出口退税是一种国际惯例，是一个国家或地区对已报送离境的部分出口货物，由税务机关将其在出口前的生产和流通的各环节已经缴纳的国内增值税或消费税等间接税税款退还给出口企业的一项税收制度。从2006年1月1日起，各地统一启用新的《出口货物退（免）税申报表》（新表增加了申报人申明“此表各栏目填报内容是真实、合法的，与实际出口货物情况相符。此次申报的出口业务不属于‘四自三不见’等违背正常出口经营程序的出口业务，否则，本企业愿承担由此产生的相关责任”的内容），同年6月1日起，为推进贸易便利化、提高政府管理部门的工作效率、简化出口企业的申报手续、减少出口企业的申报凭证、降低企业出口退税成本，北京地区全面取消延续多年的向税务部门提交纸质出口收汇核销单的做法，而代之以通过专用网络传送的、经电子签章的出口收汇核销电子数据作为审批企业出口退税的依据。退税工作由企业持证的专职或兼职的办税员负责。
一、出口退税的一般程序
1.退税资格的认定
企业在获得出口经营权和工商登记证明后，应在30日内持已办理备案登记并加盖备案登记专用章的《对外贸易经营者备案登记表》、工商营业执照及其复印件、国税税务登记证副本及其复印件、银行开户证明、一般纳税人资格证书及其复印件和海关进出口企业代码等文件，填写由主管出口退税的税务机关统一印制的《出口货物退税认定表》，到所在地主管出口退税的税务机关办理出口货物退税认定手续。
2.出口退税附送材料
出口企业在申报办理出口货物退税时，必须按照出口货物退税政策的有关规定，向税务机关附送有关退税的真实、有效的凭证，包括：出口货物报关单（出口退税专用联）、出口收汇核销单（出口退税专用联--俗称核销单“小联”）及结汇水单或远期收汇证明、增值税专用发票及专用缴款书（或完税分割单）、海关完税凭证、外销发票及销售明细帐、属于进料加工贸易的，还必须提供《进料加工手册》复印件及《进料加工贸易申请表》，属于代理出口的，还必须提供代理出口协议及《代理出口货物证明》等。
3.填报退税申报资料时的具体要求
以帐上销售的顺序逐月按同类产品归集填报一式四份的《出口退税申报表》；根据购进出口货物增值税专用发票抵扣联和专用缴款书的装订顺序，填报一式四份的《出口退税进货凭证登录表》；根据发票、报关单、收汇核销单、远期收汇证明单、代理出口证明单等，填报《出口发票、出口报关单登录表》一式四份；根据消费税出口专用缴款书，填报《出口退税进货凭证登录表》；根据每次申报报送的资料汇总填报《出口货物退税单证汇总表》。
用于申报退税的所有单证必须是合法有效，各种单证与填报的登录表、申报表等内容必须一致。
4.办理退税的几个重要时间
出口产品退税义务发生后，还需要经过单证审核、记帐、结帐、申报等一系列手续。为此，国家税务局规定，办理退税的时间可根据实际情况，经出口企业所在的税务机关批准，按月、旬、或按期办理退税。出口企业在办理出口退税时，应注意四个时限：一是“30天”（企业购货后应在开立增值税专用发票或普通发票之日起30天内办理认证手续）；二是“90天”（企业在货物报关出口之日起90天内办理出口退税申报手续）；三是“180天”（除远期收汇外，企业应在货物报关出口之日起180天内向所在地主管退税部门提供出口收汇核销单）；四是“3个月”（企业出口货物纸质退税凭证丢失或内容填写有误，按有关规定可以补办或更改的，可在申报期限内向退税部门提出延期办理出口货物退税申报的申请，经批准后，可延期3个月申报；主管出口退税业务的税务机关在年终后3个月内，应对出口企业的退税进行一次全面清算，多退的收回，少退的补足。清算后，税务机关不再受理上年的税款的退税申请）。
退税流程简示：网上申请核销单→外汇局柜台领纸单→核销单网上备案→用核销单报关→对进项发票认证→收到发票、报关单和外汇核销单→登录电子口岸网上核销交单→收汇后柜台核销→登录电子口岸网上退税交单→查阅有关单据信息是否到达退税局、在退税系统上录入进项发票、出口发票、核销单、报关单的数据、90天内收齐纸单据交退税局→到退税局查询跟踪退税金额是否已到达帐户。
二、退税申报单据的填写要求
1.退增值税使用软盘数据库申报时， 一般出口业务的增值税进货凭证的录入单证为增值税专用缴款书（增 值税专用税票），增值税发票作为辅助审核凭证随单据申报，其录入 要求如下：
企业代码（十位海关代码）、企业名称（输入企业代码后，系统自 动显示）、关联号（暂不填）、部门代码（若企业分部核算，则输已 在企业登记模块中登记的部门代码，若不分部核算，则输入空）、申 报年月（即退税所属期的概念，四位）、序号（不足4位，请前补零 ）、进货凭证号（专用税票的11位编号＋2位项号，增值税专用税票 号码在税票的右上角）、开票日期（按yy+mm+dd的格式输入）、商品 代码（企业自加商品需先在商品码维护中追加）、商品名称（系统自 动显示）、数量、单价（系统自动根据数量和计税金额计算生成）、 计税金额、法定征税税率（按百分比格式输入）、征收率（系统自动 生成）、实缴税额（系统自动计算，若与纸介质不符，经确定单据有 效，则以单所列数据为准，可人工修改）、退税率（系统自动查找该 商品代码所对应的退税率）、可退税额（系统自动生成）。其余字段 忽略不填。
2.《外贸企业出口货物退税申报明细表》的填报内容和要求。
填写依据是出口发票、收汇核销单、报关单、代理出口证明、远期收汇证明等。具体内容：
关联号（6位数字年月+2位批次+2位部门+5位流水号）；申报年月 （填出口货物申报的4位年份和两位月份）；申报批次（根据申报的 批次填报）；申报序号（按同一关联号下的记录条数系统自动产生4 位序号）；部门代码（企业若分部核算，则有次项目，否则此栏为空 ）；税种（出口数据的税种系统自动默认是V，且不能修改）；出口 发票（出口货物外销的发票号码录入）；出口日期（填报关单上‘出 口日期’或代理出口证明上的‘离境日期’）；报关单号（填写报关 单上‘9位海关编号+0+2位项号）；代理出口证明号（根据委托出口 时取得对方税务机关开具的‘代理出口货物证明’上的编号录入，录 入代理出口证明的‘证明编号+0+2位项号’）；商品代码（填报关单 所列的商品代码）；商品名称（代码录入后申报系统自动带入）；计 量单位（申报系统自动带入）；出口数量（填写报关单或代理出口证 明上所列的出口数量）；美元离岸价（按报关单或代理出口证明上所 列的‘美元离岸价’或‘总价’填写，采用其他外币应换算成美元）； 美元汇率（按出口企业财务入账汇率填写）；人民币金额（计算机自 动产生）；核销单号（按外管局统一的核销单编号填写）；远期收汇 证明（根据外贸主管部门出具的远期收汇证明的证明编号录入）
《外贸企业出口货物退税申报明细表》可以通过“外贸企业出口货物退税 申报系统”录入、打印并生成电子数据。
软盘中的其它单据的录入略。不同地区由于计算机操作系统平台 的不同，软件申报要求可能会有区别。
三、出口退税注意事项
1.企业要想出口后能尽早拿到出口退税， 不仅要早申报，还应早开发票、早认证。在相关原始退税单证及申报 资料收集、填写齐全后，必须先查询相关电子信息和进行增值税专用 发票认证后，方可办理申报，未经认证或认证不符及密文有误的增值 税专用发票不能申报出口退税。
2.不要忽略出口报关单电子数据的提 交。企业在货物报关出口后，须通过“口岸电子执法系统”的“出口 退税”子系统提交报关单电子数据，否则就会导致企业申报退税时信 息不齐、不一致而迟延退税。
3.深入、透彻、及时了解和掌握出口退 税政策。如《国家税务总局关于出口货物退税管理有关问题的补充通 知》中规定：因改制、改组以及合并、分立等原因新设立并重新办理 出口退税登记的出口企业，如原出口企业符合相关要求，经省级税务 机关批准，在申报退税时可不提供出口收汇核销单，按有关规定可采 取事后审核。也就是说，因改制、改组以及合并、分立等原因新设立 并重新办理出口退税登记的出口企业如果能充分利用此文件精神，完 全可比照原企业退税待遇退税。
4.在电子申报软件中，将进货明细及 申报退税明细逐条录入。录入时须注意：需要办税票函调的应集中在 一块申报，不能与正常的申报混在一起，影响退税；申报前应与退税 处核对是否有海关信息，无信息者不报，且录入应规范，以免撤单反 复而延误时间；远期收汇应单独申报；报关单上的品名与增值税票的 品名、商品数量、计量单位应严格一致，若有出入按微机中揭示的计 量单位录入。企业办税人员根据关单经常上退税处核对海关信息，避 免申报后因信息原因撤单，耽误时间，实际业务避免上述情况出现不 一致的做法是先报关，后开发票。
5.为了有效掌握退税单证的回收情 况，防止单证丢失，做好退税前期的单据准备工作，主管会计对主要 退税单据、退税额、发票号逐笔追单（特别是即将到达清算期限的单 证），发现问题及时处理。
6.理顺与海关、银行、外汇局和税务等有 关部门的关系，加强沟通，经常汇报在退税工作中遇到的情况，听取 退税反馈信息，从而使遇到的问题能够得到政策上的指导和具体操作 上的帮助。
7.出口企业若是委托外地报关行或航运公司代理报关和运 输，一般不要拖欠运、保费，以免核销单、关单被扣压，影响核销和 退税。
8.企业各有关部门在取得退税原始单证时要认真、细致、逐一 审核检查。例如，报关单退税联必须具有报关单号，批准文号应与所 配套核销单号一致，填写齐全正确，完整无损，并有口岸海关的验讫 章和经办人员章；核销单退税联应有核销单号、报关单号、出口情况 并盖有外管局已核销章。