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选定招标机构，签订招标委托
经过救灾物资采购部门进一步考察，协调小组研究后，确定××招标中心为招标代理机构。××部门与招标机构签订《政府采购招标委托协议书》，《协议书》一式三份，财政部门、××部门、招标机构各一份，明确规定了甲乙双方的权利、职责、义务。
点评：在选定政府采购代理机构、签订招标委托协议及备案方面完全符合财政部有关文件的要求。
拟定工作计划
招标机构接受招标委托后，立即为本次招标拟定了详尽的工作计划，并报协调小组审批。
工作计划中确定了工作原则、招标工作程序和进程安排、评标委员会成员、招标工作组成员分工以及评标原则、保密守则。
点评：详尽的工作计划确保了本次招标工作的顺利进行。但在时间安排上，为照顾救灾帐篷采购时间紧的特殊要求，将发公告到投标截止时间定为15天，与文件规定不少于20天的要求不相符。对于帐篷采购，技术要求和投标内容较为简洁，虽然投标准备时间短，但能满足招标采购的实质性要求。然而从严格执法的角度看，应尽是避免特殊操作，从整体采购计划上，使招标采购周期充裕，以进一步增强招标的规范性和权威性。
编制招标文件
按工作计划中的进程安排，招标中心开始编制招标文件。在招标文件编制过程中，招标中心针对项目特点，利用多年积累的招标经验，提出了一些建议，频繁与××部门协商，重大问题及时请示财政部门，保证了招标文件的完善、权威。为适应招标标的必须有详细技术要求和验收标准的特点，××部门组织有关专家制定了统一的技术标准，把救灾帐篷的采购和管理工作提高到一个新的水平。招标文件定稿前，招标机构征求了有关方面专家的意见，并送××部门审核定稿。 点评：招标文件是项目采购的依据，具有法律性，且是经济合同的基础和有效组成部分。招标文件内容完整、表述确切，具备规范性、非排斥性和法律性，是符合《招标投标管理暂行办法》和《合同监督暂行办法》的，且鉴于投标厂家多，多数未参加过投标，在招标文件中突出强调了投标注意事项，提高了招标的规范性和严肃性。在招标文件中对投标报价和授标方式因地制宜地做出规定，采取按数量级分包投标报价方式，以避免中标厂商过于集中，保证20000项帐篷近期交货。这种分包投标采购方式，既满足了投标需要，使采购合同经济合理，又对各厂家中标产品质量起到互相制约的作用，是一条好的经验。
发布招标公告和投标邀请
招标机构分别在《经济日报》、《中国财经报》、《中国招标》和《社会报》上发布了“政府采购招标公告”，并根据有关部门掌握的帐篷生产企业的情况，将投标邀请传真给60多家潜在投标厂商，保证了招标的充分公开性。
点评：招标公告除未按公布评标办法和时间不足20日外，在发布媒体和内容等方面完全符合《招标投标管理暂行办法》的要求。
招标方式直接体现采购的公开程度。本项目操作中，本着对政府采购救灾物资极其负责的态度，广泛传播招标信息，使投标的热潮空前高涨。85家企业购买了招标文件。充分落实了“公开、透明”的招标原则要求。
发售招标文件
经协调小组审定，在招标公告同时开始发售招标文件。6月8日通过传真形式对所有购买招标文件的厂商发布了招标文件的更正和说明。
点评：面对85家没有投标经验的企业，招标机构的工作人员回答了大量的投标咨询，拒绝了所有的请客送礼等。招标中心人员保持传统、严守纪律，既热情耐心地解答各种问题，又杜绝各种不利于招标的行为，打消了一些投标企业的顾虑和某些想利用不正当手段竞争的心理，让投标实力真正体现于投标文件中，保证了“公平、廉洁”的原则真正贯彻于招标过程中。