英：
● (Receptionist/Assistant))
► (Caller)
Guidelines for external calls to the company receptionist
● Use a positive salutation.
(example: Good morning,)
● Identify your company and yourself.
(example: ABC Incorporated, Marie speaking.)
● Give a standard offer of service.
(example: May I help you?)
► Wait for the caller to identify herself/himself and to state
her/his purpose.
(example: Hi, this is Sarah. I’d like to talk to Mr. Long)
● Give an appropriate response.
(example: Just a moment, please. I’ll transfer your call)
Guidelines for external calls to an administrative assistant
● Use a positive salutation.
(example: Good morning,)
● Identify your superior and yourself.
(example: Mr. Long’s office, Helen speaking.)
► Wait for the caller to identify herself/himself and to state
her/his purpose.
(example: Good morning, Helen. This is Sarah. Can I
speak to Mr. Long, he’s expecting my call?)
● Give an appropriate response.
(example: Just a moment, please, while I put you
through.)
Guidelines for internal calls to a departmental secretary/receptionist
● Use a positive salutation.
(example: Good morning,)
● Identify your department and yourself.
(example: Marketing Dept. This is Lucy.)
► Wait for the caller to identify herself/himself and to state
her/his purpose.
(example: Hi, Lucy. How are you doing? Is Jack around?)
● Give an appropriate response.
(example: Sorry, he just stepped out.)
► Possible return response.
(example: OK, I’ll call back later.)
中：
● (接待员/助手)
► (打电话者)
公司接待员接听外部电话的原则
● 用积极的问候语。
（例： 早上好）
● 表明公司和你的身份。
（例： ABC有限公司，我叫Marie。）
● 使用标准的服务客套话。
（例： May I help you?(我能为您做点什么？)
► 等侯对方说出其身份和来电话的目的。
（例： 早上好，Helen。我是sarah, 请Long先生接
听电话。）
● 给一个恰当的回答。
（例： 等一下，我把电话转过去。）
公司行政助理接听外部电话的原则
● 用积极的问候语。
（例： 早上好）
● 表明你的上级和你的身份。
（例： Long先生的办公室，我是Helen。）
● 等侯来电话者表明他的身份和目的。
（例： 早上好Helen,我是Sarah。我能和Long先
生说话吗？她在等我的电话。）
● 给一个恰当的回答。
（例： 稍等，我帮你接通。）
部门秘书或接待员接听内部电话的原则
● 用积极的问候语。
（例： 早上好）
● 表明你所在部门和你自己的身份。
（例： 销售部。 我是Lucy。）
► 等侯对方说出其身份和来电话的目的。
（例： 你好，Lucy。你怎么样？Jack在吗？）
● 给一个恰当的回答。
（例： 对不起，他刚出去。）
● 可能得到的回答。
（例： 好的，我过会儿再打来吧。）