2010年单证员考试辅导之整箱货货运流程与单证

　整箱货货运流程与单证
　　1) 整箱货出口货运代理业务流程与单证
　　(1) 业务流程 委托代理 → 订舱 → 提取空箱 → 货物装箱 → 整箱货交接签证 → 换取提单 → 装船
　　① 委托代理：在集装箱班轮货物运输过程中，货主一般都委托货运代理人为其办理有关的货运业务。货运代理关系的建立也是由作为委托人的货主提出委托、由作为代理人的国际货运代理企业接受委托后建立。在货主委托货运代理时，会有一份货运代理委托书。在订有长期货运代理合同时，可能会用货物明细表等单证代替委托书。
　　② 定舱：货运代理人接受委托后，应根据货主提供的有关贸易合同或信用证条款的规定，向船公司或其代理人在其所营运或代理的船只的截单期前预定舱位即定舱（Space Booking），所谓截单期就是该船接受订舱的最后日期，超过截单期如舱位尚有多余或船期因故延误等，船公司同意再次接受订舱，称为“加载”。截单期一般在预定装船日期前几天，以便报关、报检、装箱、集港、制单等项工作的进行。船期表及船公司所公布的各种航运信息是订舱配载的重要参考资料，货运代理人必须按照委托书内容要求的船期、船公司、箱型、装货交货方式等办理。在订舱时，货运代理人会填制“场站收据”联单、预配清单等单据。
　　③ 提取空箱：订舱后，货运代理人应提出使用集装箱的申请，船方会给予安排并发放集装箱设备交接单。凭设备交接单，货运代理人就可以安排提取所需的集装箱。例如在整箱货运输时，通常是由货运代理人安排集装箱卡车运输公司（实践中通常称为集卡车队）到集装箱空箱堆场领取空箱，也可以由货主自己安排提箱。无论由谁安排提箱，在领取空箱时，提箱人都应与集装箱堆场办理空箱交接手续，并填制设备交接单。
　　④ 货物装箱：整箱货的装箱工作大多是由货运代理人安排进行，并可以在货主的工厂、仓库装箱或是由货主将货物交由货运代理人的集装箱货运站装箱。当然，也可以由货主自己安排货物的装箱工作。装箱人应根据订舱清单的资料，并核对场站收据和货物装箱的情况，填制集装箱货物装箱单。
　　⑤ 整箱货交接签证：由货运代理人或发货人自行负责装箱并加封志的整箱货，通过内陆运输运至承运人的集装箱码头堆场，并由码头堆场根据订舱清单，核对场站收据和装箱单接收货物。整箱货出运前也应办妥有关出口手续。集装箱码头堆场在验收货箱后，即在场站收据上签字，并将签署的场站收据交还给货运代理人或发货人。货运代理人或发货人可以凭经签署的场站收据要求承运人签发提单。
　　⑥ 换取提单：货运代理人或发货人凭经签署的场站收据，在支付了预付运费后（在预付运费的情况下），就可以向负责集装箱运输的人或其代理人换取提单。发货人取得提单后，就可以去银行结汇。
　　⑦ 装船：集装箱码头堆场或集装箱装卸区根据接受待装的货箱情况，制定出装船计划，等船靠泊后即行装船。
　　(2) 整箱货出口货运代理业务流程图
 

　　图注：
　　①货主与货代建立货运代理关系；
　　② 货代填写托运单证，及时订舱；
　　③ 订舱后，货代将有关订舱信息通知货主或将“配舱回单”转交货主；
　　④ 货代申请用箱，取得EIR后就可以凭此到空箱堆场提取所需的集装箱；
　　⑤ 货主“自拉自送”时，先从货代处取得EIR，然后提空箱，装箱后制作CLP，并按要
　　求及时将重箱送码头堆场，即集中到港区等待装船。
　　⑥ 货代提空箱至货主指定地点装箱，制作CLP，然后将重箱“集港”；
　　⑦ 货主将货物送到货代CFS，货代提空箱，并在CFS装箱，制作CLP，然后“集港”；
　　注：⑤、⑥、⑦在实践中只选其中一种操作方式。
　　⑧ 货主委托货代代理报关、报检，办妥有关手续后将单证交货代现场；
　　⑨ 货主也可自行报关，并将单证交货代现场；
　　⑩ 货代现场将办妥手续后的单证交码头堆场配载；
　　⑩ 配载部门制定装船计划，经船公司确认后实施装船作业；
　　⑩ 实践中，在货物装船后可以取得D/R正本；
　　⑩ 货代可凭D/R正本到船方签单部门换取B/L或其他单据；
　　⑩ 货代将B/L等单据交货主。
　　注：为方便图示，用两个方框表示同一个货主。
　　(3) 整箱货主要出口货运单证
　　① 货主委托货代办理运输事宜的单证：该类单证可分为基本单证和特殊单证。基本单证即通常每批托运货物都须具备的单证，包括出口货运代理委托书、出口货物报关单、外汇核销单、商业发票、装箱单、重量单（磅码单）、规格单等。特殊单证是在基本单证以外，根据国家规定，按不同商品、按不同业务性质、不同出口地区需向有关主管机关及海关交验的单证。如出口许可证、配额许可证、商检证、动植物检疫证、卫生证明等、进料、来料加工手册、危险货物申请书、包装证、品质证、原产地证书等。在此介绍出口货运代理委托书和有关危险品单证及有关问题。
　　出口货运代理委托书（Entrusting Order For Export Goods）简称委托书。货运代理人接到委托方的委托书后，应及时加以审核，根据要求及时联系有关船公司或其代理人订舱，如某些要求无法接受或船货衔接存在问题，应迅速联系委托方征求意见，以免贻误工作。委托书详列托运各项资料和委办事项及工作要求，如装运事项、提单记载事项、运费结算事项等，是货运代理人的工作依据。
　　危险品单证及相关问题如下。
　　危险货物由于具有易爆、易燃、有毒、腐蚀、放射等危害特性，在进出口运输安排上要求较高、难度较大，托运的手续和需要的单证比一般普通货物复杂、烦琐。《国际海运危险货物规则》(International Maritime Dangerous Goods Code: IMDG Code)对海运危险货物的认定标准和程序作出了规定，且该规则(2002年版第31套修正案)自2004年1月1日起成为强制性规则。
　　第一，缮制托运单。危险货物的托运订舱必须按各类不同危险特性，分别缮制托运单办理订舱配船，以便船方根据各种不同特性的危险货物按照《国际海运危险货物规则》的隔离要求分别堆装运输，以利安全。例如一份信用证和合同中同时出运氧化剂、易燃液体和腐蚀品三种不同性质的货物，托运时必须按三种不同性质危险货物分别缮制三份托运单，切不能一份托运单同时托运三种性质互不相容的危险货物；否则，船方会将三种互不相容的危险货物装在一起，易产生化学反应，引起燃烧、爆炸，造成事故。如是集装箱运输，切忌互不相容的危险货物同装一集装箱内。
　　第二，托运时应随托运单提供中英文对照的“危险货物说明书”或“危险货物技术证明书”一式数份，显示品名、别名、分子式、性能、运输注意事项、急救措施、消防方法等内容，供港口、船舶装卸、运输危险货物时参考。
　　第三，托运时必须提交经海事局审核批准的“包装危险货物安全适运申报单”（简称：货申报），船舶代理人在配船以后凭此申报单（货申报）再向海事局办理“船舶载运危险货物申报单”（简称：船申报），港务部门必须收到海事局审核批准的船申报后才允许船舶装载危险货物。
　　第四，托运时应提交检验检疫局出具的按《国际海运危险货物规则》要求进行过各项实验结果合格的“危险货物包装容器使用证书”。该证书需经港务管理局审核盖章后方才有效，港口装卸作业区凭港务局审核盖章后的证书，同意危险货物进港并核对货物后方可验放装船。
　　第五，集装箱装载危险货物后，还需填制中英文的“集装箱装运危险货物装箱证明书”一式数份，分送港区、船方、船代和海事局。
　　第六，危险货物外包装表面必须张贴《国际海运危险货物规则》规定的危险品标志和标记，具体标志或标记图案需参阅危规的明细表；成组包装或集装箱装运危险货物时，除箱内货物张贴危险品标志和标记外，在成组包装或集装箱外部四周还需贴上与箱内货物内容相同的危险品标牌和标记。
　　第七，对美国出口或需在美国转运的危险货物，托运时应提供英文的“危险货物安全资料卡（简称MSDS）一式两份，由船代转交承运人提供美国港口备案。危险货物安全资料卡需填写：概况、危害成分、物理特征、起火和爆炸资料、健康危害资料、反应性情况、渗溢过程、特殊保护措施、特殊预防方法等九项内容。
　　第八，罐式集装箱运散装危险货物时，还须提供罐式集装箱的检验合格证书。
　　第九，对美国出运危险货物或在香港转运危险货物，还需要增加一份《国际海运危险货物规则》推荐使用的“危险货物申报单”。
　　托运人托运危险货物，应当依照有关海上危险货物运输的规定，妥善包装，作出危险品标志和标签，并将其正式名称和性质以及应当采取的预防危害措施书面通知承运人；托运人未通知或者通知有误的，承运人可以在任何时间、任何地点根据情况需要将货物卸下、销毁或者使之不能为害，而不负赔偿责任。承运人知道危险货物的性质并已同意装运的，仍然可以在该项货物对于船舶、人员或者其他货物构成实际危险时，将货物卸下、销毁或者使之不能为害，而不负赔偿责任。但是，不影响共同海损的分摊。
　　② 集装箱货物托运单（“场站收据”联单）：现代海上班轮运输以集装箱运输为主（件杂货运输占极小比重），为简化手续即以场站收据（Dock Receipt: D/R）作为集装箱货物的托运单。“场站收据”联单现在通常是由货代企业缮制送交船公司或其代理人订舱，因此托运单也就相当于订舱单。我国在1990年开始进行集装箱多式联运工业性试验，简称“集装箱工试”。该项工业性试验虽已结束，但其中的三大单证的原理一直使用至今。三大单证是：出口时使用的“场站收据”联单、进口时使用的“交货记录”联单和进出口时都要使用的“设备交接单”联单。现以在上海口岸进行的“集装箱工试”的“场站收据”联单为例，介绍其各联的设计和用途：
　　第一联 货主留底（早先托运单由货主缮制后将此联留存、故列第一联）
　　第二联 船代留底
　　第三联 运费通知（1）
　　第四联 运费通知（2）
　　第五联 装货单(Shipping Order),
　　第五联(附页) 缴纳出口货物港务申请书(由港区核算应收的港务费用)
　　第六联(浅红色) 场站收据副本大副联
　　第七联(黄色) 场站收据(dock receipt)正本
　　第八联 货代留底
　　第九联 配舱回单（1）
　　第十联 配舱回单（2）
　　第十一、十二联 白纸联（现在这两联白纸已不用）
　　以上一套十二张，船公司或其代理接受订舱后在托运单上加填船名、航次及编号（此编号俗称关单号，与该批货物的提单号基本上保持一致），并在第五联装货单上盖章，表示确认订舱，然后将二至四联留存，第五联以下全部退还货代公司。货代将第五联、五联附页、六联、七联共四联拆下，作为报关单证之用，九或十联交托运人（货主）做配舱回执，其余供内部各环节使用。

　　托运单虽有12联之多，其核心单据则为第五、六、七联。第五联是装货单，盖有船公司或其代理人的图章，是船公司发给船上负责人员和集装箱装卸作业区接受装货的指令，报关时海关查核后在此联盖放行章，船方（集装箱装卸作业区）凭此收货装船。第六联供港区在货物装船前交外轮理货公司，当货物装船时与船上大副交接。第七联场站收据俗称黄联（黄色纸张，便于辨认）在货物装上船后由船上大副签字（通常由集装箱码头堆场签章），退回船公司或其代理人，据以签发提单。
　　③ 集装箱预配清单：集装箱预配清单是船公司为集装箱管理需要而设计的一种单据，该清单格式及内容，各船公司大致相同，一般有提单号、船名、航次、货名、件数、毛重、尺码、目的港、集装箱类型、尺寸和数量、装箱地点等。货运代理人在订舱时或一批一单，或数批分行列载于一单，按订舱单内容缮制后随同订舱单据送船公司或其代理人，船公司配载后将该清单发给空箱堆存点，据此核发设备交接单及空箱之用。
　　④ 集装箱发放/设备交接单：集装箱发放/设备交接单（Equipment Interchange Receipt, EIR）是集装箱进出港区、场站时，用箱人、运箱人与管箱人或其代理人之间交接集装箱及设备的凭证，兼有发放集装箱的凭证功能，所以它既是一种交接凭证，又是一种发放凭证，对集装箱运输特别是对箱务管理起着巨大作用。在日常业务中被简称为“设备交接单”。
　　设备交接单使用时，应按照有关“设备交接单”制度规定的原则进行。设备交接单制度应严格要求做到一箱一单、箱单相符、箱单同行。用箱人、运箱人凭设备交接单进出港区、场站，到设备交接单指定的提箱地点提箱，并在规定的地点还箱。与此同时，用箱人必须在规定的日期、地点将箱子和机械设备如同交付时状态还给管箱人或其代理人，对集装箱的超期使用或租用，用箱人应支付超期使用费；对使用或租用期间发生的任何箱子及设备的灭失和损坏，用箱人应承担赔偿责任，相应费用标准也应做出明确规定。
　　在集装箱货物运输情况下，货主(或货运代理人)在向船公司或其代理人订妥舱位取得装货单后可凭其向船方领取设备交接单。设备交接单一式六联，上面三联用于出场，印有“出场OUT”字样，第一联盖有船公司或其集装箱代理人的图章，集装箱空箱堆场凭此发箱，一、二联由堆场发箱后留存，三联由提箱人（货运代理人）留存；设备交接单的下面三联是进场之用，印有“进场IN”字样，该三联是在货物装箱后送到港口作业区堆场时重箱交接之用，其一、二两联由送货人交付港区道口，其中第二联留港区，第一联转给船方据以掌握集装箱的去向，送货人（货运代理人）自留第三联作为存根。可见，在集装箱货物出口运输中，设备交接单主要是货主（或货运代理人）领取空箱出场及运送重箱装船的交接凭证。
　　设备交接单的下半部分是出场或进场检查记录，由用箱人（运箱人）及集装箱堆场/码头工作人员在双方交接空箱或重箱时验明箱体记录情况，用以分清双方责任。空箱交接标准：箱体完好、水密、不漏光、清洁、干燥、无味，箱号及装载规范清晰；特种集装箱的机械、电器装置正常。重箱交接标准：箱体完好、箱号清晰、封志完整无损，特种集装箱机械、电器装置运转正常，并符合出口文件记载要求。
　　⑤ 集装箱装箱单：集装箱装箱单(Container Load Plan，CLP)是详细记载集装箱内货物的名称，数量等内容的单据，每个载货集装箱都要制作这样的单据，它是根据已装进集装箱内的货物制作的。不论是由发货人自己装箱还是由集装箱货运站负责装箱，负责装箱的人都要制作装箱单。集装箱装箱单是详细记载每一个集装箱内所装货物详细情况的惟一单据，所以在以集装箱为单位进行运输时，是一张极其重要的单据。
　　集装箱装箱单的用途：作为发货人、集装箱货运站与集装箱码头堆场之间的货物的交接单证；作为向船方通知集装箱内所装货物的明细表；单据上所记载的货物与集装箱的总重量是计算船舶吃水差、稳性的基本数据；在卸货地点是办理集装箱保税运输的单据之一；当发生货损时，是处理索赔事故的原始单据之一；卸货港集装箱货运站安排拆箱、理箱的单据之一。
　　装箱单记载事项必须与场站收据和报关单据上的相应事项保持一致，否则会引发不良后果。例如：装货港错打与场站收据不符，港区有可能不予配装，造成退关；也可能配舱错位，以致到达卸货港时无法从错置的舱架上把集装箱卸下；又如装箱单重量或尺码与报关单或发票不符，船公司按装箱单重量或尺码缮制提单、舱单，出口单位结汇时发生单、单不一致，不能结汇，此种情况，屡见不鲜，主要原因在于发货人托运时未向仓库或工厂取得正确数据，以致数字歧异，对此，发货人应加强注意。所装货物如品种不同必须按箱子前部(Front)到箱门(Door)的先后顺序填写。
　　(4) 退关处理 货运代理人代委托单位订妥舱位并可能已办妥通关手续或者货已集港，但在装运过程中因故中止装运叫做退关（Shut Out）。发生退关后除弄清情况、分清责任外，当务之急是迅速作好善后处理。
　　① 单证处理：属于委托单位主动提出退关的，货运代理人在接到委托方通知后须尽快通知船公司或其代理人以便对方在有关单证上注销此批货物，并通知港区现场理货人员注销场站收据或装货单；另一方面货运代理人须向海关办理退关手续，将注销的报关单及相关单证（外汇核销单、出口许可证、商检证件、来料或进料登记手册等）尽早取回退还委托方。如不属于委托单位主动提出退关而由于船方、港方或海关手续不完备等各种原因造成退关的，货运代理人在办理以上单证手续前，须先通知委托方说明情况并听取处理意见。
　　② 货物处理：通关后如货物尚未进入港区，货运代理人须分别通知发货人、集卡车队、装箱点停止发货、派车及装箱；货物已经进入港区，退关后不再出运，须向港区申请，结清货物在港区的堆存费用，把货物拉出港区拆箱后送还发货人；退关后如准备该船下一航次或原船公司的其他航班随后出运，则暂留港区，待装下一航次或其他航班的船（限同一港区作业）；如换装另一船公司的船只，则因各船公司一般只接受本公司的集装箱，此种情况下，须将货物拉出港区换装集装箱后再送作业港区。
　　退关处理极为麻烦，货运代理人在处理此项工作时需要注意的是：必然抓紧时间，跟踪处理，不可延缓；对委托方提出的退关要求应采取积极配合的态度，但不宜轻率做出承诺，因为现场装船时间很紧，情况多变，往往不易控制；内外各部门、各环节之间除电话联系外，还须作书面通知，从时间界线上划清责任。
　　2) 整箱货进口货运代理业务流程与单证
　　海运进口的货运代理业务是我国货代业务中涉及面最广、线最长、量最大、货种最复杂的货代业务。完整的海运进口业务，从国外接货开始，包括安排装船、安排运输、代办保险，直至货物运到我国港口后的卸货，接运报关报验，转运等业务。
　　(1) 业务流程 货运代理人接受委托 → 卸货地订舱 → 接运工作 → 报检报关→监管转运 → 提取货物
　　① 货运代理人接受委托：货运代理人与货主双方建立的委托关系可以是长期的，也可以是就某一批货物而签订的。在建立了长期代理关系的情况下，委托人往往会把代理人写在合同的一些条款中，这样，国外发货人在履行合约有关运输部分时会直接与代理人联系，有助于提高工作效率和避免联系脱节的现象发生。
　　② 卸货地订舱：如果货物以FOB价格条件成交，货代接受收货人委托后，就负有订舱或租船的责任，并有将船名、装船期通知发货人的义务。特别是在采用特殊集装箱运输时，更应尽早预订舱位。
　　③ 接运工作：接运工作要做到及时、迅速。主要工作包括加强内部管理，做好接货准备，及时告知收货人，汇集单证，及时与港方联系；谨慎接卸。
　　④ 报检报关：根据国家有关法律、法规的规定，进口货物必须办理验放手续后，收货人才能提取货物。因此，必须及时办理有关报检、报关等手续。
　　⑤ 监管转运：进口货物入境后，一般在港口报关放行后再内运，但经收货人要求，经海关核准也可运往另一设关地点办理海关手续，称为转关运输货物，属于海关监管货物。办理转关运输的进境地申报人必须持有海关颁发的《转关登记手册》，承运转关运输货物的承运单位必须是经海关核准的运输企业，持有《转关运输准载证》，监管货物在到达地申报时，必须递交进境地海关转关关封，《转关登记手册》和《转关运输准载证》，申报必须及时，并由海关签发回执，交进境地海关。
　　⑥ 提取货物：货运代理人向货主交货有两种情况，一是象征性交货，即以单证交接，货物到港经海关验放，并在提货单上加盖海关放行章，将该提货单交给货主，即为交货完毕。二是实际性交货，即除完成报关放行外，货运代理人负责向港口装卸区办理提货，并负责将货物运至货主指定地点，交给货主，集装箱运输中的整箱货通常还需要负责空箱的还箱工作。以上两种交货，都应做好交货工作的记录。
　　(2) 整箱货进口货运代理业务流程图(如图4.5所示)
 

　　图注：
　　① 货主（收货人）与货代建立货运代理关系；
　　② 在买方安排运输的贸易合同下，货代办理Home Booking 业务，落实货单齐备即可；
　　③ 货代缮制货物清单后，向船公司办理订舱手续；
　　④ 货代通知买卖合同中的卖方（实际发货人）及装港代理人；
　　⑤ 船公司安排载货船舶抵装货港；
　　⑥ 实际发货人将货物交给船公司，货物装船后发货人取得有关运输单证；
　　⑦ 货主之间办理交易手续及单证；
　　⑧ 货代掌握船舶动态，收集、保管好有关单证；
　　注：在卖方安排运输的贸易合同下，前②至⑦项不需要。关于Home booking 见后述。
　　⑨ 货代及时办理进口货物的单证及相关手续
　　⑩ 船抵卸货港卸货，货物入库、进场；
　　⑩ 在办理了货物进口报关等手续后，就可凭提货单到现场提货，特殊情况下可在船边提货；
　　⑩ 货代安排将货物交收货人，并办理空箱回运到空箱堆场等事宜。
　　(3) 整箱货主要进口货运单证
　　① 货主委托货代办理进口货运业务单证：这些单证主要包括，进口货运代理委托书、进口订舱联系单、提单、发票、装箱单、保险单、进口许可证、机电产品进口登记表以及包括木箱包装熏蒸证明等在内的其他单证。
　　②“交货记录”联单：根据“集装箱工试”在上海的实验成果，在集装箱班轮运输中普遍采用“交货记录”联单以代替件杂货运输中使用的“提货单”。“交货记录”的性质实际上与“提货单”一样，仅仅是在其组成和流转过程方面有所不同。
　　“交货记录”标准格式一套共五联：到货通知书；提货单；费用帐单（蓝色）；费用帐单（红色）；交货记录。其流转程序为：第一，船舶代理人在收到进口货物单证资料后，通常会向收货人/代理人发出“到货通知单”；第二，收货人/代理人收到“到货通知书”后，凭海运正本提单（背书）向船舶代理人换取“提货单”及场站、港区的“费用帐单”联、“交货记录”联等四联。“提货单”经船代盖章方始有效；第三，收货人/代理人持“提货单”在海关规定的期限内备妥报关资料，向海关申报。海关验收后在“提货单”的规定栏目内盖放行章。收货/代理人还要办理其他有关手续的，亦应办妥手续，取得有关单位盖章放行；第四，收货人/代理人凭已盖章放行的“提货单”及“费用帐单”和“交货记录”联向场站或港区的营业所办理申请提货作业计划，港区或场站营业所核对船代“提货单”是否有效及有关放行章后，将“提货单”、“费用帐单”联留下，作放货、结算费用及收费依据。在第五联“交货记录”联上盖章，以示确认手续完备，受理作业申请，安排提货作业计划，并同意放货；第五，收货人/代理人凭港区或场站已盖章的“交货记录”联到港区仓库，或场站仓库、堆场提取货物，提货完毕后，提货人应在规定的栏目内签名，以示确认提取的货物无误。“交货记录”上所列货物数量全部提完后，场站或港区应收回“交货记录”联；第六，场站或港区凭收回的“交货记录”联核算有关费用。填制“费用帐单”一式二联，结算费用。将第三联（蓝色）“费用帐单”联留存场站、港区制单部门，第四联（红色）“费用帐单”联作向收货人收取费用的凭证；第七，港区或场站将第二联“提货单”联及第四联“费用帐单”联、第五联“交货记录”联留存归档备查。
　　③ 集装箱发放/设备交接单：集装箱进口货运过程中也需要使用“设备交接单”。
　　(4) 货代卸货地订舱业务 货运代理人从事的卸货地订舱（Home Booking）业务应该是进口货物运输工作的第一步，委托人需提供有关托运物品的一切细节,通常要求委托人在交货期一个月前填写《进口订舱联系单》，其份数根据具体情况而定。除卸货地订舱外，还可根据具体情况有类似的“卸货地租船”，因此，有人统称其为卸货地租船、订舱。本书将这部分内容在此一并予以介绍。由于订舱联系单是货运代理人安排运输的重要依据，所列项目必须完整、正确地填写。
　　① 订舱联系单中的内容及填写的注意问题有：联系单中“货名”一栏必须使用中、英文填写，化工物品如使用商业名称，还必须填写化学名称；“重量”（weight）栏要填写毛重（如有含水分的货，应注明“水量”），以便根据货物的重量准确安排。尺码要按外包装尺寸填写；“合同号”栏，外贸专业公司进口成交的合同有统一的规范编号；“包装”栏要列明货物包装形式和种类，以便准确计算所需舱容；“装卸港”要列明具体的港口名称，若在同一地区选择装港，必须规定由买方选择；“买卖条款”栏，要将交货的具体条件填写清楚，如FOB、FOBS、FOBST等。如果合同中对此有专门文字叙述，也必须详细填写在订舱联系单内，如有装货率，或滞速条款也要说明，以便接受委托后根据实际情况通知国外代理安排并划分费用；危险品订舱时，要注明危规号（IMDG　CODE等级及联合国危险品编号）和危险品性质（如有毒、易燃、易爆、放射性）；贵重物品要加注货价，以便选配适当船只，保证货物安全；对按货价区分运价等级的五金、钢材，要列明FOB单价以作为支付和审核运费的依据；对于超长、超重货物，为了便于积载和做好装卸船的准备工作，对每件长度超过９m，重量超过５t的，应在进口订舱联系单上注明；成套设备和机械设备重大件（包括裸装设备及大型箱装机器）凡毛重超过20t，长度超过12m，宽度超过3.4m，高度超过2.35m者均需在订舱联系单上逐件注明。各种车辆不论是否超长超宽均需注明长、宽、高以便计算积载费用；特殊货物如散油、冷藏货及鲜货、活货的订舱，应在进口订舱联系单上列明具体货运温度等要求。
　　② 订舱本身就是选择权的行使：货运代理人接到订舱单后就承担了安排运输的责任，首先根据货物的具体情况选择运输形式，一般而言，货量较小的货物，只能使用班轮，可以信赖船公司去照料，但是其运费必然较高；而货量较大的适宜使用程租船的形式。其次，选择承运人，作为货运代理人，应非常仔细地检查有关承运人的情况。归纳起来，主要有以下几个因素：第一，运输服务的定期性。若货物需要以固定的间隔时间运输出去，则选择班轮。第二，运输速度。当托运人为了满足某种货物在规定日期内运到的需求，会更加注重考虑运输速度问题。只要能满足其要求，不会考虑费用的高低。第三，运输费用。当运输的定期性和速度不是托运人考虑的主要因素时，运输费用就成为最重要的了。第四，运输的可靠性。在选择一家船公司之前，独立地考察一下它的实力和信誉，会减少海事欺诈。第五，经营状况和责任。即调查托运人所使用船舶的所有人或经营人的经营状况及所负担的责任。
　　③ 订舱是一种契约行为：例如租船时，一方报价，经双方运价及条件的商议，另一方表示接受，契约即告成立。班轮由托运人提出订舱，其订舱单经船公司或其代理人注上船名航次，退还托运人，契约也即告成立，船方有义务准时派船来受载，货方有义务准时把货送去装船。
　　④ 订舱的途径和方法：班轮运输的具体做法是制作“货单”（Cargolist）,其内容都来自“进口货物订舱联系单”，应按照装货港口或地区分别制作，并分寄各有关船公司，船公司据此配载，以后确认订妥的船只及装期或者联系解决存在的问题均以“货单”上该批货物的编号为依据进行直接联系。租船因为对象不是固定的，而是在谈判过程中逐步明确起来的，这一过程中洽谈的对象可能有很多，因此往往通过租船经纪人进行，他们每天提供租船市场情况，包括愿意出租船舶的情况和货方需求船舶情况，当认为某船舶合适时即可以此为对象进行洽谈，以后由该经纪人代签租约。有时不必等待正式租约寄到，即可根据船舶规范，租船的主要条款，如船舶的受载期、载重吨，，散/包容积装港，装卸率等进行安排。
　　⑤ 装船：订舱工作完成后，按照装期进行装船工作。实践中大多由发货人与船方进行货物的交接工作。然而，事实证明发货人不是可以无条件信赖的，因此，有必要委派监装代理人。监装代理人作为货主的代表，将依法维护货方的利益，如在程租船装运的情况下，其时间表和事实记录必须由监装代理人签字确认，以保证表格内所叙述的均系正确无误，以维护买方（租方）的正当权益。
　　作为称职的货运代理人还应该关心在运输途中的货物，对于程租船装运的货物，应要求船东按时报告船舶位置；对于班轮承运的货物如果需要转运的，应该关注其及时转船。总之做好订舱工作必须关注货物的运输过程，即使发生了意外事故，也可以及时得到解决，使委托人的利益得到更好的保护。