一、申办国际商事证明的当事人(下称申请人)是中华人民共和国境内外法人、自然人或其他经济组织。
二、国际商事证明的用途：
1、海关通关；
2、银行结汇；
3、在进口国取得生产及销售许可；
4、知识产权在进口国获得保护；
5、开展对外经济贸易活动，在域外设立机构，投标承接工程；
6、解决商事纠纷等等。
三、证明事项包括：
1、有关文书、单证上的签字或签章属实；
2、有关文书、单证上的印章属实；
3、有关文件的副本、影印件与原本相符；
4、有关文件的抄本或节录与原文或原本的相应部分相符；
5、有关文件的外文译本与原本相符；
6、对所申办事实的真实性进行证明。
四、证明文件的类型：
◆ 形式性证明：
1、各类合同或与合同相关的文书，如售货确认书、承包合同、租赁合同、技术转让合同等；自然人、法人或其他经济组织主体资格或主体资格变更文书，如营业执照、公司章程、公司简介等；
2、委托书、代理书或授权书；
3、公司创立大会、股东大会、董事会、监事会决议证明；
4、国家相关机构出具的证明，如企业进出口经营权批准证书、农药注册证明、药品生产企业许可证书、卫生许可证书、检验证明、自由销售证明、纺织品许可证书等；
5、属于国家行政职能部门出具的用于结汇的商业单证；
6、要求单独认证（不需要出具原产地证明书的），或注有复杂证明文句（如限制性条款、承诺性条款）的商业发票；
7、已过结汇有效期的商业单证；
8、提单、仓单、运费发票的更改通知或证明；
9、受益方、出口方或生产厂家自行出具的各类声明或证明（商品数量及重量证明除外）、价格单、报价单、形式发票；
10、资信证明，如验资报告、审计报告、银行资信证明、资产负债表、公司损益表等；业务函电；
11、商标、专利或其他知识产权注册文件、续展文件、转让文件或许可文件；
12、其他需要出具证明书的文书、单证。
◆ 事实性证明：
1、不可抗力事件；
2、其他与国际商事证明有关的事件或无争议的客观事实，如证明企业名称、法人代表、公司地址，或出口方所在地无某国使领馆等客观事实。
五、申办证明的文件必须具备以下要求：
1、内容真实、有效、合法；
2、文面清洁、字迹清楚；
3、文件须中英文对照；
4、文件签发单位的印章清晰，文件签署人签名工整，印章及签名必须先经贸促会备案。
六、申请人申办国际商事证明时应提供及填写下列材料：
1、办理国际商事证明申请表；
2、申请函；
3、企业营业执照副本（必须在有效期内并经工商部门当年年检）；
4、证明文件的中英文本一式两份（文件加盖公司在贸促会备案的中英文印章）；
5、签证机构认为必要的其他证明文件，如认证发票时必须提供合同或信用证，认证文件影印件与原件相符时必须提供文件原件，认证文件中出现商标时必须提供商标注册证和使用授权书等等。
七、受理商事证明申请时，经办人对申请人提供的有关文件及证明事项进行审核，对申请人提供的材料认为不完备或有疑问时，有权要求申请人做必要的补充或进行查证。违法的文件，不予办理。
八、证明书在两个工作日内完成。