一、 用户背景
中海集团物流有限公司(简称中海物流)是中国海运(集团)总公司直属的专业从事综合物流的国有大型企业，是我国大型综合物流企业之一。
中海物流成立于1998年3月，现有注册资金47080万元人民币，总部位于上海。在全国设有北方、华北、山东、华东、福建、华南、海南区域公司和中西部八大区域公司，100多个服务网点覆盖国内主要大中城市，管理超过30万平米仓库和2000余辆各种货运车辆。
依托中国海运的资源优势，中海物流以优质的服务和完善的信息、运输网络作支撑，构建了立足沿海、辐射全国、连接全球的物流供应链，可为客户提供全套物流解决方案和一体化的物流服务。
二、 信息化动因及目标
在未使用协同OA系统之前公司员工主要通过发送邮件形式进行日常工作的交流，日益体现了邮件的弊端，工作的互通性比较差，反馈和跟踪很不方便;而且邮件限于两者之间的沟通，无法实现多部门跨区域的工作协调和沟通，对于工作情况的归档和查找也不方便。工作中的每一个事件没有一个规范的流程和操作体系，对于事前安排、事中监督、事后反馈都很难进行，执行力较弱，权责不够明确。
在公司的知识信息管理体系上没有一定的规则，知识文档分散在各个部门、各个职员的电脑上，文档分类归档不明晰、管理混乱，对于公司ISO规范管理形成一定的障碍;而且跨分公司、跨部门之间没有知识共享、传播的平台，不便于公司系统化管理。
中海物流充分认识到在网络时代里，企业的管理重点已从物流、资金流逐渐向信息流跨越，信息流更多地体现为电子文档，它的交互性能有效改善办公的效率，而“办公”实际上又是通过企业内部人与人、人与部门、部门之间信息的收集、组织、共享、传播等行为的协调来实现企业整体目标的过程。
于是，中海物流的协同办公OA系统建设主要从上述两方面着手，主要梳理和规范公司的电子化管理流程，构建可共享的员工知识库，为大家建立统一的执行标准和企业文化。
中海物流的信息化总体目标：
构建一个切合本企业现状和长远发展需要的信息化平台，进一步提高集团办公效率，优化管理质量，降低运营成本，同国际规范化、标准化的管理模式接轨，提高服务水平及响应速度，在日趋激烈的竞争环境下保持和提高企业的竞争力;通过集团公司的信息化平台建设，促进下属子公司转变运营观念，正视市场竞争，并进行信息化改革。
(1) 集团公司知识的协同共享、利用和创新
集团公司部门繁多，人员较多，如何有效的管理和利用公司内部的显性，最重要的是公司员工头脑中的隐性知识是建立一个学习增长型组织的关键因素。泛微企业集团协同管理中的e-Doc提供了全面知识管理的框架，允许企业在任何地点和时间张贴、存储和创建文档并共享信息。结合企业信息门户EIP，通过角色设置和权限控制使不同职位的人员看到不同的文档信息。公司的每位员工都在自己的门户中积累知识，并与大家共享自己在各方面的经验和知识。
(2) 搭建一个电子化的运行企业
中海集团物流有限公司由于企业规模庞大，部门设置比较多。管理结构比较复杂。企业内部的各项事务性审批流程比较多，在企业管理型企业运作过程中，经常牵涉到相互的信息沟通与交流。依靠原由的邮件、电话以及人员的传递已经完全不适应现在的管理节奏，企业的运作效率也相对降低。
(3) 协同的项目管理:项目立项、审核、执行、结束全程监控
项目是具有明确周期的一次性任务，项目进行的过程中涉及到项目人员、项目进度控制、项目成本控制等关键性因素。泛微企业集团协同管理的e-Project结合e-HRM和e-Workflow可完成对项目人员的任务分配及任务到达通知，项目经理登陆自己的门户可查看项目的人力、进度、财务等信息，分析相关因素及时作出调整，实现了项目从立项、审核、执行、结束的全程调控。
(4) 集团数据中心动态提取下属子公司各项数据
泛微企业集团协同管理解决方案的集团数据中心包括五大功能模块：输入报表管理、报表条件管理、输出报表管理、报表数据录入、报表录入监控。下属公司可通过相应的接口递交及查看总部要求上传的数据，总部可实时汇总下属公司财务、生产、销售、人事、成本、收益等方面的数据，并利用"集团数据中心"提供报表分析工具来对下属公司的营运生成各种报表协助集团管理者作出分析和决策。
三、 关键需求
目前，中海物流的组织机构、人员层次、办公环境及业务系统比较复杂，缺乏一个统一的信息获取、发布和共享的平台，存在着信息滞后、多途径、不一致的现象，影响了全集团的运作效率，尤其是影响了领导层的决策和中海物流的响应能力。
为系统地推进管理工作的制度化、规范化和高效化，发挥集团整体优势，实现快速市场反应，迫切需要建设一个高效、开放的知识共享和信息交互的统一信息平台。
(1)、中海集团物流有限公司特点分析
1、地域分布广泛。本公司下属企业分布于上海、杭州，深圳等地管理上存在一定的时间与空间的限制。
2、各服务网点、子公司与集团之间的紧密程度不同，对信息开放程度要求也不同;
3、员工的计算机应用水平参差不齐;
4、集团公司作为管理决策者，有大量的公文及数据材料向下传达，同时又需要收集统计各个子公司的各种报表和数据材料;
(2)、从集团的管理角度分析
1、加强对下属公司的管理力度。
通过建设集团化的管理平台，将所有的信息都汇总在整个集团信息平台上，从财务、人员、项目等各个角度实现对下属企业的运行监督与管理。
2、建设知识型的中海集团物流有限公司。
对于知识时代的企业，其终极目标当然是要成为知识使能型企业。人们借助知识挖掘、知识推理、决策支持等技术更好地完成日常工作;企业也将通过不间断地学习来培育和创新知识。最终，企业不仅在战略思维、运营效率、以及服务质量等方面得到大大改善加强集团项目的力度。
四、 解决方案
(一)建立协作与信息共享社区
(1)建立中海集团物流有限公司信息中心
作为一个大型的集团化企业，每天都会产生大量的信息需要传递到各个子公司或各个部门，而泛微的e-cology新闻中心功能可以建立各个企业的新闻管理中心，通过集团信息中心将中海集团物流有限公司所有的下属以及关联企业紧密的结合在一起，互通信息。新闻中心的维护由各个部分已经各个子公司来负责，不需要总部参与编辑，真正实现各个分布之间的信息横向沟通。
(2)BBS：
在协作社区中可以实现对从点到面的沟通，实现集团内部的协作。在知识管理的功能中，只需要创建一个讨论的主题，所有的人都可以进行回复。在主题的创建过程中，可以实现讨论范围的设置以及讨论主题的相关参考因素。
(3)内部内部电子刊物
系统需要自动产生相应的电子月刊，替代传统的纸质月刊。在成本上做了非常大的节省。同时，月刊的维护工作相应的降低，有原本专业的部门负责转为可以由集团公司所有的员工都可以参与月刊的制作，形成真正有意义的月刊。同时月刊可以通过与email系统以及网盏的挂接，直接可以发布在外部网站上。
(二)知识管理
根据中海集团物流有限公司下属企业的业务不同，建立分类的企业知识库，形成企业的知识地图，将人员、流程和业务知识紧密集成在一起。知识库在文档分类、文档属性定义等方面有比较强的功能。
中海物流知识文档管理模块(e-Docs)是架构在整个泛微协同商务系统(e-cology)的信息和知识管理。它提供了全面知识管理的框架，允许企业在任何地点和时间张贴、存储和创建文档并共享信息。所有的文档都可以经由Web浏览器找到并获得。并将不同等级的文档赋予不同权限的人。更重要的是为每个员工提供一个个性化的知识信息门户，在这个个性化的门户中，员工只能找到与他职位和权限相关的知识，并且每一个员工在自己的门户中积累知识，并与大家共享自己在各方面的经验和知识。
知识文档管理模块(e-Docs)使得内部和外部的交流更加容易，通过知识文档管理模块(e-Docs)企业可以建立集团级网站，分(子)公司级网站、内部各部门的网站、为不同用户组建立不同门户，并可以为我们的客户，我们的代理商，分销商和供应商建立他们的门户。这种用户友好性和柔性的结合使得这个模块适合于任何大小类型组织和企业。
与普通的文档管理不同，由于e-cology按照企业信息网状体系设计，在中海集团物流有限公司知识管理系统中，用户获得的不仅仅是文档的创建者和内容这样的信息。中海集团物流有限公司知识管理系统将所有与文档相关的实体集成起来。例如读取一份合同，可以了解到所有与之相关的信息，包括合同关联的客户、项目、交易情况、相关工作流等。并且可以层层深入地追溯了解最详细的信息。中海集团物流有限公司知识管理系统与其他模块的协同使得所有的文档信息都不是孤立的。
(三)流程审批中心
中海集团物流有限公司的工作流类型主要是三个方面的内容，泛微也将按照两个方面的内容建设中海集团物流有限公司的内部审批流程：
单纯的企业行政管理上的流程：主要表现在综合人事类的如收发文管理、档案方面的流程、人事方面
的调动、招聘、培训方面的流程。此类流程注重这个过程本身，而不是流程结束之后的数据结果而且与业务系统没有必然的联系。因此，泛微针对此类流程非常灵活的流程设置，具有平行会签、二次加签、传阅、流程的重定义等。完善这个流程的过程管理
作为企业的核心的流程：此类流程是有企业业务过程的各个环节有关，因此，流程的关联性就很强了。例如，当中海集团物流有限公司市场管理一旦签定合同，那他就会触发其他相关的采购、设计、与质量等。因此，泛微加强了流程的关联性与数据的连续性。无形中也需要加强各个部门之间的协同工作，通过工作的流程让相关的部门与人围绕项目或业务展开。
泛微的工作流是如何实现的?泛微在流程定义的时候就可以建立流程与哪些功能或信息有关，与哪些流程有关联。例如当你找到一个项目的时候，与这个项目有关的合同的审批流程、与这个项目的设计研发过程中的审批流程、与这个项目有的采购的流程都可以被迅速的找出。而且所有这些与项目有关的数据都是最后归结到这个项目上去。
作为辅助或支撑核心流程的流程：这类流程兼顾有以上两类流程的特色。
主要应用分布：
报告管理：通过电子化的流程，轻松提交与审核各项业务报告;
出差管理：将各项出差申请通过电子化的流转，并统计月、周日、甚至年的出差情况汇总;
费用报销管理：通过流程，对公司的各项费用进行有效的分摊与统计，从各个角度分析公司的各项费用支出;
请假审批：用户可新增请假单，填写好相应的信息，选择适当的流程后，即可将请假单提交给流程处理人员进行处理。审批通过后，系统根据请假流程中的设置，自动通知请假单提交者以及相关人员;
采购流程：在采购申请中，可以选择所需采购的物品、输入采购单的其他信息，完成采购单的填写。然后用户可以选择一个合适的采购流程，并按照该流程的每一个节点设置，将采购单提交给相关的处理人员/角色/部门进行处理;
签报管理：在签报流程中起草报告，领导可以在流程中输入相应的审批意见，完成审核之后可以嵌入电子图章;
借款审批：在借款申请中，可以输入相应的借款金额以及理由，同时会将借款金额反映到费用管理中;
付款审批管理：在付款申请中，可以选择相关的客户名称以及付款类型，在收付款管理中进行付款的统计;
总结与计划管理：在总结与计划管理功能中，起草年度、季度、月度甚至周的工作计划与总结，领导可以为这些计划打分、同时进行汇总。
五、 应用成果
中海集团物流非常重视信息系统建设。自1999年开始，中海集团物流大力推进企业信息化的建设工作。中海集团物流信息系统的最大特点是一个实行高效的网络化管理的信息系统。借助于电子管理信息平台，通过数据交换系统及Internet技术将公司总部与全国八大区域公司管理总部、所属各配送中心以及各网点营运中心联结成一个高效的物流信息管理网络，便于公司内部统一管理。
目前，中海集团的协同办公OA系统已经很好的实现了初期设想的目标，建立了公司统一的电子化管控体系和知识管理体系，为公司建立了一个良好的电子化、标准化、制度化办公环境，也使企业员工在虚拟的电子化运营组织中形成了共同的办事风格和企业文化，为企业全体员工在工作中实现高效、协作创造了便利条件，目前，中海物流的协同办公OA系统已经成为公司的核心竞争力之一。