投标文件是投标人的答卷，是评标委员会进行评审的主要依据，投标文件制作好坏是直接影响投标人能否中标的关键，希望投标人慎之又慎。我们认为，投标文件的好坏主要可从以下几方面进行判别：投标行为是否严肃、投标文件是否完整、投标方案是否先进、投标报价是否合理等。以下我们分别讨论之。
1投标行为严肃性
参与投标是一件严肃的事情，是体现投标人形象、能力、实力的良好机会，应引起重视和慎重对待。而我们在日常工作中却经常遇到粗制滥造、错误百出的投标文件，有些投标人来投标时经常连时间、地点、联系人都搞不清楚，还有投标人连投标文件都不装订。
在本项目的投标中问题虽没有这么严重，但问题却也不少。这里主要是说低级错误，即只要认真一点就可避免的问题（其它问题在下面讨论）。在本项目的 8个投标人中，就有2份投标文件让人难以置信：一个是在方案描述中张冠李戴，明明是投G医院弱电系统的标，他却将G医院写成P区医院（可以看出绝不是笔误，而是照抄了以前的方案，忘了将业主换名），让人哭笑不得，这样的投标人，你能放心？还有一份投标文件不到60页，开标时就觉得奇怪，原来投标文件中全然没有方案设计，更没有技术设计图纸，要知道这是一个集成系统，没有方案、图纸，怎么施工，就是报价再低，又有什么用？谁放心让你中标？方案好坏是水平问题，而有没有方案绝对是态度问题。所以我们一直要求投标人：对待投标一定要严肃、认真，如果时间紧、任务重，则宁可放弃也不能砸了自己的牌子，毁了公司的形象。
2投标文件完整性
投标文件的完整性又是投标的一个重要方面，虽不足以说明投标人的水平和能力，却能体现公司的投标经验和管理水平。要使投标文件比较完整、规范，首先要仔细阅读招标文件，弄清要求投标人提供哪些资料和证明文件，投标要求有哪些，报价有什么要求和格式等。虽说招标要求（指商务部分）都大同小异，但每个招标项目均有一些针对其本项目特点的特殊性要求，投标人一定要认真阅读并加以理解。如有不明白的地方，一定要按招标文件要求向招标人提出澄清要求（本救济制度专为保护投标人权利而设，可充分利用），避免自以为是造成不必要的损失。
在本项目的 8个投标人中，就有4个单位的投标文件不够完整，有的缺少主要投标产品的原生产厂商授权书，有的缺少产品的详细配置（如只说某品牌的交换机，而不说明其配了几个模块、是什么模块等细节），有的投标文件连最起码的营业执照、税务登记证等公司基本情况的资料都不提供，还有方案中不提供系统结构拓扑图，让人很难了解其设计思路和合理性。虽然不能说投标文件不完整一定不能中标（视重要性和严重性而定），但肯定是对评标结果有影响的，只是程度不同，尤其是在两个投标人旗鼓相当、各种条件都相仿的情况下，评标人肯定会选择投标文件完整、做得比较认真的投标人。
3投标方案先进性
在系统集成项目中，投标文件的重中之重是技术方案。虽然递交投标文件的 8个投标人中，3个具有壹级资质、5个具有贰级资质，应该说都是IT行业的较强单位，可还是有4份（占50%）投标文件的方案存在问题，或描述不清，或存在较多缺漏，或毫无特点。由此可见在一些资质较低的单位中问题更多、更大，希望引起各投标人注意。
我们认为要设计出一个好的、先进的、合乎要求的方案，至少应做好两方面的工作：一是要充分阅读、理解招标文件，并在现场踏勘和澄清、答疑时，彻底领会用户需求、要达到的目标及项目特点、特色；二要了解本行业的技术现状（ IT行业有其特殊性即发展特别快）、发展趋势、技术成熟度。在保持方案先进性的同时，要考虑价格合理性、技术成熟度以及用户承受能力等因素。
4投标报价合理性
在政府采购项目中，一般并不是最低价中标。最低价中标法一般不适用弱电系统项目，因为在弱电系统项目中，方案的先进性、所选购产品的品牌、档次等差距是很大的。所以在此我们强调报价的合理性（绝不一味追求低价），更确切地说应是性能价格比好的系统。
在本项目的 8份投标价中，最低报价789万，最高报价1947万，最后中标单位的报价是790万元，该单位之所以中标，绝不仅仅是价格（接近最低价）在起作用。在集成项目中仅看一个总价是不说明问题的，如在本项目中共有十几个子系统，虽然总价相近，但各子系统的报价相差悬殊，总价相近只能说是一种巧合，关键还是性能价格比在起作用。
5投标文件时效性
投标文件时效性在此主要是指投标截止时间。笔者从事政府采购工作几年来，经手的招标项目数百个，约有 50%的招标活动是有人迟到的。原因多种多样，如道路拥挤、记错时间；投标人不自带投标文件而请他人代送，结果送投标文件的人迟到；还有投标人忘带投标保证金而往返的，等等。原因虽多，但几乎都与重视不够有关。我们经常提醒各投标人，要注意投标截止时间，不要因迟到而使大量劳动白费，因为做一份集成系统的标书不是一件很轻松、简单的事。