1．E-mail邀请的写作注意事项
在主题行写清会议名称、地点和时间，例如：
Subject：Sales Meeting Beijing 11 July 2007；
在称呼后直接点明召开会议的原由，例如：
We need to finalize the next product launch.
提出会议召开时间的建议，例如：
We should have a meeting before the Shanghai fair in July. How about June 21?
给对方一个选择时间的机会，例如：
If the date mentioned isn't possible for you, please Suggest an alternative in that week.
2．电话邀请的注意事项
在打电话之前要充分准备，不仅要交代清楚会议的时间、地点和目的，还要考虑好礼节性问候和一些寒暄，最好用英语写下笔记。
询问对方是否有意开会，例如：
Could we schedule a time to meet next week?
建议会议时间，例如：
How about sometime after lunch?
确认开会日期和时间，例如：
See you on Monday at 7.