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第五章 商务单据的种类和作用
第一节 商业发票
1、 商业发票:是出口商签发的对出口货物的发货价目清单,是货物的总说明。
2、 发票作用:
(1) 出口货物总说明
(2) 商务单据中的基础性单据,制作报关单、报检单、保单都以其为基础;
(3) 报关、报检的必备单据;
(4) 外汇核销的必备单据;
(5) 进出口商记账核算的依据
3、发票制作:
(1) 发票由出口企业自行缮制,没有统一的格式,但基本内容如发票名称、进口商、出口商、出口货物名称、单价、总价、数量、唛头、出票时间地点、运输方式及线路等是必须具备的,此外,还可以增加诸多如证实语句、关联参考号等事项。
(2) 发票名称写成COMMERCIAL INVOICE、INVOICE还是CERTIFIED INVOICE、DETAILED INVOICE,信用证项下,必须严格按照信用证的要求来;如果是CERTIFIED INVOICE,则必须有证实语句并签署;注意不能出现PROFORMA INVOICE或者PROVISIONAL INVOICE的字样。
(3) 发票中,出票人常用ISSUER、SHIPPER、CONSIGNOR、SELLER、EXPORTOR等引导。在信用证项下,必须从名称到地址、联系方式要与其中的受益人保持绝对的一致,哪怕信用证是错误的,也必须保持一致;托收或者汇付项下,写成出口人即可;
切忌:出票人不能是出口公司下的某个部门,如果是信用证贸易,则非常容易被拒付。
(4) 出票日期可以肯定的是不能晚于报检单、报关单、保险单的日期,当然更不能晚于装运日,毕竟只有报关后才能装船发运;
发票的号码由外贸公司自己制作。
(5) 发票的关联文号:如果是几个合同货物同一批次出口,则在缮制发票的时候要写上所有的合同号;信用证项下出口,信用证号码必须在发票中体现,而合同号原则上写上,不写也可,开证行或付款行不能因为不写合同号即拒付。
(6) 发票的抬头即受票人:在发票中常用TO、MESSRS、BUYER、CONSIGNEE、IMPORTOR等引导。信用证项下是开征申请人,书写时要照抄信用证,地址书写上有出入不能作为拒付的理由;
(7) 发票的运输路线:信用证项下,出口的装货港口经常是笼统表达的,比如CHINA MAIN PORT,则制作发票时,必须写成具体的装货港口,照抄CHINA MAIN PORT只能说明一点,缺心眼,呵呵,别扣钱都不知道为什么扣的,这就彻底没救了。
(8) 发票的货物描述部分:结合实际出口货物,照抄合同尤其信用证的货物描述,不要以为《UCP600》说了可以用统称然后自己就用统称,擅自改动是单据经常被拒付的主要原因之一;进一步说,信用证货物描述哪怕是用的火星文,发票中也必须用火星文来写货物名称;有些人心非常好、做事非常仔细,在缮制发票的时候经常把赠送的样品名称写上,祝贺这些好心人,你有机会被扣钱了,这是信用证项下的一个大忌;刚才写了结合实际出口货物,照抄合同尤其信用证的货物描述,要注意其含义,如果合同或者信用证下货物是五种,而你出口了四种,就不要把五种货物的名称都抄上;
《UCP600》项下,货物描述中允许字母出错,但不能货物名称写成不搭界的另一种货物,开证行或者付款行是不能以字母出错拒付的。
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