在一些对时间性要求较高的政府采购项目（不包括采用单一来源方式实施的项目）中，实际响应的供应商数量往往达不到三家的最低法定要求，有的甚至只有一家供应商前来响应，采购人的迫切需要与政府采购法的原则规定出现了“冲突”。
一、数量不足三家，能否“变通”搞“会办”
为解决这一“冲突”，采购代理机构作为采购活动的组织者会应采购人工作上的迫切要求采取“变通”的办法，以“忽略”法律规定，试图以“会办”的方式逃避法律责任和分散违规操作可能带来的风险，保证采购活动的继续。其“变通”的做法大致是，让供应商退场，采购代理机构召集采购人代表、公证员、现场监督人员、评审专家等参与采购活动的有关各方人员，向众人说明采购活动如果继续将与政府采购法律法规相抵触，但事实上采购活动又不能停止，鉴于这一现状，为保证采购任务在规定时间内完成，需要大家形成“决议”，并在“决议书”上“会办”，除采购代理机构、采购人代表外，参与采购活动的其他有关人员一般不会“半顿”，认为采购的事本来与自己就无关痛痒，签个字未尝不可，何况大家都能签，我干嘛不能签，受这种从众心理的驱使，“变通”会很奏效。
“会办”现象好发于特殊设备的采购，采购代理机构为什么会在采购活动中出此“下策”，其主要原因有三点：
一是采购项目的时间性极强，采购活动必须保证一次成功，没有回头路可走，如110报警及医疗设备的采购，还有公务车辆定点保险项目的采购，若遇到类似情形断难“重新来过”，因时间问题引起的行政的、经济的、人身的事故责任谁都无法担待得起，因而采购代理机构宁愿违反程序操作也要将采购活动继续下去，实属无奈；
二是采购方式把握不准，错误地认为公开招标方式最好，邀请招标次之，竞争性谈判再次，询价采购更次，单一来源方式不能用，在采购项目实施前缺乏市场行情的调查研究，不分青红皂白地采用非单一来源方式，其中对公开招标方式更是钟爱有加，其实尽管公开招标是主要采购方式，但有些采购项目只能使用单一来源方式；
三是资格条件、服务条款“门槛”过高，付款方式过于苛刻，究竟原因或是通过“高门槛”来期望高质量、或是通过“高门槛”来限制供应商自由进入以保证某一特定供应商，如某地的110报警系统预算为20万元，但供应商的资格条件很高光注册资金就要求1000万元，还有售后服务有这样的条款“三年全免费服务，以后每逢重大节日由专人巡回检测”，付款方式为“首付30%，24个月后再付30%，余款在36个月后付清”，采购方式为竞争性谈判，只有3家供应商购买谈判文件，谈判活动开始前一天，有一供应商说，“售后服务要求太高无法响应，我们放弃”，另一供应商说，“付款方式我们不能接受，我们不参加”，这个项目还未开始应宣告“流产”。
二、“会办”管用吗？
“会办”实质上是采购代理机构将未来可能或必定出现的法律责任分散并转嫁给其他有关当事人，为违法违规操作寻求“藉口”，在政府采购活动中，经过集体讨论所决定的事项并不完全符合法律规定，“会办”的效用也并不能凌驾于法律之上，经“会办”所继续实施的采购项目并不能逃脱法律的约束；“会办”将误导正常的采购行为，采购人认为法律条款也可“通融”，将怀疑采购活动的公正性，采购代理机构如常用此“变通”之法而不进行反思，直接影响规范操作的良性发展，为违法违规操作开“方便之门”，使不良供应商和采购人有机可乘；”会办”从表面上看似乎能体现集体负责的精神，其实出了问题、遇到麻烦，结果“谁都不愿负责任”。
可见，供应商数量不足法定要求，“会办”根本无法弥补这一不足，更为重要的是”会办”并不能为违法违规操作披上“合法外衣”，只是包括采购代理机构在内的有关当事人的一厢情愿而已，通过”会办”而继续实施的采购项目不能改变违法违规操作的性质，有关当事人势必要被追究法律责任。
三、如何有效避免“不足三家”
一要依法选准采购方式。广大采购代理机构和采购人在采购活动开始前要充分地做好调查研究，根据采购项目的具体状况实事求是地科学地选用法定的采购方式，避免因采购方式不恰当而带来的一系列问题，公开招标应作为首选的采购方式，但并适用一切采购项目。
对特殊的项目应采取特殊的方式，以提高采购效率，保证采购质量，当然这个特殊的前提是置于法律的严格监督之下，如采用非公开招标方式则必须履行变更报批手续，另外还应大胆地使用单一来源采购方式，不能视单一来源为“洪水猛兽”，这也是法定的采购方式之一，只要符合条件就可使用，但要注意规范操作。
二要科学编制采购文件。对一般的采购项目不能人为地设定一些特殊条件以限制供应商参与采购活动，要维护政府采购法令的统一性和权威性，维护政府采购竞争秩序的公平性和公正性，防止别有用心的采购人和供应商进行串通，采购代理机构在编制采购文件时要仔细地审查采购文件中是否有一些特殊的且供应商通常不能响应的资格条件，采购人是否在售后服务、付款方式等方面设定一些不正常的特殊要求，使供应商无法响应等，如有必须坚决删去。
三要及时采取补救措施。在政府采购活动中必须时刻坚持以法为鉴，严格依法操作，当停则停，丝毫含糊不得，对搞了“会办”的违法违规操作项目必须及时补救整改，如采购人的时间要求相对宽松，整个采购工作应重新组织；如采购人的时间要求没有回旋余地，而又确实不能采用招标方式的应改用谈判、询价等方式，仍然难以实施的则应改为单一来源方式，采购方式的变更应事前履行报批手续，对只有两家供应商响应的采购项目，应在有效监督的前提下灵活地模拟竞争性谈判方式组织采购，既确保操作的规范性，又能圆满地完成采购任务。