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四、书信格式称谓差异
商务英语书信（Business or Commercial English Correspondence）是指交易时所使用的通信。在美国，常用Business writing，它包括书信、电报、电话、电传、报告书、明信片等。英语和美语在书信体例方面存在着一定的差异，比如信头和称呼、书信格式、遣词、结尾客套语等均有所不同。
一般来说，英国书信较为保守，许多英国人喜欢用老式书信体，用词较为正式刻板，而美国书信语言非常生气、有活力，格式也较为简便。因此当我们写信的对象是英国或其旧殖民地国家时，要使用标准式英语Queen's English；如果写信的对象是美国或美国势力范围的地区时，就要用美国英语。当然，英国式的语言文化近年来也有变化，但总体来说，两者间的差异是很明显的。商业英文书信，一般都要求用打字机或电脑整齐地打印，左边各行开头垂直的，称为垂直式或齐头式（Block style），美国常用这种格式；每段的第一个词缩进去，称为缩进式或锯齿式（indented style），英国常用此格式。垂直式的职务及签名都在左边的边栏界线，这种格式，在极度尊重工作效率的美国公司，已普遍采用。正式的商业英语书信要在称呼的上方写上收信公司名称和地址或收信人的名字全称、职务及地址，称为信内地址（Inside address）。信内地址的写法也有垂直式和缩进式之分，垂直式或称美国式将各行并列，缩进式或称英国式将各行依次退缩。
不过，近来英国商业书信的信内地址并未依次缩进，似乎与美国式相同。此外，在美国还流行一种普通收信人地址的写法，就是在书信的Inside Address中，把门牌号和街名都省略掉。在英文书信中要使用敬语，最普遍的敬语是Mr.， Mrs.和Miss（用于未婚女性）。英国人常在男性的姓名之后用Esq. （Esquire的缩写），不过在商业上也在慢慢地改用Mr. Mmes. （Madam的复数形式），用于二个女士以上。Messrs.（Mr.的复数形式）用于二个以上的男人，或用于二个以上的男人组成的公司或团体。在英国式英文信里，Mr.， Mrs.， Messrs，均不加缩写句点，相反地趋向于进步自由的美语反而加缩写句点如Mr.， Mrs.， Messrs.。在称呼方面，商业上最普遍的有Gentlemen（美国式）与Dear Sirs（英国式）二种，相当于我国的"敬启者"或"谨启者".如果信是写给某个公司单位的，不是写给某个具体人的，美语用Gentlemen（复数形式），英语用Dear Sirs.如果对方公司只一人时，必须使用Sir/Dear Sir.称呼后一般要使用标点符号，英国式采用逗号（comma），美国式用分号（colon）。书信结尾客套语（complimentary close）有多种，相当于我国书信 在结尾时使用的"敬礼"、"致敬"、"顺安"等句。最为典型的美国式写法是Sincerely和Best regards，典型的英国式表达有Yours sincerely（熟人或知道对方姓名），Best wishes， kind regards 和yours faithfully（不知姓名）。此外，英国式的客套语还有特别礼貌的格式，但除了特殊情况外，现在不再使用。
五、开头语与自我介绍
从中华人民共和国驻…大使馆商务参赞处获悉贵公司名称和地址，现借此机会与贵方通信，意在达成一些实际交易为开端，以建立业务关系。
1.Having had your name and address from the Commercial Counselor's office of the Embassy of the People's Republic of China in……， we now avail ourselves of this opportunity to write to you and see if we can establish business relations by a start of some Practical transactions.
从中国国际贸易促进会获悉，你们有意采购电器用具。
2. We have heard from China Council for the Promotion of International Trade that you are in the market for Electric Appliances.
驻贵地的中国领事向我们介绍，你公司是…生产…（商品）的大出口商。
3. Your name has been recommended to us by the Chinese Consul stationed in your city as large exporters of …… goods produced in ……
从…获悉你们行名及地址并了解你们是……有经验的进口商。现向你们开报…，盼能在贵地市场推销。
4. From ……， we have obtained your name and address and understand that you are experienced importers of …… We have pleasure in offering you …… of which we would appreciate your pushing the sale on your market.
从…获悉你公司专门经营…，现愿与你公司建立业务关系。
5. We learn from …… that your firm specializes in ……， and would like to establish business relationship with you.
承……的介绍，获悉你们是……有代表性的进口商之一。
6. Through the courtesy of…… we have learned that you are one of the representative importers of ……
据纽约司密斯公司所告，得悉你公司名称和地址，并得知你们…日本东京商会已把你行介绍给我们。
7. Your name and address has been given to us by Messrs. J. Smith & Co.， Inc.， in New York， who have informed us that your firm has been recommended to us by the Chamber of Commerce in Tokyo， Japan.
承贵地…银行通知，你们是…的主要进口商（出口商），并有意与中国进行这些方面的贸易。
9. The…… Bank in your city has been kind enough to inform us that you are one of the leading importers （exporters） of …… and are interested in trading with China in these lines ……
据了解，你们是中国…（商品）有潜力的买主，而该商品正属我们的业务经营范围。
10. We are given to understand that you are potential buyers of Chinese ……，which comes within the frame of our business activities.
通过贵国最近来访的贸易代表团，我们了解到你们是信誉良好的…进口商，现发信给你们，盼能不断地接到你们的定单。
11. Through your trade delegation that recently paid a visit to this country， we learned that you are well-established importers of …… and are writing to you in the hope of receiving your orders from time to time. 我们欣然寄发这封自荐信，希望是互利关系的前奏。
12. We are glad to send you this introductory letter， hoping that it will be the prelude to mutually beneficial relations between us.
我们有幸自荐，盼望能有机会与你们合作，扩展业务。
13. We have the Pleasure to introduce ourselves to you with the hope that we may have an opportunity of cooperating with you in your business extension.
我们冒昧通信，以期待与贵公司建立业务关系。
14. We take the liberty of writing to you with a view to building up business relations with your firm.
现向贵司自我介绍，我们是国营公司，专门经营轻工业品。