预算中要为不可预见费用的支出预留空间。如果冬季的天气特别寒冷，就会使供暖的强度加大、时间延长，而对燃料需求的增加
往往会导致燃料价格上涨，从而会进一步增加燃料费用支出的负担，从而使物业的燃料费预算超支。其他与季节相关的费用增长，如扫
雪费用增加，也会影响到物业的净经营收入。当这些额外费用支出与预算中预计的相关费用支出不相匹配时，物业管理企业就要对其
他预期有费用支出进行分析，看是否可以从其他预算费用中挪用一部分来支付与季节相关的额外费用支出的部分或全部，否则就要动用准备金。
为了编制年度运营预算，物业管理企业常常要对以前若干年的物业收支状况进行认真的分析，对于在来年可能要出现的情况（如由
于大规模装修改造，临时降低了入住率），要予以认真的考虑，并在预算中尽量体现这些可能的变化。年度运营预算除了令业主了解未
来一年中物业的收支估算外，也为物业管理企业提供了一个分析物业过去的经营表现和根据对来年的有关估计对个别的预算项目做出
适当调整的机会。通过分析预算中的每一个收支项目，物业管理企
业就可以对各项预计的收入和费用项目对物业表现影响的程度做出判断，找出主要影响因素，以便在日后的物业管理过程中实施有效
的控制。通过预算的编制，还可以在业主和物业管理企业之间就来年有关物业的收支安排达成公识，以避免双方在预算实施的过程中
产生矛盾。在预算中，如果收入和费用较上年度有较大的变化，就要做出合理的说明。当物业管理企业按月向业主提供运营报告时，在预算中就要按
月安排各项收支计划，这就涉及到如何将年度预算收支在各个月间合理分配的问题。在大多数情况下，如果某些费用支出在每个月之
间变化不大，则可以分成十二等份；有些季节性发生的费用，在月和月之间有较大的差异，所以，在编制预算的过程中，需要在业主
和物业管理企业之间就这些季节性费用的分配达成共识。年度运营预算是物业管理企业和业主的重要参考资料，然而实
际的经营收入和费用支出，可能会随着时间的进展与预算数据有很大的出入。为了弥补这些差异，物业管理企业有时不会随着时间的
进展准备季度预算，并从中反映出对原年度预算中某些初始估计的调整过程。季度预算一般比年度预算更为准确，因为预测的内容从
时间上讲是更近了，所以更容易把握。此外，季度预算大致是一个季节的时间长度，所以对季节性收支的估计就会更加准确。为了更
好地发挥预算在物业管理过程中的指导作用，物业管理企业有时还会进一步将预算分解为月预算，以便更加贴近实际、更具操作性。
㈡ 资本支出预算
物业大规模的维修或更新改造，实际上是业主向物业再次进行资本投入的过程。与此有关的支出，一般称为资本支出。很显然，
物业的大规模维修或更新改造的时间间隔比较长，但每次需投入的资金数量却很大，为了使物业的资本支出有一个稳定的来源，且不
对物业经营过程中的现金流产生过大的影响，就需要在日常的经营过程中逐渐积累这项资金。
建立准备金基金，是为物业资本支出准备资金的惯例作法。资本支出预算的目的，就是要对每月应向准备基金存入多少资金做出
科学合理的估计。从原则上来说；物业管理企业将未来大修或更新改造的所需的投资额（资本支出额）除以月份数，就可得到每月应向
准备金基金存入资金的数量。然而，基金通常是在数年的时间内逐渐积累起来的，因此，必须考虑通货膨胀对基金支付能力的影响。
如果所积累的准备金基金所赚取的利息收入不能抵消通货膨胀所带来的影响，则预计的准备金基金总量将不足以支付未来实际的大修
或更新改造过程中所需的投资。此外，材料价格的上涨幅度，可能还会高于通货膨胀率，所以每月向准备基金投放的资金数量应适当增加，以使该基金的余额与未来的实际需要额相匹配。
㈢ 长期预算
使用资本支出预算，常常需要物业管理企业和业主制定一个长期的预算，以说明未来5年甚至更长时间内（物业经济寿命年限内），
物业的经营收入与费用的关系。由于对未来若干年所进行的长期预测，很难像对一年后的短期预测那样准确，这种长期预算的详细与准确程度低于年度运营预算。
长期预算可以显示在业主持有物业的期间内，物业的现金流将会有哪些变化；它可以阐明业主整个物业投资计划中预计的财务收
益、市场策略和预计的可能市场变化。长期预算表明预计的经营收入、费用支出和准备金基金的来源。对于大型的长期投资项目，由
于财务安排的原因，业主往往在物业持有期的初始阶段对物业的净运营收入有特殊的要求。通常的情况是，物业持有期间的前若干年主要是收回投资，后面年份中所获得的收益才是业主的投资收益。
四、收益性物业财务收支报告
编制财务收支报告是物业管理企业的一项重要工作内容。除了在财务收支发生时计入分类账（分户账）或计算机文件外，物业管理
企业还要保留所有的收据、银行月结单和注销支票、购货订单复印件和物业管理企业就物业付款的收据存根。有关这些记录必须定期
向物业的业主报告，一般是每月一次。此外，可能还要向租户以清单的方式报告物业管理过程中支出的费用的情况、保证金储存利息收入明细、损失估计和其他与物业已出租空间相关的财务事项。物
业管理公司必须保留这些记录并就物业的整体或部分编制有关报告。当物业管理企业为一个业主管理多项物业时，可能还要向业主
提供有关这些物业的综合报告。对出租物业来说，最主要的收入记录是租金清单，也是物业管
理企业应定期向业主提供的一系列报告之一。该租金清单一般要记录租户名称、其所承租的单元或面积数量、租金标准和租期等，租
金清单上还要注明每个租户是否已支付了当月的租金。如果某些经营费用是按租金的一定比例代收的，拖欠或已经缴纳的数量也要在
租金清单上体现出来。如果与租金清单有关的信息是计算机化的信息，那么其基础信息的记录也可以采用不同的参数模式，以便能方便地编写向业主定期提供的"空置分析报告"、 "毁约或拖欠租金报告"和"租约期满报告"等。
物业管理企业对每一个物业出租单元都还有一个分类账，该分
类帐一般要记录租户名称或姓名、电话号码、出租单元的具体位置、租金标准、每月的最后收租期限、缴纳保证金数量、承租起始日期、
租期、经常（发生）收费、代收代缴费用和其他在租约条款中规定的费用。分类账的形式即可以采用行业通行的作法，也可以自行设计。
物业管理企业一般每月要给租户一个租金账单，在上面说明要缴纳的租金数量和按租金比例计算的代收代缴费用。但如果每个月
的租金不变，也可不给租户租金账单。收到租户的租金后，要给租户一个收款凭证。
在物业管理企业向业主提供的报告中，应首先有一个包括租金
清单、空置情况和拖欠或收租损失报告等内容的经营概况介绍，这
是物业在报告期有关经营收入和费用支出的概要性报告，重点说明
业主可获得的净经营收入。
还要向业主提交有关经营情况的分析报告，这是物业管理企业
和业主相互沟通的重要方式，对于物业管理企业和业主之间更好地
配合工作，尤其是在物业经营出现困难时双方能同舟共济很有帮助。
该报告主要用来解释实际收支与初期预算中有关数字的差异或变化
情况以及产生这些变化的原因，如果实际收入或支出较预算中有关
数字的变化较大，物业管理企业还要和业主一起开会，当面做出解
释。但如果变化很小，也可以不提供分析报告，但物业管理企业要
向业主就当前物业经营状况进行口头介绍，对物业经营的未来发展
进行简要分析。