笔者近年来一直从事弱电系统集成项目的招标工作，经常发现很多预算单位不知如何提出详细可行的技术需求，更有大量投标人的投标文件毫无章法可言。本文以 "某医院弱电系统集成项目"为例，就招标、投标、评标过程中应注意的一些问题及关键所在，与从事政府采购及参与政府采购招投标活动的相关人员进行探讨。
1 概述
招标投标是一对相对存在的概念，是在国际经济贸易中普遍采用的具有一定规范性、法制约束力的有组织的成熟的市场交易行为，也是在市场经济条件允许下，对有形商品（货物、工程等）和无形商品（服务、劳动力等）的公开买卖方式。
招标通常是由招标人对将实施的项目在规定的公布渠道昭示招标公告，明确招标条件，公开或书面邀请承包商或供应商响应招标的一种交易行为。投标是与招标相对应的交易行为。是指承包商或供应商作为卖方，根据招标方的招标条件，以书面的形式参与投标，提出报价的交易行为。
政府采购，是指各级国家机关、事业单位和团体组织，使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。
本弱电系统是一个政府采购项目，是某医院智能化新大楼的核心和基础，新建大楼结构为地下二层，地上十六层，建筑面积 3万平方米。弱电系统分成三个组成部分：（1）机电设备管理网；（2）医院内部局域网，包括医院信息系统、医用音像系统、办公自动化系统、一卡通系统、综合安保系统等；（3）医院对外广域网，包括医院网站、INTENET、远程会诊、远程会议等。要求三网在物理上完全隔离，并全面考虑电气安全、防雷措施以及系统冗余技术，保证系统的扩充能力。整个系统建成后应能保持先进性5~10年。
2 招标前项目分析
2003年6月我们收到该医院关于"医院弱电系统"采购需求后，即同该单位项目采购联系人取得联系，并要求安排有关技术、财务人员一起讨论如何操作、在招标前各自要完成哪些工作，如何配合、协调。
本项目是一个弱电系统综合项目，财政预算为 800万，项目规模不算大，但内容包罗万象，包含了弱电系统的所有内容，有综合布线系统、设备管理系统、广播电视系统、医用音像系统、综合安保系统、多媒体会议系统、一卡通系统、系统软件和应用软件等等。
我们认为，对政府采购项目来说，因为招标文件的商务条款基本是固定的，关键是预算单位的技术需求。根据我们的采购经验，并考虑预算单位技术、管理人员对本项目的熟悉程度，我们建议本项目招一个总包集成商，不进行分成几个子系统招标，有利于今后的维护和管理。在预算单位完成技术需求后，我们邀请政府采购咨询专家对需求书进行论证，根据专家意见，预算单位再进行修改完善。按照修改后内容，我们再行制作招标文件。另外，为了顺利完成有关招投标工作，我们在招标文件发出 10天后，安排了现场踏勘和招标文件的澄清、答疑。
3 制作招标文件
招标文件至少应包含以下内容：投标人的最低资格要求（入门条件）、商务条款（包括合同格式、报价格式等）、技术要求 (包括项目完成后应达到的目标及有关技术指标)三大部分。
3.1投标人的最低资格要求（入门条件）
根据项目性质、规模及国家对本行业的有关规定，我们对准备参加本项目投标的投标人规定以下几个条件即投标人的最低资格要求：（ 1）有工商行政管理部门核发的《企业法人营业执照》，且注册资金不少于壹仟万元人民币；（2）在本市有固定的经营、维护人员（公司注册地不限），且能提供良好的技术支持；（3）应具有完成3个以上（含3个）类似项目的经验；（4）应具有信息产业部核发的贰级以上（含贰级）《计算机信息系统集成资质》（总包单位必备）。
为什么仅对总包单位提出 "集成资质"要求呢？因为本项目是一个"医院弱电系统"，具有较强专业能力及综合管理的要求，如医院信息系统、医用音像系统等。我们了解到一般的IT行业集成商对此并不熟悉，为使竞争更充分，又要保证总集成商的经验、能力和信誉，最终保质保量完成本项目，故我们提出了如此规定。根据结果来看，我们当初的要求是合理和正确的。
3.2 商务条款（包括合同格式、报价格式等）
招标文件的商务条款是对投标人进行评价的主要依据，主要包括合格投标人的定义、投标文件的编制要求和格式、投标文件的递交要求、评标方法和原则、合同授予标准、证明投标人能力、经验、资质等相关证明文件的格式、报价要求和格式以及合同范本等。
由于政府采购中心有招标文件商务条款的标准文本，我们仅需针对项目特点作适当修改和调整即可。在本项目中，我们对报价部分作了一些特别规定，除了要求投标人按常规（品名、型号、规格、数量、价格等）进行报价外，还要求投标人提供更为详细的原生产厂商的公开报价（ List Price）和折扣（Discount）。因为在IT行业，许多设备均为进口或国外品牌，而这些产品（包括所有部件及零配件）均有统一的公开报价，对这些设备我们只需看配置就可判别是否满足要求及其性能指标，根据折扣就能判别该设备报价是否优惠。提出这些报价要求为将来评标作准备，可提高评标准确性和评标效率。
3.3技术要求(包括项目完成后应达到的目标及有关技术指标)
技术要求提得是否正确和合理，是投标人能否正确领会招标意图和项目目标的关键，是招标成功的关键，也是项目能否按计划正常实施和达到项目预期目标的关键。技术要求主要包括项目总体规划、实现目标、现有环境以及与原系统、原设备的接口关系等。
在本项目中，我们除了与预算单位进行反复沟通、充分讨论外，还邀请政府采购咨询专家进行把关，既充分考虑预算单位特点和项目特点，尽可能详细、明白，又要符合《政府采购法》的有关要求，不能有排他性和歧视性指标、条款出现。考虑到项目规模大、内容多、专业强的特点，我们在发标后，组织了潜在投标人进行现场踏勘和招标文件的澄清、答疑会。