） 「不成立の理由は、B社と既に契约を结んでおり、両立は难しいからという、先方の都合です」
■転じる
「承」で述べた背景や経纬についてさらに详しく掘り下げる。
（例） 「B社となぜ契约を结んだかというと、特に○○が充実しており、纳得のいくものであったから、とのことです」
■提案する
最後に、当面の対策について书く。
（例） 「○○の点について、当社の顾客にとって过不足がないかを再検讨し、さらに営业活动を强化したいと考えます」
困った时には个条书き
何とか构成を固めたものの、うまく书こうとするあまり、キーボードを打つ手が止まってしまうこともある。そうなりやすい人は、书き始める前から「个条书きにすればいい」と意识しよう。
个条书きは、书いているうちに自分の言いたいことが整理されて、次の説明も浮かびやすくなる。见た目の印象も、すっきりとする。だから外资系企业などでは、个条书きが好まれる。
一言では説明しにくい重要事项を书こうとして、文章がだらだらと长く続きそうになったら、思い切って个条书きにする。そう割り切ってしまえば、文章を书くスピードは格段に上がるだろう。
个条书きを効果的に使う