電話対応
電話が鳴ったらすぐに出る
●ベルが鳴ったら２コール以内でとる。
●３コール以上鳴らしてしまったら、「お待たせいたしました」と一言詫びる。
●会社名を名乗る。
●「もしもし」はダメ。
自分「はい、○○でございます。」
相手「○○会社の○○と申しますが酒井さんお願いします。」
自分「はい、少々お待ちください。」
相手を確認する
●相手の社名と名前を復唱し、取引業者や得意先などには挨拶をする。
「いつもお世話になっております。」
●相手が名乗らない場合はこちらから確認をする。
「失礼ですが、お名前を伺ってよろしいでしょうか？」
●聞き取りにくい場合は聞き直す。
「恐れ入りますが、お電話が遠いようですので、もう一度お願い致します。」
要件はメモを取りながら聞く
●相手の会社名、名前を忘れないように書き取る。
●日本人に多い名字の場合は、所属（部？課）や肩書きなども書き留める。
●用件をメモする。
●相手の用件のポイントを押さえて復唱し、内容に間違いがないかを確認する。
「念のため復唱させていただきます。」
取り次ぎ（取り次ぎ相手が在席の場合）
●自分の上司に敬称？役職名はつけない。
社外の人の前で社内の人を指す場合、「○○社長」、「○○課長」、「○○さん」とは言わないのが常識.
相手「事業部の酒井さんはいらっしゃいますか？」
自分「事業部の酒井ですね、ただいま代わりますので少々お待ちください。」
● 取り次ぐ際は、必ず保留ボタンをおし、社内の雑談？雑音が相手に聞こえないようにする。
取り次ぎ（取り次ぎ相手が不在の場合）
●不在であることを詫びて、不在状況（外出？離席？来客中）を伝え、予定を知らせる。
例１「申し訳ございません。ただ今外出しております。17：00に帰社の予定ですがいかがいたしましょうか？」
例２「少々席を外しておりますが、すぐ戻りますのでこちらからご連絡をさせていただきます。」
例３「酒井はあいにく他の電話に出ておりますので、終わり次第、酒井の方からお電話するようにいたしましょうか？」
●社員の自宅の電話番号？携帯？住所は決して本人に無断で社外の人に教えない。
●相手の番号を聞き、こちらから連絡するようなかたちをとる。
「こちらからご連絡をさしあげるよう伝えます。」
「お電話番号を伺わせていただけますか？」