作为出口商，在签订好外销合同以后，就要根据合同规定，按时安排货物装运出口如何顺利通关，准备全套完整、详尽的报关单据是关键。
基本的报关单据包括正本商业发票（INVOICE）、正本装箱单（PACKING LIST）、副本合同（也可称作形式发票或售货确认书）、报关单、副本委托报关协议、正本核销单。根据海关对出口商品的监管条件，还须提供相应的证明，如商检证、出口许可证、熏蒸证等。此外，个别地区海关对采用信用证结汇的出口贸易，还要求提供信用证副本。对这些单据的缮制与审核，要从以下几方两加以注意：
一、单据的内容必须齐全。 商业发票中需要显示的项目有：发票号、合同号、日期、买方公司名称、起运港、目的港、唛头、品名、数量、单价、总价等内容，各个项目的内容必须相互符合，正本发票不允许有涂改痕迹，特别是数量、单价、总价，否责要加小签章证明。
装箱单中，除单价、总价不必显示外，其余各项与发票相同。另外，还有包装种类的件数、毛重、净重、尺码（即体积），同发票要求一样，正本单据不允许涂改。
其它副本单据，如合同，必需用电脑或打字机缮制，委托报关协议必须用海关规定的格式，可向代报关单位索龋
二、单据的审核。 各种单据的内容必须相互符合，做到单单相符，单证相符，否则通关会受到影响。如果单据未能正常按时寄到或正本单据出现问题，但急于通关，‘般情况下，先用传真件副本代替，由报关员“打保”报关，随后补上正本单据，不会影响货物的按时装运。
单据应尽早寄至代理报关单位，以便整理审核，最晚不迟于集港前两天寄到，若是拼箱货物，应不迟于集港前3天寄到报关单位，因为拼箱货物得报两次关。
三、填制报关单。 根据报关单的格式，填充必须由货主提供相应的内容，数据一定要准确，要与其它各单严格相符，否则很难更改，影响核销退税。特别要注意以下几点：
1.海关编号。出口单位必须在出口地海关注册备案并作过年审，否则不能通关，十位数的编码经备案或年审后，方可从海关电脑管理系统中调出允许报关。
2.成交方式。可按实际的成交方式填写，但各地海关对此项内容的要求有所不同，如天津海关，报关单在录入时必须显示FOB价，所以，从天津港出货时，应把换算出的FOB价在报关单上注明，或由代理单位，根据实际运费、保险费金额，核算标明。
3.件数。按海关的要求应填写实际最大包装的件数，例如某产品装20桶，为了加固，5桶打一个托盘，共4托，那么填写此栏目时应填4托。
4.商品编号。根据货物性质，相应归入其类别，一定要准确，与品名相符合。正确的规类可以查出其对应的监管条件，尽早安排各种检验、检疫，及有关证明的申请，货主不仅要清楚货物的品质、特性，还要熟悉其用途。有一则实例很能说明问题，某外贸公司业务员不了解货物用途，错将抗生素当作饲料添加剂，归入相应商品编码，等拿到报关单申请退税时，才发现归错类别，以至取得了较低退税率，与实际产品应得的退税差别很大，而恰恰商品编码这一项又属海关禁止更改报关单的几项范围之内，使工厂遭受巨大损失。
总之，无论是货主，还是代理，都要从报关单据的各个方面加以重视，以减少和避免通关过程中出现不必要的麻烦，加快通关速度，圆满完成装运任务。