位于上海外滩的海关大楼是上海的地标性建筑。解放前，这栋大楼叫江海关大楼，如今则是上海海关的办公场所。在上海众多老建筑中，这座大楼与世博联系最多、联系最早。
上海海关档案室完整保存着36卷晚清时期的海关署总税务司通令，其中包括从1867年至1905年先后由江海关印书房、海关总税务司署造册处(驻上海)印刷并对外公开发行的全部外文版历届国际博览会中国各口岸征集展品目录册、海关总税务司署制定的出国参展章程以及外国举办世博会的法律、法规和章程等珍贵资料。从2003年开始，上海海关组织专人收集、整理、翻译、研究这些史料，逐步理清了晚清时期海关统管参展世博会始末。
海关统管出国参展世博会
1851年在英国伦敦举办的博览会是世界现代大型博览会的起源。上海商人徐荣村曾以自己的“荣记湖丝”参展，博览会众评委一致“推君丝为会中第一，中外人无异词”，“荣记湖丝”一举夺得金、银大奖，英国维多利亚女王亲自颁发奖牌和奖状。
1866年清政府接到法国政府巴黎博览会邀请书后，总理衙门札文通知总税务司署：法国政府应其驻北京使馆请求已委派Baron De Meritens(巴·德·美理登)来华协助中国参加次年举办的巴黎博览会，并正式授权海关总税务司署统管参展世博会工作。由此，掀开了近代中国海关统管出国参加世博会事务的帷幕。
陈诗启著《中国近代海关史(晚清部分)》人民出版社出版1993年第1版第163页记载：从19世纪60年代开始，由于中外往来日趋密切，清政府不断获得各国参加各种国际博览会的邀请。博览会当时译为赛会、奇会、炫奇院、炫奇公会。总理衙门当时对于外国博览会情况，无所了解，对于全国商情也了解不多。海关有验货一职的官员，对各种商品情况，甚为熟悉，对展品的征集，易于进行。海关总税务司一般根据国际博览会举办国，选用正在休假而且相同国籍的税务司参于筹备工作，语言方便，情况熟悉，协调有利。
自清同治六年(1867年)巴黎世博会起，迄至光绪三十一年(1905年)列日世博会的38年期间，海关共统管筹备出国参展世博会29次。其中成立专职机构并最后组建中国政府代表团参展世博会的共9次，它们是：维也纳世博会、费城世博会、巴黎世博会(2次)、伦敦保健品世博会、新奥尔良世博会、河内世博会、圣路易斯世博会、列日世博会。其他20次世博会中国政府未派代表团，海关不予组织机构，总理衙门每次授权海关总税务司通知各口岸，如有商人自愿，可以个人身份参展，海关为其办理各种手续，展品出口免除关税。
海关筹备参展世博会所承担职责
清政府接到外国政府举办国际博览会正式邀请后，令海关总税务司统管筹办参展事务，包括组建中国政府正式代表团、征集展品、展品发运和包装、国外展馆建造、装潢和布展，协调和接待等。海关总税务司署接到总理衙门授权后，迅速建立一个筹办世博会的专职机构和组建政府参展团，监督和推动各项筹备参展工作。但有些博览会，总理衙门批示，仅以个人身份自愿参展，无需建立专职机构和政府代表团。一切筹办参展工作人事安排后，随即下达总税务司署通令，海关总税务司全面行使统管参展工作的指挥权。介绍国外举办世博会宗旨、参展范围、各国世博会章程等;通令内容还有各口岸海关征集展品办法;包装标志、分类编号规定;展品出境和复运进境免除关税措施等。海关统管参展世博会38年内签发45份海关总税务司署通令。各地海关税务司接到海关总税务司署通令后，首先张贴公告，在社会上广泛征集展品，按照规定要求，指定专人调查研究，本口岸有哪些特色展品进行复核和查验，复核目的是否符合出国展品要求，展品所有人是否将品名、规格、产地填写清楚、准确;查验目的是履行海关职责，申报和实物是否相符，要进行估价的审核，判断是否展品，以防止贸易货物出口而逃避出口关税的行为。然后进行编号登记，用规定尺寸进行外包装，粘贴标志等，并将完全包装好的展品运往中心区海关(当时为了使出口展品逐步分层次集中，海关总税务司指定北方区中心海关为津海关，南方区中心海关为粤海关，华东、华中地区中心海关为江海关。)最后，3个中心海关集中展品发往一个汇总海关，再由参展代表团成员总复核，从该港口租船启运航行至举办国港口。由于晚清时期上海航运条件较优越，多数情况下，各地展品集中到上海港，从上海港启运航行至举办国港口。
世博会举办皆建立评委会，每当博览会闭幕数月后，颁布各国参展团获奖名单，包括大奖、金奖、银奖及荣誉奖等。海关总税务司署也发布通令将中国展品获奖情况通告国内。
中国海关以通商口岸为征集展品的基础，各口岸收集的样品、样本分别集中到南区、中区、北区。展品以博览会举办国制定的总章程进行分类、编号。每次博览会展品分类和品种不尽相同。由海关统管参展的世博会，每次都编有《XXX国际博览会中国海关各口岸征集展品目录册》，奉总税务司命令出版，先后由江海关印书房和总税务司署造册处印刷并对外公开发行。上海海关档案室收藏的目录册有全部外文版(英、法、德文)：(1)《1873年维也纳国际博览会中国海关各口岸征集展品目录册》;(2)《1876年费域国际博览会中国海关各口岸征集展品目录册》(徐家汇藏书楼复制光盘);(3)《1878年巴黎国际博览会中国海关各口岸征集展品目录册》;(4)《1880年柏林渔业国际博览会中国海关各口岸征集展品目录册》;(5)《1883年伦敦渔业国际博览会中国海关各口岸征集展品目录册》;(6)《1884年伦敦保健品国际博览会》(伦敦出版);(7)《1884年伦敦国际博览会中国海关各口岸征集展品目录册》;(8)《1884—1885年新奥尔良国际博览会中国海关各口岸征集展品目录册》;(9)《1900年巴黎世界博览会中国海关各口岸征集展品目录册》;(10)《1902年河内世博会中国海关各口岸征集展品目录册》;(11)《1904年圣路易斯世博会中国海关各口岸征集展品目录册》;(12)《1905年列日世博会中国海关各口岸征集展品目录册》。
各口岸展品目录册对各自征集的展品样品列明以下内容：物品的英文名称;物品的中文当地名称;物品的产地、属性或其制作方法;物品销售消费地方名称;物品的用途;物品的价格，按关平银两或美元计算等。例如：《1905年比利时列日世博会大清国海关各口岸征集展品目录册》。提供展品的通商口岸城市有：云南的思茅、蒙自，广西的龙州、梧州，广东的广州、江门、三水、北海、琼州、汕头，福建的厦门、福州，浙江的温州、杭州和宁波，江苏的上海、吴淞和苏州，长江沿岸的镇江、南京、芜湖、九江、汉口、沙市、宜昌和重庆，山东的烟台，北直隶的天津、大沽和秦皇岛、盛京(今辽宁)的牛庄(营口)以及首都北京。同时各省总督也自发地提供珍贵的艺术品与收藏品参展。如果按数学统计，此次博览会中国送去展品合计5341件。世博会组委会将所有各国参展品分为20个大类128个分类。
从大类来看，中国展品较多地集中在艺术作品，文学、科学、艺术的工具与工艺，土木工程与交通运输方法，农业方面包括林木、狩猎业、渔业、采摘业、食品业、矿业与冶金业，住宅装饰与家具业，棉纱、丝织与服装业，化学工业，小手工业等11个大类，而展品较少或没有展品的大类有教育类、机械设备与工艺、电类、园艺、社会经济类、妇女职业教育与劳动、商业与殖民、陆军与海军、体育等9大类，这些行业和内容在当时的中国或者尚处于起步阶段或者还属于空白。从小分类来看，中国展品比较丰富的品种有绘画、雕刻、风景照片、地图、货币与度量衡、大车制造业、商船、农具、食用与非食用农产品、昆虫制品、渔具与渔产品、糖与制糖业、饮料、矿产开采、小型冶金业、公共建筑与住所装饰、家具、地毯业、制陶业、照明设备与工艺(非电能)。纺织设备与工艺、棉织品、亚麻织品、纺织品、花边与刺绣业、服装业、制药业、造纸业、烟草业、刀剪业、金银制品业、珠宝首饰业、青铜艺术品与铁饰品、毛刷业、皮件业、手工艺术业等。选送展品门类较全的城市主要是广州、重庆、汉口、上海和天津。
从现存总税务司署通令看，经清政府授权海关统管出国参展博览会的38年期间，中国展品获奖情况，据不完全统计，举例说明如下：
1878年巴黎国际博览会中国展团共获奖103项，包括金奖6个、银奖29个、铜奖29个、鼓励奖39个。三分之二的获奖展品是由海关选送的。1900年巴黎世博会中国展团共获奖36项，包括金奖8个、银奖7个、铜奖13个、鼓励奖8个。1902年河内世博会中国展团共获奖50项，包括大奖11个、金奖18个、银奖13个、铜奖5个、荣誉状3个。1904年圣路易斯国际博览会中国展团共获奖191项，包括大奖36个、金奖66个、银奖57个、铜奖32个。1905年列日国际博览会中国展团共获奖100项，包括大奖、金奖、银奖、铜奖，得奖数量与英、美、奥、意等国不分上下。
意义和启发
沟通中国与世界。通过参展世博会，一方面中国人得以走出国门，了解和学习西方发达的科学技术和管理制度，另一方面则能让世界其他国家了解中国。这些展品代表了中国的工艺水平、产品类别、工业门类和贸易情况，对帮助世界更好地了解中国人民的生活和中国文化起了很大的作用。1876年12月26日第12号通令第5点：“一些总理衙门大臣和中国官员已知道我们对维也纳和费城世博会所做的努力使得赴会展品受好评，他们对参展结果表示满意。我相信这次我们也会尽力使本次巴黎世博会上的中国展品吸引众人。各类博览会一个紧接一个的召开，起到了很好的作用，引起了中国对其它国家现状的好奇。由于中国赴会展品很受青睐，中国人不愿参加世博会的观念逐步改变了。每一次参加世博会都会使中国和世界上其他国家之间的关系变得更紧密、更友好、更有益”。1897年2月4日，海关总税务司署通令第763号：“法国政府已邀请中国参与协作1900年的巴黎世博会，总理衙门建议由我全权处理此事。此赛会将是一届令人瞩目、辞旧迎新的赛会。同时，法国希望中国参加的愿望合乎各方面的利益——这将给中国带来荣誉，同时也是主办者与所有受邀参展者的荣幸和此届赛会价值的肯定”。
事先对参展商品进行调查研究。1897年2月4日，海关总税务司署通令各关税务司，着手拟写调查研究报告：(1)商品组成;(2)官方参展品需要哪些资金?(3)参展后销往国外的哪些商品?(4)私人展览商品需返运或归还别国的?每次接到总理衙门授权后，海关总税务司即布置各关税务司，张贴公告于海关大门口，告知社会各界，欢迎自愿参展博览会，广泛征集展品及有关注意事项。接着海关总税务司还要组建中国政府参展团人员名单，还须建立一个专职筹备参展博览会的机构，把全国分成三个区域集中收集展品，分北区、中区、南区，一般北区以津海关、中区以江海关、南区以粤海关为集中地点。每次博览会成立专门委员会处理此事，专门委员会分成两组：A组——在中国做准备工作和负责包装、运送展览品;B组——在国外办展地城市负责接待、布置展品，并将在那儿采取其他行动，代表中国和博览会保持联系。
展品按展览会章程标题编号分类。中国参展维也纳国际博览会，最初设想按照大清国海关税则号列编号，1872年9月5日粤海关税务司呈报建议书：“关于展品分类和排列，本人意见不宜遵循税则号列，因为它的分类没有明显的原则，对欧洲人看来许多不协调和荒谬之处，如按中国税则分类，明矾将归类于油类，茶叶归类于茴芹种子和麝香;烟草归类于食糖和加工食品;窗玻璃归类于宝石等等，诸如此类。”因此建议：“搁置原先分类办法而采用博览会章程的制度，该制度从科学方法结合分类明确，查找方便。如照此实行，则展品将按26个大类划分，采用博览会章程的统一标题而对展品性质的小标题则作若干改动或省略。兹随文附呈按此原则分类的概略表中国展品按此分类特与别国一致而丝毫不损其特色。”
科技创新是博览会的灵魂，鼓励个人署名展品。19世纪70年代起，欧美各国频繁举办国际博览会，同时也是西方国家工业科技创新的竞赛和亮相。通过博览会上的交流，中国商人不仅学到了外国的先进理念，也了解了自身的落后与不足。博览会上所展示的各个国家的新技术、新产品，如保险柜、手表、马车、枪炮等，在让中国代表大开眼界的同时，也使他们意识到参与世博会展览比赛的“皆为有用之品，可以增识见、得实益，非若玩好仅图悦目者也”。